淺析人社局辦公室文書檔案的管理和利用

呂世遠

摘 要：人社局辦公室作為局的科室之一，起來了溝通、協(xié)調(diào)等重要作用，辦公室的文書檔案作為辦公室工作的一部分，文書檔案管理是辦公室基礎管理水平的重要體現(xiàn)。做好人社局辦公室文書檔案工作，不僅僅要按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》來加強和規(guī)范文書檔案的管理，提高文書檔案管理質(zhì)量；也要重視文書檔案的開發(fā)與利用，充分利用文書檔案的信息資源，為單位建設發(fā)展、領導決策和查閱等工作提供翔實、有效的檔案信息。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；利用

文書檔案作為單位的重要歷史憑證，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮人社局辦公室參謀助手作用必不可缺少的重要一個環(huán)節(jié)。近年來，隨著檔案事業(yè)飛速發(fā)展，以及單位文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學化水平的不斷提高，文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。所以，結(jié)合我就自身工作實踐及思考，就如何做好人社局辦公室文書檔案管理和利用談幾點體會。

1 加強文書檔案工作的基礎條件

文書檔案作為局工作的重點之一，領導要高度重視辦公室文書檔案的管理，充分認識文書檔案管理在單位發(fā)展建設中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障、人員保障和物資保障。要隨著單位的發(fā)展，不斷加大檔案管理硬、軟件設施的投入，配備檔案管理所需硬、軟件設施，加強文書檔案室的硬、軟件建設，完善基礎設施，為文書檔案工作提供人力、物力、財力保障，此目的是為充分保障文檔案管理工作的順利開展。

2 提高文書檔案管理人員素質(zhì)

常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業(yè)務技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)硬的固定管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志或黨性較強的其他工作人員負責文書檔案工作。同時，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為人社局領導正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設和發(fā)展建設服務。要做到這些，光要有愛崗敬業(yè)、耐心細致的工作態(tài)度還不夠，還必須系統(tǒng)學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等系列法律法規(guī)，按照文書檔案管理工作關于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。

（一）加強知識修養(yǎng)。現(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，可充分利用各級組織的檔案法規(guī)培訓、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡教育和個人自學等手段進行檔案業(yè)務知識的學習，也要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學習新技術(shù)和相關領域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供精準的、豐富的、真實的具有較高價值的原始資料，努力讓由自己經(jīng)手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價值的文書檔案。

（二）加強技能修養(yǎng)。檔案是一門專業(yè)性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計算機理論知識和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

（三）加強職業(yè)修養(yǎng)。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內(nèi)容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，使由自己經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

（四）加強政治修養(yǎng)。文書檔案管理工作是一項復雜且細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

3 強化文書檔案質(zhì)量管理

（一）嚴格執(zhí)行檔案管理標準。文書檔案管理員要通過認真學習歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用。結(jié)合人社局實際，擬定相應工作計劃和制度，采取強有力的有效措施，規(guī)范檔案管理工作。

（二）加強檔案管理業(yè)務指導。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學習和業(yè)務培訓外，還應經(jīng)常到各科室對兼職檔案管理人員進行業(yè)務指導，通過邊學習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓學習，不斷提高人社局文書檔案管理質(zhì)量。要突出重點，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導各科室認真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門文書檔案移交時應嚴把質(zhì)量關。按照有關標準對上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。

（三）加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限和程序，由專人負責認真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調(diào)控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。

4 加強文書檔案開發(fā)利用

（一）認真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新，展示在各級領導和社會各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印《人社局組織沿革》、《從社局大事記》、《人社局榮譽匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級主管部門提供各種信息數(shù)據(jù)，為人社局管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質(zhì)量評價、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟責任審計、自查、項目建設和工作檢查等提供相應的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機關事業(yè)單位人員提供相應的文件資料。

（三）發(fā)揮檔案信息資源利用率。文書檔案作為檔案中的一個類別不可小覷，充分發(fā)揮文書檔案的利用率才是真正發(fā)揮了它的價值，讓它成為領導決策、人事信息查詢、制度建設等的有力證據(jù)。

綜上所述，人社局文書檔案管理和利用工作是一項龐大而系統(tǒng)的工程，不僅需要文書檔案管理員的努力，也需要人社局領導的高度重視、加大投入，更需要檔案管理人員加強自身修養(yǎng)、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同為人社局發(fā)展建設、領導決策、教學科研等工作提供基礎保障。