紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理中的安全管理措施

李星玉

摘 要：紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化即運用計算機(jī)技術(shù)將珍貴紙質(zhì)檔案儲存為電子資料的一種技術(shù)手段，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)代檔案管理工作需要，紙質(zhì)氣象檔案亟需向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。但在紙質(zhì)檔案掃描存檔的過程中可能存在一些安全管理問題，這些問題極大影響氣象檔案管理工作有序開展，鑒于此，本文針對數(shù)字化過程中的問題提出了若干可行的安全管理措施，以保障檔案的永久留存。

關(guān)鍵詞：氣象檔案；數(shù)字化；安全管理措施

目前，氣象檔案數(shù)字化工程已經(jīng)越來越成熟，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，更進(jìn)一步穩(wěn)固、加速了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。數(shù)字化檔案即使用相關(guān)技術(shù)實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案信息的采集、保存、搜索并建立起龐大的信息系統(tǒng)以供使用，檔案信息檢索人通過網(wǎng)絡(luò)查找相關(guān)的信息，與紙質(zhì)檔案相比，其更加快速便捷，省時省力。目前，本單位保存的都是一些珍貴的歷史氣象檔案（時間久遠(yuǎn)）、人工抄錄的各種氣象報表、自記紙等，這些資料僅此一份非常珍貴，對它們進(jìn)行數(shù)字化處理具有重大意義，不僅可以規(guī)避紙質(zhì)檔案保存過程中丟失、破損等問題，還可以為氣象數(shù)字化檔案館的形成做好奠基工作，并且提高檔案為防災(zāi)減災(zāi)、分析氣象服務(wù)的深度與廣度所作出貢獻(xiàn)。然而氣象檔案數(shù)字化在建設(shè)的過程中仍會遇到一些問題，如：檔案保存過程中受到空氣中特殊分子的影響，紙張變質(zhì)、破損、污染；電子信息經(jīng)更改后丟失不可還原等，所以，在紙質(zhì)檔案信息化過程中一定要保證已建立檔案的完整性和安全性。

1 什么是檔案數(shù)字化

“數(shù)字化”顧名思義就是建立電子信息庫，目前這種技術(shù)廣泛應(yīng)用于一些珍貴紙質(zhì)資料的收藏與留存，通過圖像掃描、數(shù)據(jù)壓縮與存儲等技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，形成媒體信息庫，有利于后期對信息的使用與處理，提高檔案的登記管理及利用率，真正實現(xiàn)檔案的服務(wù)作用。

2 檔案數(shù)字化處理中的若干問題

紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化的效果和好處已經(jīng)被大家廣泛認(rèn)可，但其操作過程還存在一些問題，主要表現(xiàn)為以下幾點：

（1）保存時間較久遠(yuǎn)的檔案，有顏色變化、字跡不清、蟲蛀等現(xiàn)象；

（2）檔案在進(jìn)行數(shù)字化的過程中相關(guān)的工作人員缺乏專業(yè)度，工作效率低下，檔案使用率普遍不高；

（3）紙質(zhì)氣象檔案版本多樣，編寫時間不同，規(guī)格也不統(tǒng)一，增加了分類、掃描等相關(guān)工作的工作量。

3 檔案數(shù)字化處理中的安全措施

（1）明確檔案數(shù)字化處理的內(nèi)容

由于儲存時間期限較長，資料較多，因此在數(shù)字化的過程中要明確哪些檔案是珍貴的、利用價值較大的，對于此類檔案要區(qū)別處理，加強(qiáng)保存，并優(yōu)先安排進(jìn)行數(shù)字化處理；相反的，一些年代久遠(yuǎn)，使用率較低，對后期研究并不能起很大作用的資料，可以安排在后期進(jìn)行數(shù)字化處理。處理的過程中要隨機(jī)應(yīng)變，順序可以先后調(diào)整，要細(xì)心、耐心確認(rèn)數(shù)字化的流程，盡量減少對紙質(zhì)氣象檔案的破壞與使用次數(shù)，盡最大可能地保護(hù)紙質(zhì)材料安全。

（2）重視數(shù)字化處理前的資料整理

數(shù)字化并不是簡單地對紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，在掃描之前還要對資料進(jìn)行整理，主要包括對紙質(zhì)檔案的修復(fù)及規(guī)范化，在處理之前保證材料能夠被理解，確保掃描的是有用的材料，對于一些紙張破損的部分也要做相應(yīng)處理，彌補(bǔ)掃描前紙張缺失、有誤信息等問題。

（3）確定數(shù)字化文件格式

數(shù)字化的進(jìn)程逐漸加快，廣泛應(yīng)用于全國各個行業(yè)各類資料，隨著各省對檔案的數(shù)字化處理，規(guī)格和種類越來越多，各個省份存儲使用不同形式將不利于對資料的整體使用，因此，應(yīng)統(tǒng)一氣象檔案數(shù)字化的格式，以便于各個省份之間的學(xué)習(xí)及交流，在互相溝通的基礎(chǔ)上逐步完善數(shù)字化技術(shù)，確保數(shù)字化文件的真實性、稀缺性，并保留其紙質(zhì)時期的作用，統(tǒng)一格式不僅有利于檔案真實、長久的保存，也便于今后的搜索和利用。

（4）制定數(shù)字化方案

數(shù)字化之前對資料進(jìn)行整理后，評估將其數(shù)字化的工作量并安排相應(yīng)人員、設(shè)備，對工作周期、所需經(jīng)費等進(jìn)行合理安排，在工作進(jìn)行之前制定全程工作方案，盡量細(xì)化到個人、不同的時間節(jié)點等，以確保在數(shù)字化處理的過程中降低其危險。紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化是一個龐大的工程，所需資金多、數(shù)字化技術(shù)要求高、持續(xù)時間長，所以在檔案數(shù)字化處理的過程中要盡可能做到每一步都十分仔細(xì)。

（5）制定工作責(zé)任制

據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)遵守氣象檔案數(shù)字化的安全保管、保密的工作責(zé)任，不僅是檔案數(shù)字化的需要，平時的工作中也要不斷完善相關(guān)的崗位責(zé)任。為此檔案保管人員要明確本人的工作職責(zé)，真正履行檔案數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)及手續(xù)，從最初檔案出庫、整理規(guī)范、數(shù)字化，到數(shù)據(jù)庫的不斷更新以及最終對紙質(zhì)檔案的重新整理入庫等，對涉及的任何一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該交予專門的人負(fù)責(zé)，但凡出現(xiàn)任何紕漏都能夠及時查找問題源頭、第一時間解決問題，在確保紙質(zhì)檔案安全的同時保證了數(shù)字化的順利進(jìn)行。

（6）強(qiáng)化檔案流向登記

在檔案出庫的同一時間要做好登記工作，便于明確今后查找的方向性，同時專門準(zhǔn)備與檔案出庫工作相配套的登記表，其中登記表內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個方面：資料名稱、冊數(shù)、進(jìn)出庫時間、使用前/后紙張情況等，并在認(rèn)真填寫之后要求專人簽字確認(rèn)，保證檔案在數(shù)字化的過程中每個環(huán)節(jié)都有書面登記，此外，準(zhǔn)備的登記表還要有以下內(nèi)容：與“檔案初步整理及規(guī)范”相配套的《檔案初步處理登記表》、與“數(shù)字化處理”相配套的《檔案數(shù)字化登記表》、與“數(shù)據(jù)庫更新后”相配套的《數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)登記表》、與“數(shù)字化之后紙質(zhì)檔案歸檔”相配套的《檔案歸檔登記表》等。

（7）選定專用場所

紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化工作較為復(fù)雜，需要細(xì)致、穩(wěn)定的工作環(huán)境，因此這項工作應(yīng)在專門的場所進(jìn)行，同時保證工作環(huán)境的安全可靠性，基礎(chǔ)設(shè)施齊全，包括應(yīng)急防盜設(shè)施、消防裝備及視頻監(jiān)控設(shè)施，鑒于檔案的性質(zhì)，還應(yīng)禁止在工作臺擺放飲水杯及相關(guān)有可能對檔案造成污染的物品；場所內(nèi)應(yīng)制定相關(guān)的工作人員管理制度，杜絕閑雜人等進(jìn)入工作室；同時配備相應(yīng)的應(yīng)急方案，以免在意外發(fā)生時造成慌亂，確保檔案安全。

（8）增強(qiáng)保密意識

氣象檔案數(shù)字化要求選擇具備相關(guān)資質(zhì)的公司，確保能夠嚴(yán)格執(zhí)行處理方案，不會在檔案數(shù)字化處理的過程中出現(xiàn)檔案丟失、破損、污染等情況，不會因為工作人員的粗心造成檔案記錄脫節(jié)等。同時，嚴(yán)令禁止不可將氣象檔案帶離工作場所，任何因工作原因?qū)n案帶出工作場所的要嚴(yán)格執(zhí)行保密措施，以確保檔案的安全。在此之前要還應(yīng)詳細(xì)了解外包公司是否對工作人員進(jìn)行過相關(guān)培訓(xùn)，確保已制定相關(guān)管理制度等。

4 結(jié)語

紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代的必然趨勢，同時對于防災(zāi)減災(zāi)、相關(guān)科學(xué)研究工作作用重大，因此采取有效措施確保紙質(zhì)氣象檔案的安全，最大限度遏制出現(xiàn)檔案污染、毀壞等現(xiàn)象，保證其數(shù)字化處理的順利進(jìn)行。

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