對(duì)學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

步娟

[摘 要]學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的一個(gè)重要組成部分。它既是學(xué)校管理和教育、教學(xué)、財(cái)務(wù)工作的歷史紀(jì)錄，又是全校教職工工作成績(jī)的客觀見(jiàn)證，是學(xué)校常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。因此，加強(qiáng)檔案管理工作顯得尤為重要。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校；檔案；管理

學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的一個(gè)重要組成部分。學(xué)校檔案資料包括：各種會(huì)議記錄、文書檔案、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、校舍校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、基建檔案等。它既是學(xué)校管理和教育、教學(xué)、財(cái)務(wù)工作的歷史紀(jì)錄，又是全校教職工工作成績(jī)的客觀見(jiàn)證，是學(xué)校常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。因此，加強(qiáng)檔案管理工作顯得尤為重要。結(jié)合實(shí)際工作，就如何加強(qiáng)學(xué)校檔案工作談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

首先，要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度。

一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)檔案資料保存意識(shí)薄弱。此項(xiàng)工作被“邊緣化”，甚至“無(wú)人問(wèn)津”。造成很多珍貴的資料流失，給學(xué)校造成很大程度的損失。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)是學(xué)校檔案工作的前提。檔案工作是一項(xiàng)綜合工作，不是依靠檔案室的人員就能夠完成的。它需要學(xué)校各個(gè)部門共同完成。如學(xué)生學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、教育教學(xué)檔案等需要教導(dǎo)處協(xié)助收集整理；校舍校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案等需要總務(wù)處收集整理；各種會(huì)議記錄、文書檔案、人事檔案等需要辦公室收集整理。因此，學(xué)校應(yīng)該成立一個(gè)檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由一名校領(lǐng)導(dǎo)分管，以便協(xié)調(diào)各個(gè)處室共同做好檔案資料工作。

其次，要完善制度建設(shè)，規(guī)范檔案工作，確保學(xué)校檔案保管和利用的規(guī)范化和制度化。

依據(jù)《檔案法》及相關(guān)制度規(guī)定，建立和健全學(xué)校檔案管理和利用的相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范學(xué)校檔案歸檔和借閱行為，確保檔案資料的安全。在檔案的收集、整理、保存、借閱、銷毀的全過(guò)程都要建立完善的操作規(guī)程及管理制度，確保檔案在整個(gè)過(guò)程中，始終處于可控狀態(tài)。僅僅做到這樣還不夠，因?yàn)檫@樣的制度也不能避免檔案的損毀和丟失等意外的發(fā)生。所以，有必要制訂相關(guān)預(yù)案，出現(xiàn)檔案資料不規(guī)范、損壞、丟失等情況時(shí)，迅速確定責(zé)任人并采取補(bǔ)救措施，保證檔案資料完整、安全。

第三，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，建立一支合格的檔案管理隊(duì)伍。

再好的制度也需要人來(lái)執(zhí)行，如果執(zhí)行的人對(duì)檔案工作不了解，不能按照規(guī)定操作，必然使得管理制度變成“一紙空文”。因此，檔案工作人員的素質(zhì)直接決定了檔案工作的管理水平。而現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理人員多數(shù)是兼職，檔案工作只是他們的一項(xiàng)，還不是最重要的一項(xiàng)工作。面對(duì)這樣的情況，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)安排專職的檔案管理人員，并定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從根本上提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，從而提高學(xué)校檔案管理的水平。

第四，充分利用現(xiàn)有設(shè)備的情況下，適度改善檔案保存條件，為檔案工作提供必要的物質(zhì)保障。

學(xué)校要設(shè)立專門的檔案室來(lái)保管檔案資料，并劃分出檔案陳列保管區(qū)，檔案閱覽區(qū)，借閱登記區(qū)，辦公區(qū)等功能區(qū)，確保檔案工作有序、安全。學(xué)校與企業(yè)不同，對(duì)檔案工作的投入是有保障的。但學(xué)校存在的問(wèn)題是購(gòu)置了相關(guān)的設(shè)備后，往往沒(méi)有充分利用，或沒(méi)有做好維護(hù)工作，造成設(shè)備大量閑置。對(duì)于這種情況應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，對(duì)已經(jīng)落后淘汰的設(shè)備及時(shí)更換升級(jí)，對(duì)能夠繼續(xù)使用的進(jìn)行維護(hù)。改善現(xiàn)有的保管條件，提高檔案的管理水平。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

第五，加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用工作，使檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作提供強(qiáng)有力的支持。

檔案是學(xué)校過(guò)去工作的完整記錄，是學(xué)校各項(xiàng)成績(jī)的歷史見(jiàn)證。如果僅僅是留存資料，還有必要投入這么多人力、物力來(lái)做這項(xiàng)工作么。實(shí)際上，收集、整理、保存檔案資料只是一種手段，檔案工作的最終目的是利用。而就檔案工作本身來(lái)說(shuō)，只有將檔案資料利用好才能體現(xiàn)檔案工作的重要性。如，在教育教學(xué)和科研工作中，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮檔案的作用。要發(fā)揮這樣的作用，就應(yīng)當(dāng)在平時(shí)注意教學(xué)教案和教學(xué)科研成果的搜集和整理，使得檔案資料齊備，便于查找，為教學(xué)及科研工作提供珍貴的基礎(chǔ)資料，提高教學(xué)及科研工作的質(zhì)量。新成果又可以作為檔案資料保存，留待后續(xù)教學(xué)研究工作使用。這樣檔案資料就“活”起來(lái)了，形成良性循環(huán)。在完善檔案工作的同時(shí)，促進(jìn)學(xué)校各方面工作的開(kāi)展。

以上是本人對(duì)學(xué)校檔案工作的一些粗淺的認(rèn)識(shí)，由于能力所限和客觀的局限性，還有不當(dāng)?shù)牡胤?。在今后的工作?shí)踐中會(huì)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，開(kāi)拓思路，創(chuàng)新方法，為不斷提高學(xué)校檔案管理水平作出自己的貢獻(xiàn)。