醫(yī)院檔案管理的問題及對(duì)策

宋秀菊

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的一種無形資產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。在評(píng)價(jià)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析了存在的突出問題。并就如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理展開討論提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；問題及對(duì)策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的一種無形資產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分〔1〕。醫(yī)院檔案管理者應(yīng)在全面了解醫(yī)院發(fā)展動(dòng)態(tài)及檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對(duì)醫(yī)院管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，促使醫(yī)院檔案管理不斷良性發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案資源利用率低下

在實(shí)際工作中，醫(yī)院的管理重點(diǎn)是醫(yī)療業(yè)務(wù)質(zhì)量，各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍存在僅重視醫(yī)療業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，相應(yīng)忽視了檔案工作在醫(yī)院管理中的重要作用。另外，檔案管理者“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統(tǒng)觀念，以及封閉、被動(dòng)、單一的思想意識(shí)，使得醫(yī)院檔案管理工作處于停滯不前、水平偏低的狀態(tài)，影響了醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用工作的深入開展〔2〕，造成檔案利用率低下。

1.2 檔案管理機(jī)制不完善，管理分散效率低

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理最為明顯的問題便是機(jī)制不完善，對(duì)檔案的管理分散，管理效率低下。醫(yī)院所設(shè)檔案室一般更多地充當(dāng)著保管員角色，不具備管理職能。檔案室著重負(fù)責(zé)收集醫(yī)院職能部門形成的各類檔案，而醫(yī)療設(shè)備、病案及各種檢查影像類檔案均由各個(gè)業(yè)務(wù)科室自行管理，形成醫(yī)院內(nèi)各科室檔案類別之間相互分割、各自為政的封閉狀態(tài)。加上各個(gè)科室內(nèi)部沒有配備檔案員，在檔案質(zhì)量控制方面得不到保障，導(dǎo)致檔案收集不全面、整理不規(guī)范，部分資料缺失嚴(yán)重。

1.3 檔案管理信息化程度低，管理手段落后

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院檔案工作也由此迎來存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。以現(xiàn)代手段改造傳統(tǒng)檔案方式成為新時(shí)期檔案管理者必須直面應(yīng)對(duì)的一個(gè)重大問題。目前，仍有大部分醫(yī)院檔案管理者習(xí)慣于老辦法，對(duì)于檔案管理僅停留在紙質(zhì)檔案的收藏、保管、查閱等水平，這樣的管理不僅對(duì)于人力物力是很大的消耗，而且對(duì)辦公資源和辦公空間的利用也是一種浪費(fèi)，極大地制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高，管理不規(guī)范

醫(yī)院通常更注重對(duì)醫(yī)療技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高和培養(yǎng)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)極少。而且大部分醫(yī)院的檔案管理者是從醫(yī)療業(yè)務(wù)崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗而來，還有的是兼職做檔案工作，除了對(duì)于檔案工作熱情不高之外，普遍地知識(shí)面偏窄、學(xué)歷偏低，對(duì)于現(xiàn)行新興檔案管理技術(shù)操作不熟，觀念不新，無法滿足現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理崗位要求，更談不上為醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和利用做出貢獻(xiàn)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，層級(jí)監(jiān)督，重建組織管理體系

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理的前提。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展同規(guī)劃、同部署，在檔案基礎(chǔ)工作、庫房建設(shè)、資金保障等方面給予大力支持。同時(shí)，重建院、科、室三級(jí)檔案組織管理體系，確保各類檔案的建檔工作落到實(shí)處。首先，成立檔案質(zhì)量考核組，每月對(duì)全院各個(gè)門類的檔案監(jiān)督檢查、統(tǒng)一考核。其次，成立檔案管理科獨(dú)立行使管理職能，將醫(yī)院所有檔案集中管理，最大程度地確保醫(yī)院檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范。最后，每個(gè)科室配備一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)收集保管以及按時(shí)向檔案管理科轉(zhuǎn)交科內(nèi)檔案。

2.2 健全制度，明確職責(zé)，拓展檔案歸檔范圍

健全的、規(guī)范化的檔案制度是檔案管理人員工作的有效依據(jù)。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》《檔案工作條例》等相關(guān)要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定檔案收集整理、保管利用、應(yīng)急處置等系列工作制度，逐步建成覆蓋醫(yī)院檔案收、管、用全過程的檔案管理制度體系，做到明確職責(zé)、規(guī)范操作，確保醫(yī)院檔案工作向精細(xì)化方向發(fā)展。同時(shí)，不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)藏盡藏。如醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理辦法、新技術(shù)新項(xiàng)目的開展及特大手術(shù)影像等重要資料均納入檔案歸檔范圍，真正讓檔案成為完整記錄醫(yī)院發(fā)展歷史的重要佐證。

2.3 轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

醫(yī)院檔案信息數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地方的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享〔3〕。醫(yī)院要積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，在確保醫(yī)院內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類、圖像類檔案資料的紙質(zhì)化與數(shù)字化并存。建立醫(yī)院電子文件中心或備份文件中心，把電子檔案信息資源完全整合到醫(yī)院檔案管理科，為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院職工提供可利用的電子檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案工作由封閉式管理向開門式服務(wù)轉(zhuǎn)變，真正把死檔案變成活信息，使檔案工作更加符合時(shí)代發(fā)展潮流，滿足醫(yī)院發(fā)展需要。

2.4 重視人才，提高素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍

檔案管理最重要的是要有一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛的專業(yè)化管理隊(duì)伍。醫(yī)院要通過內(nèi)部培養(yǎng)、外部引進(jìn)等方式，大力開展檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)輪訓(xùn)工作，強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)先吸納檔案專業(yè)畢業(yè)生，嚴(yán)格限制兼職人員。采取“走出去”與“請(qǐng)進(jìn)來”并重的方針加快檔案信息交流，促進(jìn)檔案人員不斷開拓視野、提升境界，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

3 結(jié)語

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要借鑒和前瞻性資源。在新時(shí)期醫(yī)改過程中，醫(yī)院檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，提高技能，不斷改進(jìn)工作方式和工作理念，努力獲得最大化經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益，從而推動(dòng)醫(yī)院管理全面健康發(fā)展。

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