關(guān)于事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題分析及應(yīng)對(duì)策略探討

戚科峰

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在事業(yè)單位工作中的諸多方面都留存有大量的檔案信息。檔案的數(shù)目和地位呈現(xiàn)上升發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案資料的管理無(wú)疑是事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)其意義、策略進(jìn)行了探討，供同行業(yè)工作者交流參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；常態(tài)問(wèn)題；信息化；強(qiáng)化策略

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展遭遇到了“瓶頸期”。一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要妥善的保存和維護(hù)。另一方面，新的檔案管理形式亟待發(fā)展和轉(zhuǎn)型。檔案資料的管理是事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，對(duì)于人力資源、社會(huì)保障等社會(huì)發(fā)展方面都具有重要的意義。

而在現(xiàn)在的發(fā)展形式中，檔案管理存在著很多常態(tài)化的問(wèn)題，廣大企事業(yè)單位管理人員要針對(duì)工作中的不足之處，提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。

1 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展內(nèi)涵

顧名思義，事業(yè)單位檔案管理工作的本質(zhì)就是黨和國(guó)家開(kāi)展信息存儲(chǔ)、資料記載的過(guò)程，是人力資源、建筑文檔等信息的儲(chǔ)備流程。尤其是在事業(yè)單位的內(nèi)部發(fā)展中，人才、項(xiàng)目檔案對(duì)單位發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。

例如，在人力資源的構(gòu)建中，相關(guān)工作者要強(qiáng)化對(duì)員工自身成長(zhǎng)的記錄，從而構(gòu)建一個(gè)“物盡其用、人盡其責(zé)”的工作環(huán)境。在建筑部單位檔案管理中，要對(duì)項(xiàng)目施工的建材、流程、維護(hù)進(jìn)行完整的記錄，確保建筑事業(yè)安全穩(wěn)定發(fā)展。

而在事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展中，涉及到環(huán)境、行政、資源等各個(gè)方面，如果一旦出現(xiàn)檔案材料不全、信息無(wú)法解讀的情況，不僅會(huì)影響著員工的自身發(fā)展，也影響到事業(yè)單位的整體利益。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

從總體上看，在社會(huì)發(fā)展的諸多方面，檔案的數(shù)目和地位呈上升發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理工作并不是一項(xiàng)單純的“辦公室”工作，而是考驗(yàn)單位發(fā)展、員工思想的重要管理，當(dāng)今形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理所凸顯的問(wèn)題主要存在以下幾點(diǎn)：

（1）檔案管理工作的開(kāi)展遭遇“瓶頸”

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)資源信息的需求越來(lái)越大。檔案管理工作的門(mén)類眾多，項(xiàng)目更加細(xì)化。但是，事業(yè)單位的檔案管理工作卻遭遇到了一定的“瓶頸時(shí)期”。

因其工作性質(zhì)而言，檔案館工作是一項(xiàng)持久性的行政工作，從這個(gè)方面來(lái)說(shuō)，無(wú)法看到更多的“宣傳業(yè)績(jī)”，有很多部門(mén)責(zé)任人對(duì)檔案工作存有誤區(qū)，認(rèn)為這是一項(xiàng)無(wú)用的工作。單位責(zé)任人的態(tài)度也直接影響著基層工作人員的態(tài)度，因而有很多工作人員也對(duì)檔案管理工作抱有消極意識(shí)，認(rèn)為這是一項(xiàng)“費(fèi)力不討好”的工作，再加上他們?cè)谧陨順I(yè)務(wù)素質(zhì)上得不到專業(yè)的培訓(xùn)，所以檔案管理工作始終停留在“記錄”“整理”“封存”的傳統(tǒng)時(shí)期。

（2）檔案管理模式的發(fā)展較為“落伍”

在一些大中型檔案事業(yè)單位，檔案的管理已經(jīng)從紙質(zhì)的信息存貯中分離開(kāi)來(lái)，演變成了“信息化”“科技化”的發(fā)展規(guī)模。由于檔案工作人員的流動(dòng)性較大，在人事變動(dòng)的過(guò)程中，如果檔案的交接不能落到實(shí)處，就會(huì)變成“空檔”、“死檔”，無(wú)法建立一個(gè)完善的資料封存數(shù)據(jù)庫(kù)。

特別是在人員交接之際，僅僅憑借憑員工的經(jīng)驗(yàn)傳授不能保證接任人員的適應(yīng)性，很容易出現(xiàn)管理混亂的局面，在一些關(guān)鍵檔案的提取上，要著重提高使用單位的工作效率，不能及時(shí)更新發(fā)展檔案管理模式，極大的影響了工作效率。

（3）檔案管理制度的健全存有“間隙”

隨著時(shí)代的變更，檔案的變更更加迅速，需要工作人員及時(shí)保持檔案管理的時(shí)效性。但是，很多事業(yè)單位的管理的方式都不夠健全，既沒(méi)有形成完善的管理組織結(jié)構(gòu)，也不能建立高科技的檔案管理。特別是在各種環(huán)境的影響下，管理工作還偏重于瑣碎的紙質(zhì)資料，無(wú)法運(yùn)用計(jì)算機(jī)等高新管理技術(shù)，使科學(xué)性檔案工作存有間隙，而這些空缺的部分既浪費(fèi)工作時(shí)間，也不適宜時(shí)代的發(fā)展。

3 關(guān)于事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略分析

（1）逐步完善檔案管理制度

由于基層檔案工作中包含著大量的信息，所以對(duì)工作人員的耐心、細(xì)心和責(zé)任心都提出了多項(xiàng)考驗(yàn)，為了加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理制度，相關(guān)部門(mén)要在工作流程、規(guī)章制度、評(píng)價(jià)考勤等機(jī)制中加以完善 ，逐步落實(shí)檔案科學(xué)化建設(shè)管理。

例如，在檔案工作流程的制定中，要在加強(qiáng)檔案管理工作制度的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案宣傳工作，通過(guò)多項(xiàng)措施加強(qiáng)檔案工作的建設(shè)管理。在硬件設(shè)施方面，要建立堅(jiān)固的防水、防火等專用的存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)，配置標(biāo)準(zhǔn)化資料檔案柜，并確保柜體、柜面的完好無(wú)損。在一些歷史性較強(qiáng)的珍貴檔案資料中，要爭(zhēng)取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)設(shè)置專業(yè)加密性檔案柜，確保檔案史料的安全性。對(duì)于原始紙質(zhì)檔案，要建立專門(mén)的除濕設(shè)備，定期開(kāi)柜存驗(yàn)，加大安全措施的投入。

在具體規(guī)章制度上，要確保工作制度明確，通過(guò)各項(xiàng)手段，提高檔案管理的工作質(zhì)量。通過(guò)人員考察、組織學(xué)習(xí)、業(yè)績(jī)考核等形式，組織科學(xué)化、人性化相互結(jié)合的制度監(jiān)督策略，發(fā)揮檔案建設(shè)工作的最大效能。嚴(yán)格實(shí)施檔案審查制度，對(duì)于不符合檔案工作要求的要進(jìn)行及時(shí)的處理，要求相關(guān)對(duì)象補(bǔ)齊手續(xù)、重新審查，確保認(rèn)識(shí)檔案工作的效果。

（2）強(qiáng)化檔案科技化發(fā)展水平

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化管理方式的加強(qiáng)，在檔案管理模式的升級(jí)發(fā)展上，運(yùn)用信息化數(shù)字檔案管理呈現(xiàn)出了獨(dú)特的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，使事業(yè)單位進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和創(chuàng)新化。檔案管理人員要進(jìn)行系統(tǒng)化、科技化的歸納和整理。在解決檔案存儲(chǔ)空間的問(wèn)題上，通過(guò)檔案電子整理、壓縮的方式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步弱化紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間。并通過(guò)文本、圖片、視頻、音頻等方式，儲(chǔ)存在輕薄的電子芯片中。

例如，在最為常見(jiàn)的24G的U盤(pán)里，可以存儲(chǔ)成千上萬(wàn)的圖片、音頻，也能夠容納大量的大量的檔案信息，而它的成本大概在100多元左右，非常便于工作人員能夠在短時(shí)間內(nèi)壓縮海量的檔案信息。檔案工作人員可以充分利用這一優(yōu)勢(shì)，將信息資源存儲(chǔ)在U盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等不同的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中。

當(dāng)今社會(huì)下，人們對(duì)信息資源的認(rèn)知需求逐漸加大。很多人都希望能夠通過(guò)便捷的查詢著在實(shí)現(xiàn)檔案共享的基礎(chǔ)上，資源的流動(dòng)性。檔案管理者和可以通過(guò)建立文檔庫(kù)、影視資料庫(kù)和空間存儲(chǔ)庫(kù)等活動(dòng)，通過(guò)硬件、軟件設(shè)施，建立一個(gè)人性化的數(shù)據(jù)空間，讓用戶在調(diào)取資料的過(guò)程中，能夠根據(jù)編碼、關(guān)鍵詞，在最短的時(shí)間內(nèi)查閱到檔案資料。

（3）提高檔案工作隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)

在事業(yè)單位管理部門(mén)，單位部門(mén)管理者要從本質(zhì)上改變淡漠的工作態(tài)度，加大對(duì)檔案工作人員的關(guān)注度，并在檔案人員的培養(yǎng)上下足功夫。

例如，定期組織檔案信息化知識(shí)講座、通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、考核等機(jī)制，強(qiáng)化職工的綜合素質(zhì)能力，并建立完善的檔案信息管理考核機(jī)制。強(qiáng)化業(yè)務(wù)審查、績(jī)效考核等方法，提升他們的業(yè)務(wù)水平，逐步提高檔案管理人員的工作積極性，從而組建一支高效、創(chuàng)新、具有活力的事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)重要的發(fā)展內(nèi)容。想要做好檔案的管理工作，除了要加大對(duì)檔案管理的監(jiān)管和維護(hù)，還要在保持信息安全的基礎(chǔ)上，探究檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)行科學(xué)化發(fā)展的創(chuàng)新探究。廣大檔案管理工作人員要積極利用網(wǎng)絡(luò)云端等電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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