藝術(shù)院校藝術(shù)檔案管理探析

摘 要：藝術(shù)類高等學(xué)校的檔案管理工作既要遵循普通檔案管理的規(guī)律和工作要求，又要兼顧藝術(shù)檔案的特點(diǎn)。本文從藝術(shù)檔案產(chǎn)生存在的特點(diǎn)、管理的問題以及解決的思路三方面對藝術(shù)類高校藝術(shù)檔案管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：高校；藝術(shù)檔案；管理

2002年頒布的《藝術(shù)檔案管理辦法》，將藝術(shù)檔案定義為在藝術(shù)創(chuàng)作和演出、藝術(shù)教育和研究、文化交流以及社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。[1]藝術(shù)類高等學(xué)校是藝術(shù)檔案產(chǎn)生與保管的重要機(jī)構(gòu)。

1 藝術(shù)檔案管理的特點(diǎn)

區(qū)別于普通高校，藝術(shù)類高校檔案管理工作不同于普通檔案管理，有藝術(shù)檔案的獨(dú)特性，主要體現(xiàn)在以下方面：

（1）藝術(shù)檔案產(chǎn)生的實(shí)時(shí)性。藝術(shù)檔案的產(chǎn)生具有特定的時(shí)間及地點(diǎn)，一旦錯(cuò)過，很難補(bǔ)救。不同于紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生即存在，不必在產(chǎn)生之時(shí)實(shí)時(shí)歸檔，可以按學(xué)校檔案館（室）的要求，設(shè)定統(tǒng)一的歸檔時(shí)間。而藝術(shù)檔案如果在發(fā)生之時(shí)沒有記錄留存，如一場音樂會(huì)沒有實(shí)時(shí)記錄現(xiàn)場影音資料，事后是無法補(bǔ)救的。

（2）藝術(shù)檔案的表現(xiàn)形式具有多樣性?！陡叩冉逃龣n案管理辦法》中對高校檔案的概念進(jìn)行了界定，指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[2]相對于普通檔案，藝術(shù)檔案更加注重藝術(shù)的特性，偏重于藝術(shù)載體的表現(xiàn)形式，更多地體現(xiàn)為圖片檔案，如攝影作品；聲像檔案，如一場音樂會(huì)；實(shí)物檔案，如一副美術(shù)繪畫作品等。

（3）藝術(shù)檔案的歸檔范圍多元化?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》將高校檔案的歸檔范圍分為黨群、行政等十一大類。而《藝術(shù)檔案管理辦法》將藝術(shù)檔案的歸檔范圍概況為文學(xué)創(chuàng)作、藝術(shù)表演、美術(shù)、攝影、社會(huì)文化、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育、文化交流、個(gè)人藝術(shù)九大類。對于藝術(shù)類高校來說，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的分類方法雖然同樣適用于藝術(shù)檔案，但卻不能全面兼顧到所有種類藝術(shù)檔案的收集。藝術(shù)表現(xiàn)形式、表現(xiàn)載體的多樣性以及藝術(shù)教學(xué)與藝術(shù)科研的獨(dú)特性，決定了藝術(shù)類高校必須增加聲像類、實(shí)物類、人物類等檔案類別。

（4）藝術(shù)檔案的保管方式相對復(fù)雜。不同于紙質(zhì)檔案，可以按“件”或者按“卷”保存，藝術(shù)檔案沒有統(tǒng)一的保管方式與保管規(guī)格，如繪畫類、雕塑類、藝術(shù)設(shè)計(jì)類檔案可能要以實(shí)物檔案的方式保管；音樂類、戲劇類檔案可能要以聲像檔案的方式保存，需要通過光盤等介質(zhì)存放在防磁空間中。對藝術(shù)檔案的保管方式必須量身定做。

2 藝術(shù)檔案的管理問題分析

對于當(dāng)前大多數(shù)藝術(shù)類高校來說，藝術(shù)檔案管理工作普遍存在以下問題：

（1）學(xué)校檔案管理部門人員的藝術(shù)專業(yè)素質(zhì)有待提升。學(xué)校檔案館（室）工作人員大多以檔案或其他專業(yè)人員為主，對檔案人員的培訓(xùn)也主要針對檔案理論、檔案專業(yè)技能以及學(xué)校宏觀檔案管理方面，幾乎很少有藝術(shù)類高校會(huì)注重加強(qiáng)對檔案人員進(jìn)行藝術(shù)專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和提升。學(xué)校各單位大多配置的是兼職檔案管理人員，很可能同時(shí)兼顧辦公室、教學(xué)秘書等多重工作職責(zé)。因此，對檔案專業(yè)乃至藝術(shù)檔案的了解更加匱乏。雖然對于學(xué)校檔案館（室）來說，主要還是履行檔案的接收與保管職能，但缺乏基本的藝術(shù)素質(zhì)修養(yǎng)，就不能對各單位的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而成為門外漢。

（2）藝術(shù)檔案收集與利用率低。對于學(xué)校職能部門在工作中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，由于兼職檔案管理人員檔案專業(yè)水平高低不一，導(dǎo)致很多檔案不能完整地保存下來；另一方面，個(gè)人創(chuàng)作的藝術(shù)檔案，在多數(shù)人意識(shí)中認(rèn)為屬于個(gè)人，不應(yīng)該也沒有必要在學(xué)校檔案館（室）保管。收集率低自然會(huì)導(dǎo)致利用率低，沒有為他人提供利用與服務(wù)，反過來又影響檔案的收集率，形成惡性循環(huán)。

（3）藝術(shù)檔案保管方式混亂。一方面是由于藝術(shù)檔案表現(xiàn)形式和載體多樣化，在保管時(shí)需要區(qū)分不同的存放介質(zhì)，進(jìn)行分類保管。要購置適用于存放藝術(shù)檔案的檔案設(shè)備。例如，防磁柜、實(shí)物廚。但對于尺寸規(guī)格無法統(tǒng)一的藝術(shù)檔案來說，實(shí)物廚也并非能夠容納各種尺寸的檔案，如有些大尺寸的美術(shù)作品檔案只能堆放在庫房的角落里，完全無法達(dá)到檔案保管的要求；另一方面，由于目前藝術(shù)類高校對于藝術(shù)檔案的管理缺乏有效的體制與模式，使得館（室）存檔案數(shù)量相對較少，檔案工作人員對藝術(shù)檔案收集、保管也缺乏足夠的重視，導(dǎo)致了其保管方式也相對滯后。

3 藝術(shù)檔案管理思路探討

對于藝術(shù)類高校來說，檔案管理工作在遵循普通高校檔案管理體制的基礎(chǔ)上，如何兼顧藝術(shù)檔案的管理是亟待解決的突出問題。本文從其收集與保管兩方面提出幾點(diǎn)解決思路：

首先，要理順?biāo)囆g(shù)檔案收集的線索。由于藝術(shù)檔案產(chǎn)生的實(shí)時(shí)性，區(qū)別于普通檔案，在收集藝術(shù)檔案時(shí)，不能“等、靠、要”，不能集中收集，而應(yīng)建立一套完整的收集立檔體系。對于藝術(shù)類高校來說，藝術(shù)教學(xué)與實(shí)踐活動(dòng)、美術(shù)繪畫作品、藝術(shù)設(shè)計(jì)作品、戲劇表演、音樂作品等藝術(shù)檔案的產(chǎn)生非常復(fù)雜多樣。因此，必須理順檔案產(chǎn)生的線索，才會(huì)事半功倍。線索一，根據(jù)學(xué)校要聞和重大事件，整理其中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；線索二，根據(jù)校內(nèi)藝術(shù)實(shí)踐周歷，全面掌握教學(xué)實(shí)踐中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；線索三，根據(jù)重點(diǎn)人物的教學(xué)、實(shí)踐活動(dòng)安排，掌握期間產(chǎn)生的藝術(shù)檔案。通過多條線索全面了解學(xué)校各層面藝術(shù)檔案可能產(chǎn)生的事件，奠定了檔案收集的基礎(chǔ)。

其次，檔案管理人員要進(jìn)行實(shí)時(shí)收檔。通常情況下，學(xué)校的檔案管理人員習(xí)慣于按照普通檔案的收集思路，定點(diǎn)定時(shí)的收集檔案，特別是在當(dāng)前大多數(shù)高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了部門預(yù)立卷的情況下，檔案館（室）人員收集檔案的能動(dòng)性與參與性大大降低。對于實(shí)時(shí)產(chǎn)生的藝術(shù)檔案來說，等到年終統(tǒng)一收集，勢必會(huì)降低檔案的收集率，造成檔案的流失。另一方面，只是從宏觀、總體上把握檔案的產(chǎn)生事件，也不能夠深入了解檔案產(chǎn)生的數(shù)量、類型、存儲(chǔ)方式等，這就要求學(xué)校檔案人員主動(dòng)參與到檔案產(chǎn)生的環(huán)境中，深入了解檔案產(chǎn)生的過程，從而對檔案的收集、保管做出更精確的要求。

再次，要調(diào)動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系的參與性。僅僅發(fā)揮學(xué)校檔案管理者的主動(dòng)參與性還不夠，學(xué)校檔案館（室）人員人數(shù)、精力有限，不可能對學(xué)校各個(gè)層面產(chǎn)生的藝術(shù)檔案了如指掌。因此，必須調(diào)動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系中校內(nèi)各單位兼職檔案人員的參與性。從檔案產(chǎn)生的第一線人員手中得到收集線索，會(huì)大大提高收集的覆蓋率、準(zhǔn)確率。

最后，要注意藝術(shù)檔案立卷保管的類別性與關(guān)聯(lián)性。藝術(shù)檔案表現(xiàn)形式的差異導(dǎo)致了保管方式的不同。例如，音樂類、戲劇表演類、舞蹈類檔案大多采用聲像的保存形式，而美術(shù)和設(shè)計(jì)類檔案大多采用實(shí)物的保存形式，但是從每一件藝術(shù)檔案的產(chǎn)生來看，又不僅僅是單一的檔案本身，可能還需要對附屬檔案進(jìn)行保存。例如，對于一場音樂演唱會(huì)來說，除了演出的聲像資料外，還要保存演唱會(huì)的宣傳材料，如海報(bào)、通訊稿；演唱會(huì)的制作過程，如參與演出的人員名單、節(jié)目單；演唱會(huì)的影響力材料，如獲獎(jiǎng)文件、證書等等。那么對于這場演唱會(huì)來說，產(chǎn)生的檔案包含了聲像類、實(shí)物類以及文字類，對檔案的保管提出了更高要求。聲像檔案要注意防磁，實(shí)物檔案與文字檔案類別不同，保管方式與存放位置也就不同，必須要通過“互見卡”等方式，將同一事件發(fā)生的存放在不同位置的檔案關(guān)聯(lián)起來，從而保證檔案保管的完整性。

對于藝術(shù)類高校來說，更為重要的是從宏觀理論層面，探求一種兼顧普通檔案與藝術(shù)檔案雙重管理的行之有效的管理模式與管理網(wǎng)絡(luò)，為社會(huì)文化的發(fā)展保留歷史。

參考文獻(xiàn)：

[1] 文化部、國家檔案局第21號(hào)令.藝術(shù)檔案管理辦法[Z].

2002年2月1日實(shí)施.

[2] 教育部、國家檔案局第27號(hào)令.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008年9月1日實(shí)施.

作者簡介：李莎（1981—），女，山東青島人，碩士，山東藝術(shù)學(xué)院講師。