淺議如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

林（王瑩）

摘 要：本文通過(guò)詳細(xì)的調(diào)研對(duì)實(shí)物檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的分析以及對(duì)策研究，讓實(shí)物檔案真正的發(fā)揮記錄過(guò)去、服務(wù)現(xiàn)在的作用。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；收集；管理

實(shí)物檔案主要是在單位或者個(gè)人的活動(dòng)中形成的，并且對(duì)于國(guó)家和社會(huì)具有非常重要的保存價(jià)值，把實(shí)物作為記錄歷史的載體進(jìn)行保存和研究，體現(xiàn)了實(shí)物檔案的寶貴文化價(jià)值，實(shí)物檔案體現(xiàn)了某個(gè)單位或者個(gè)人在發(fā)展中的光榮歷史以及不可替代的作用，實(shí)物檔案一般都是集珍貴性和知識(shí)性以及典型性為一體，在進(jìn)行歷史研究和精神學(xué)習(xí)的過(guò)程中具有非常重要的研究和利用價(jià)值。所以我們必須做好實(shí)物檔案的管理工作。

1 實(shí)物檔案的定義

實(shí)物檔案的概念非常的廣泛，我們具體的分為廣義和狹義上的概念，廣義上主要是榮譽(yù)類(lèi)的實(shí)物印章以及名人字畫(huà)和產(chǎn)品。在狹義上主要是指獎(jiǎng)旗和牌匾證書(shū)等，在實(shí)物檔案中，文字和圖像信息是展現(xiàn)檔案價(jià)值和記錄人們活動(dòng)以及歷史事件的主要因素，其中實(shí)物檔案最為突出的特征是實(shí)物檔案本身的多樣性，而正是這些實(shí)物的多樣性造成了實(shí)物檔案管理方面的極大困難，實(shí)物檔案的保存和紙質(zhì)檔案的保存具有很大的不同之處，其中，在進(jìn)行具體的保存工作的時(shí)候，實(shí)物檔案沒(méi)有一定的周期性，也沒(méi)有在保存過(guò)程中的嚴(yán)格尺寸限制，更沒(méi)有完善的載體，這樣就造成實(shí)物檔案在管理的過(guò)程中收集和保管工作非常的復(fù)雜，檔案人員需要進(jìn)行主動(dòng)的收集以及對(duì)載體的全方位保護(hù)，不管是從操作流程還是從技術(shù)手段來(lái)講，實(shí)物檔案的管理都是一種全新的檔案管理。

2 實(shí)物檔案管理的特點(diǎn)

2.1 實(shí)物檔案的形成時(shí)間不確定

在具體的實(shí)物檔案定義中我們可以看到，實(shí)物檔案中的獎(jiǎng)牌證書(shū)類(lèi)的實(shí)物檔案是一個(gè)單位或者部門(mén)的成績(jī)體現(xiàn)，在對(duì)這些實(shí)物檔案進(jìn)行保管的時(shí)候，我們無(wú)法預(yù)料到什么時(shí)候會(huì)出現(xiàn)這些獎(jiǎng)勵(lì)，在很大程度上，這些檔案的出現(xiàn)是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的，同時(shí)在檔案的管理工作中，我們也沒(méi)有強(qiáng)制性的要求形成單位什么時(shí)候向檔案部門(mén)進(jìn)行移交，這就又為檔案的管理工作增加了難度。

2.2 實(shí)物檔案?jìng)浞堇щy

我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，為了便于使用和對(duì)檔案的更好保護(hù)，一般我們都會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行備份，特別是紙質(zhì)類(lèi)的檔案，我們?cè)诒４嬖那闆r下都會(huì)留有備份檔案，但是對(duì)于實(shí)物檔案的保管，我們很難沿用紙質(zhì)檔案的管理辦法，因?yàn)閷?shí)物檔案在進(jìn)行復(fù)制保存的時(shí)候，不僅復(fù)制的難度很大，并且在復(fù)制完成之后，復(fù)制體所占的空間也會(huì)很大，這就為檔案的管理保存帶來(lái)了很大的難度，所以在進(jìn)行實(shí)物檔案的保存的時(shí)候使用備份的方式并不能有效解決檔案的管理保存工作。

2.3 實(shí)物檔案保管技術(shù)不成熟

實(shí)物檔案在性質(zhì)和形態(tài)上有很大的不同，實(shí)物檔案的載體可以是玻璃也可以是金屬或者其他的材料，并且在實(shí)物上面的信息也有鍍金或者是墨汁等不同的材質(zhì)，這些不同的材質(zhì)在進(jìn)行保存的時(shí)候?qū)τ诃h(huán)境的要求各有側(cè)重點(diǎn)，現(xiàn)行的技術(shù)手段以及檔案管理?xiàng)l例很明顯不能滿足實(shí)物檔案管理的要求。

3 做好實(shí)物檔案收集與管理工作的有效對(duì)策

3.1 明確實(shí)物檔案的收集范圍

實(shí)物檔案的收集一定要注意檔案的質(zhì)量和數(shù)量。我們對(duì)實(shí)物檔案的分類(lèi)主要分為五個(gè)不同的部分：①獎(jiǎng)品：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等；②印信：表?yè)P(yáng)信等；③名人字畫(huà)；④單位發(fā)放的具有紀(jì)念意義的實(shí)物；⑤國(guó)際交流中收受的禮品。在對(duì)這些實(shí)物檔案進(jìn)行收集的時(shí)候，我們一定要準(zhǔn)確的鑒別這些實(shí)物檔案的各自價(jià)值和保存意義，要突出其中具有代表性的實(shí)物檔案，是收藏的檔案能夠準(zhǔn)確有效的反映單位的發(fā)展過(guò)程以及取得的成就和榮譽(yù)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳和實(shí)物檔案的收集力度

我們的檔案部門(mén)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要想切實(shí)做好檔案的管理工作，首先必須要對(duì)《檔案法》進(jìn)行積極有效的宣傳工作，要充分讓人意識(shí)到檔案管理的重要作用和價(jià)值意義，讓人們意識(shí)到檔案管理是每個(gè)單位在發(fā)展的過(guò)程中都不可或缺的一部分，積極提高所有人的檔案保管意識(shí)，共同進(jìn)行檔案管理工作，緊接著我們要充分按照《檔案法》中的相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行完善的檔案收集和管理制度的建設(shè)，通過(guò)合理的制度保證實(shí)物檔案的及時(shí)歸檔和有效管理。分管檔案工作的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要及時(shí)進(jìn)行檔案管理工作的座談會(huì)和研討會(huì)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)實(shí)物檔案的重要作用，促使相關(guān)部門(mén)及時(shí)移交相關(guān)的實(shí)物檔案，特別是一些部門(mén)認(rèn)為獲得的一些榮譽(yù)是自身工作成績(jī)的體現(xiàn)，有自己保存更能夠體現(xiàn)實(shí)物檔案的價(jià)值和意義，所以不愿意將實(shí)物檔案移交給相關(guān)的檔案管理部門(mén)，這不僅會(huì)造成實(shí)物檔案無(wú)法進(jìn)行及時(shí)有效的歸檔和管理工作，嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致實(shí)物檔案的損壞和遺失，這都給單位造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，所以我們必須要健全相關(guān)的檔案管理工作制度，檔案管理工作人員要具有非常強(qiáng)烈的榮譽(yù)感和責(zé)任感，要及時(shí)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行收集和保管工作，對(duì)于不愿意配合工作的部門(mén)要耐心講解實(shí)物檔案的管理規(guī)定以及重要意義，對(duì)于一些拒不配合的要對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約談和勸誡。從而保證實(shí)物檔案的有效管理和及時(shí)收集，防止檔案管理中的損壞和遺失。

3.3 提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

在檔案的管理工作中，檔案管理工作人員是活動(dòng)的主體，是進(jìn)行檔案管理和確保檔案管理有效進(jìn)行的主體，所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。作為一名合格的檔案管理工作者，我們必須要具有過(guò)硬的業(yè)務(wù)水平以及強(qiáng)烈的責(zé)任心，同時(shí)還要不斷的學(xué)習(xí)和檔案相關(guān)的歷史文化知識(shí)，確保檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中明確檔案的價(jià)值，這對(duì)于檔案管理是非常重要的，把檔案管理作為重要工作進(jìn)行，強(qiáng)化檔案管理工作人員的檔案保護(hù)意識(shí)，并且嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度和要求。

3.4 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的實(shí)物檔案室

在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，我們必須要具有與檔案管理相配配的檔案管理?xiàng)l件，要對(duì)于一些形態(tài)各異和大小不同的檔案建立與之相適應(yīng)的檔案保管裝置，有條件的可以建立專(zhuān)門(mén)的展覽室和展廳，對(duì)于一些榮譽(yù)類(lèi)的實(shí)物檔案進(jìn)行充分的宣傳。是全體員工在了解單位光榮歷史的同時(shí)形成強(qiáng)烈的責(zé)任感和榮譽(yù)感，增強(qiáng)凝聚力。

3.5 明確檔案信息開(kāi)發(fā)利用

隨著實(shí)物檔案建設(shè)的速度加快，舉辦檔案展覽成為很多檔案部門(mén)的手段，在對(duì)實(shí)物檔案的展覽過(guò)程中，不僅可以增強(qiáng)實(shí)物檔案的重要作用，而且可以有效發(fā)揮實(shí)物檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的不同職能，并且能夠滿足參觀者的需求，可以使得實(shí)物檔案的檔案信息進(jìn)行充分的利用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們?cè)谧龊脤?shí)物檔案的收集整理以及保管工作的同時(shí)，還應(yīng)該保證實(shí)物檔案的質(zhì)量，做好實(shí)物檔案的使用效率以及實(shí)物檔案保管質(zhì)量的提升，在不斷的工作當(dāng)中充分找到自己的不足和缺陷，在以后的工作中及時(shí)進(jìn)行制度的創(chuàng)新和完善，保證實(shí)物檔案的管理工作高效的進(jìn)行。

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