黃文平

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室工作也逐漸的完成了信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件越來(lái)越多的轉(zhuǎn)變成了電子文檔的形式，檔案工作的開(kāi)展不管是內(nèi)容或是模式都較之前出現(xiàn)了顯著變化。當(dāng)前，電子文檔已經(jīng)越來(lái)越多的出現(xiàn)在我們的生活與工作中，其在一定程度上為我們帶來(lái)了便利，不過(guò)我們必須認(rèn)識(shí)到，在當(dāng)前的信息環(huán)境下，電子文檔因?yàn)槠浔旧矶嗑哂械男再|(zhì)特點(diǎn)，為我臺(tái)檔案工作帶來(lái)了全新的問(wèn)題，如何做好電子檔案的保護(hù)與管理工作，成為擺在檔案工作者面前十分重要的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；保護(hù)；措施；信息化

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）34-8339-02

1 概述

電子檔案是隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展所衍生出的信息化產(chǎn)物，具有鮮明的時(shí)代特征。現(xiàn)對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言，電子檔案有著十分顯著的特點(diǎn)，它的出現(xiàn)為辦公室工作帶來(lái)了全新的改變，同時(shí)也帶來(lái)了加大的挑戰(zhàn)。該文我將結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)及其所導(dǎo)致的工作問(wèn)題，針對(duì)性的提出相應(yīng)的保護(hù)管理措施，確保檔案工作的有效性，以期為安徽廣電事業(yè)的發(fā)展及決策提供有力的參考與依據(jù)。

2 電子檔案在檔案工作中運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)分析

電子檔案的出現(xiàn)，使檔案工作發(fā)生了極大的變化，其在很大程度上加快了現(xiàn)代生活與工作的節(jié)奏進(jìn)度，另外也讓檔案工作的效率有了顯著提升，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其在內(nèi)容分析、統(tǒng)計(jì)規(guī)整等環(huán)節(jié)都更加快速便捷。電子檔案，具體而言就是借助硬盤、U盤等載體來(lái)加以儲(chǔ)存，或者是通過(guò)紙質(zhì)掃描的方式將信息傳輸?shù)诫娔X中所建立完成的一種文檔形式。在電子文檔中，就算是發(fā)現(xiàn)了其中的信息錯(cuò)誤，在更改的時(shí)候也十分便易。同時(shí)，借助相應(yīng)的電腦程序，能夠很快的查詢到所需要的信息資料，這樣一來(lái)就降低了對(duì)人力及時(shí)間資源的浪費(fèi)。

從管理模式上而言，電子檔案是基于現(xiàn)代電子信息技術(shù)所存在與運(yùn)用的，其管理模式也與紙質(zhì)文檔存在很大不同。過(guò)去紙質(zhì)文檔如果是發(fā)生信息缺失或有誤的話，必須要重新打開(kāi)文檔保管盒或者袋，找到相應(yīng)的有誤位置去更改，而電子文檔卻能夠根據(jù)需要，隨時(shí)加以修正，這在很大程度上給檔案工作者創(chuàng)造了便利，也減輕了其工作強(qiáng)度，提高了工作效率。

3 電子檔案特征及導(dǎo)致的工作問(wèn)題分析

3.1 電子檔案的依賴性

電子檔案的整個(gè)處理過(guò)程都需要借助電子計(jì)算機(jī)，所以說(shuō)電子檔案對(duì)設(shè)備和技術(shù)具有一定的依賴性。如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)軟件和硬件作支撐，就無(wú)法去讀取相關(guān)的數(shù)據(jù)，也無(wú)法對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳送、保存和使用。除此以外，電子檔案的運(yùn)作需要非常標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境，不管是相關(guān)數(shù)據(jù)的整合、統(tǒng)計(jì)、傳送、檢索，還是所需軟件的使用和數(shù)據(jù)載體的變化都需要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。如果不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不夠明確和完善，就會(huì)導(dǎo)致在其他設(shè)備上讀取或在原設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行更新時(shí)出現(xiàn)不兼容或不能讀取的現(xiàn)象，或者是出現(xiàn)在不同載體之間不容易實(shí)現(xiàn)互換的現(xiàn)象。

3.2 載體的非直讀性

我們看到的電子檔案中包含了文字和圖片等，但存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中時(shí)，通常都是以某種編碼的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并利用一定的載體進(jìn)行記錄，當(dāng)人們需要得到肉眼可識(shí)別的文字、圖形等形式時(shí)，就需要借助一定的計(jì)算機(jī)載體進(jìn)行讀取。

3.3 電子檔案的信息可與載體進(jìn)行分離

電子檔案的內(nèi)容可以存儲(chǔ)在不同的載體上，在不同的載體之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)，電子檔案的內(nèi)容和信息不會(huì)發(fā)生任何變化。對(duì)于那些需要保存很長(zhǎng)時(shí)間的電子檔案，就需要定期對(duì)電子檔案的信復(fù)制、并轉(zhuǎn)換到其他的載體上，否則容易造成相關(guān)信息的丟失。也就是電子檔案不需要存儲(chǔ)在固定的載體上，這就使得對(duì)電子檔案的保存和管理以及使用更加的復(fù)雜。

3.4 電子檔案信息比較容易更改

在電子文件的初始建設(shè)時(shí)期或者在對(duì)電子檔案進(jìn)行其他處理時(shí)，都可以對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行修改，而且這種改動(dòng)還不會(huì)被察覺(jué)。除此之外，電子檔案的相關(guān)信息可以脫離載體而被保存，所以在不同的載體之間傳遞電子檔案時(shí)，這種變動(dòng)也有可能不會(huì)被察覺(jué)。鑒于以上兩種特點(diǎn)，在對(duì)電子檔案進(jìn)行修改或刪減時(shí)，就不會(huì)留下更改的痕跡。這就導(dǎo)致，在形成電子檔案的時(shí)候，信息的經(jīng)手人都不會(huì)在文件材料上留下自己的簽名或其他的痕跡，這就對(duì)該材料的權(quán)威性和真實(shí)性造成一定的影響。如果有人出于個(gè)人目的，刪減或更改了磁盤中文件的內(nèi)容和信息，也就不容易被察覺(jué)和發(fā)現(xiàn)。

3.5 電子檔案載體的不穩(wěn)定性

電子檔案一般都是以硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等作為主要載體的，上面所提到的這幾種載體和傳統(tǒng)紙質(zhì)相較而言，具有較為薄弱的穩(wěn)定性能，在常溫環(huán)境里就易發(fā)生結(jié)構(gòu)變化，而且對(duì)磁場(chǎng)和有害氣體、灰塵等也相當(dāng)敏感。存儲(chǔ)在載體中的信息，很容易就因?yàn)檩d體結(jié)構(gòu)的變化而丟失或不能正常讀出。電子檔案載體的不穩(wěn)定性，對(duì)電子檔案保管造成了一定的影響。

以上這些特征對(duì)電子檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性帶來(lái)了影響，這也應(yīng)該引起檔案工作者的重視，并尋求一定的方法來(lái)保證或提高電子檔案的安全性和可靠性。

4 確保電子檔案安全與可靠的管理對(duì)策

通過(guò)上述內(nèi)容，我們能夠可看出，電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的不同，其鮮明的性質(zhì)特點(diǎn)也在一定程度上為檔案工作提出了更高的要求。電子檔案在制作、整改、存放、保管等每一環(huán)節(jié)，都存在著信息丟失或被篡改的安全隱患，所以要想確保電子檔案的安全可靠性，必須要采取有效的措施加以管理。

4.1 建立系統(tǒng)化的電子檔案管理制度

4.1.1 完善的形成制度

在電子文檔制作形成的工作中，必須嚴(yán)格遵循我國(guó)相關(guān)的格式準(zhǔn)則要求，針對(duì)電子檔案收取、保存、參數(shù)設(shè)置及載體模式都確保充分的規(guī)范化。

4.1.2 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９苤贫?/p>

在完成電子檔案的歸檔之后，必須建立起嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９苤贫?，并加以遵循與實(shí)施，針對(duì)電子文檔給予合理的保管，組織建設(shè)其適宜的保管條件，避免在保管過(guò)程中電子檔案信息的損失及失真等問(wèn)題，保證文件信息完整可靠性。endprint

4.1.3 規(guī)范的利用制度

要規(guī)劃建立起科學(xué)可行的利用制度，首先對(duì)于檔案的提取運(yùn)用必須要遵循審批制度要求，電子檔案所設(shè)計(jì)信息內(nèi)容的運(yùn)用不能違反保密制度要求，另外作為檔案管理工作者，要充分按照電子檔案具體利用要求，確保檔案信息不僅能夠受到充分維護(hù)，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)其價(jià)值的最大化。

4.2 規(guī)劃設(shè)計(jì)電子檔案管理的記錄系統(tǒng)

在電子檔案制作完成之后，由于載體形式的變化會(huì)使其存在方式有所改變，假如缺少相應(yīng)的信息能夠證明其內(nèi)容并未出現(xiàn)改變的話，那么我們是不能去判定其真實(shí)完成性的。所以，必須要針對(duì)電子檔案規(guī)劃設(shè)計(jì)相應(yīng)的記錄，詳細(xì)記錄其制作、形成、管理及利用的相關(guān)信息，以此為依據(jù)證明電子檔案的真實(shí)完整性。

所設(shè)計(jì)的記錄系統(tǒng)要具備實(shí)時(shí)記錄的功能作用，根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)把那些必要的信息加以記載保存。因?yàn)榻o追蹤記錄表現(xiàn)出原始性特征，其能夠作為證明電子檔案真實(shí)完整的可靠依據(jù)。

4.3 組織建設(shè)期維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)

因?yàn)殡娮游募目筛男裕湓诿恳画h(huán)節(jié)中都存在著信息被篡改、缺失的安全隱患，就算是借助先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)，也很難加以完全避免，一次必須要輔助與相應(yīng)的法規(guī)對(duì)策來(lái)加以控制。所以，必須要組織建設(shè)起相應(yīng)的相關(guān)管理制度，來(lái)確保電子檔案信息不被隨意篡改，避免其信息的失真性、不完整性。另外，要借助法律形式把電子檔案管理與運(yùn)用準(zhǔn)則加以限定，讓人們可以自主的去遵循規(guī)定。初次之外，要借助法律條款確立去確認(rèn)電子檔案的法律憑證功能，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

4.4 提高電子檔案管理設(shè)施設(shè)備水平

對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件的管理問(wèn)題中，檔案部門要充分加強(qiáng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)部門的合作交流，一起做好公共信息網(wǎng)絡(luò)與一體化文檔管理軟件的研發(fā)，規(guī)劃誰(shuí)電子檔案管理與運(yùn)用的行業(yè)準(zhǔn)則，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的一體化發(fā)展，并最終完成對(duì)信息的共同分享。應(yīng)該進(jìn)一步加大光盤網(wǎng)所設(shè)置的數(shù)據(jù)資源容量大小，讓它可以切實(shí)的完成對(duì)海量信息資源的儲(chǔ)存，一步一步完成向電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式的轉(zhuǎn)變。要在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)管理軟件上存在的安全漏洞并及時(shí)的加以補(bǔ)救，針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的防火墻與防毒軟件必須要24小時(shí)間保持在自動(dòng)優(yōu)化的狀態(tài)，做好對(duì)電子檔案上傳、下載安全級(jí)別的限制工作，針對(duì)那些政策性質(zhì)比較強(qiáng)且不能加以整改的電子文檔要開(kāi)展不可編輯功能的管理模式，保證信息資源不被篡改，確保其真實(shí)性與可靠性。從硬件管理工作環(huán)節(jié)上來(lái)看，必須要優(yōu)化電子文檔與計(jì)算機(jī)的存放管理?xiàng)l件，并且要加大相應(yīng)的防盜工作力度。針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及硬件設(shè)備，要做好第一時(shí)間的功能升級(jí)工作，從而更好的保證電子文檔傳送的安全性。

4.5 進(jìn)一步提升檔案工作者的職業(yè)素質(zhì)水平

電子檔案的形成、歸檔、管理都是通過(guò)人力去實(shí)現(xiàn)的，因此由高素質(zhì)的專業(yè)人才負(fù)責(zé)是至關(guān)重要的，這是確保檔案工作安全可靠的根本前提。對(duì)于那些道德素質(zhì)低下，責(zé)任心薄弱的人員，絕對(duì)不能允許其負(fù)責(zé)電子文檔相關(guān)工作中。必須要建設(shè)并完善相應(yīng)的審查體系，從根本上加以嚴(yán)謹(jǐn)管控，這是確保電子文檔安全可靠的基礎(chǔ)性對(duì)策。另外，還需要注意到人事活的，充滿著諸多的不確定性因素，很容易會(huì)被外界環(huán)境所制約，因此單純的依賴審查體制是不行的，還要給出相應(yīng)的嚴(yán)謹(jǐn)標(biāo)準(zhǔn)，使管理對(duì)策進(jìn)一步的清晰明朗化。作為檔案是活的因素，易受外界影響，僅僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施。作為檔案工作者，要明確自身所肩負(fù)的職責(zé)，不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化自身的責(zé)任感，用更加積極正確的心態(tài)去對(duì)待電子檔案工作，確保電子檔案的安全與可靠性。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，電子檔案不同于以往的紙質(zhì)檔案，其每一環(huán)節(jié)的工作開(kāi)展都必須依賴于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，也正是因?yàn)槠溥\(yùn)用形式的多樣性，其保護(hù)與管理工作也有了更高的要求。在現(xiàn)代檔案工作中，必須要認(rèn)清當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，結(jié)合電子檔案的特征，針對(duì)性采取可行的管理措施，確保電子檔案的安全性及檔案工作的有效性，只有這樣才能夠真正發(fā)揮電子檔案的實(shí)際價(jià)值，充分體現(xiàn)自身的作用與功能。

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