機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

樸松子

（吉林省圖們市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)，吉林 圖們 133100）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

樸松子

（吉林省圖們市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)，吉林 圖們 133100）

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理中，檔案管理扮演著重要角色。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，該項(xiàng)工作具有相對(duì)較低的效率和質(zhì)量，導(dǎo)致其作用難以得到充分發(fā)揮。因此，如何提高檔案管理工作效率成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作。本文闡明機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案管理提供指導(dǎo)和借鑒。

檔案管理；事業(yè)單位；信息化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案中具有大量?jī)r(jià)值高的資料，對(duì)其工作有重要作用。但是，現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中存在一系列問(wèn)題，例如，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作重視程度較低；相關(guān)管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低；管理制度不完善；管理設(shè)備與方法滯后等。尤其是國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理基本上通過(guò)紙質(zhì)資料來(lái)存檔，該存檔模式對(duì)有價(jià)值資料的有效保存非常不利。由于紙質(zhì)資料在長(zhǎng)期保存過(guò)程中易受潮、損失，同時(shí)對(duì)搜集、分析、查詢(xún)非常不便，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展該項(xiàng)工作時(shí)效率低下。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題引起各界廣泛關(guān)注，如何妥善處理機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨的諸多問(wèn)題，提高工作質(zhì)量，使其作用得到有效發(fā)揮，已成為現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作者需要解決的第一要?jiǎng)?wù)。筆者根據(jù)自己多年工作經(jīng)驗(yàn)，提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。

1　更新思想，高度重視檔案管理工作

提高領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案管理工作的重視程度，是加強(qiáng)檔案管理的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)的重視在很大程度上影響職工的主動(dòng)性與積極性，若領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，對(duì)檔案管理持敷衍態(tài)度，不明確檔案管理員的職責(zé)，會(huì)直接影響檔案管理員的工作態(tài)度，降低其工作積極性與主動(dòng)性，從而影響事業(yè)單位整體發(fā)展。因此，領(lǐng)導(dǎo)要積極轉(zhuǎn)變“檔案管理可有可無(wú)”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，充分人事檔案管理工作對(duì)單位的重要性和價(jià)值。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也要制定并完善激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，有效監(jiān)督檔案管理工作人員，使他們提高對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展意義的認(rèn)知，使他們努力做好本職工作。

2　加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)教育

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位部分檔案管理工作者的素質(zhì)相對(duì)較低，嚴(yán)重影響事業(yè)單位發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須要加大對(duì)相關(guān)工作者的培訓(xùn)力度。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)相關(guān)人員的繼續(xù)教育，定期或不定期地舉行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，提高員工知識(shí)水平和職業(yè)技能。其次，加強(qiáng)對(duì)員工的道德素質(zhì)培訓(xùn)，聘請(qǐng)成功事業(yè)家到公司演講，提高員工道德素質(zhì)。最后，要制定科學(xué)合理的培訓(xùn)制度，根據(jù)制度加強(qiáng)職工培訓(xùn)，使他們熟悉各項(xiàng)注意事項(xiàng)及工作標(biāo)準(zhǔn)，提高員工綜合素養(yǎng)。

3　切實(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)

3.1構(gòu)建科學(xué)合理、有效的檔案管理信息化網(wǎng)站

構(gòu)建相應(yīng)站點(diǎn)，并利用其為工作者提供各種檔案服務(wù)，使他們能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)查詢(xún)相關(guān)資料。網(wǎng)頁(yè)式服務(wù)是加強(qiáng)檔案管理工作信息化的有效方法，其能在很大程度上提高信息傳遞速度。同時(shí)，構(gòu)建科學(xué)、合理、有效的檔案管理信息化網(wǎng)站，使其具備不斷更新的能力，與社會(huì)發(fā)展保持統(tǒng)一節(jié)奏，最大限度地發(fā)揮電腦網(wǎng)絡(luò)資源。

3.2加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作信息化

隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)入到信息時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)與時(shí)代保持一致，積極主動(dòng)地引入各種信息技術(shù)，努力提升工作質(zhì)量。相關(guān)工作者應(yīng)充分利用電腦開(kāi)展工作，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證各種檔案資料全面可靠，并發(fā)揮各種現(xiàn)代化設(shè)備的作用，盡可能將檔案整理成電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案保存無(wú)紙化，縮減檔案管理工作的成本與保存空間。

3.3推動(dòng)檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展

數(shù)字化是檔案保存的有效途徑。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡可能發(fā)揮各種信息技術(shù)的作用，將工作中的物質(zhì)化信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資料進(jìn)行保存。同時(shí)，還要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便進(jìn)行查詢(xún)和使用。此外，檔案管理工作數(shù)字化應(yīng)與傳統(tǒng)方法有機(jī)融合，使兩者能互相補(bǔ)充，相輔相成。

4　結(jié) 語(yǔ)

檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中扮演著重要角色，為做好檔案管理工作，提高該項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位要不斷更新思想，高度重視檔案管理工作；切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)教育，提升其綜合素質(zhì)；切實(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］王海娟.淺談公司檔案管理現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的要求［J］.黑龍江史志，2013（17）：15-17.

［2］麥燕紅.淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑［J］.黑河學(xué)刊，2011（10）：162-163.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.146

G271

A

1673-0194（2015）16-0203-01

2015-06-04