于惠敏

（內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，內(nèi)蒙古 赤峰 025450）

檔案管理現(xiàn)代化

于惠敏

（內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，內(nèi)蒙古 赤峰 025450）

檔案管理對各行各業(yè)來說都有極為重要的作用，隨著當(dāng)今社會(huì)高新科技的迅猛發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢，本文以檔案現(xiàn)代化的必要性，及當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)合理的分析探究，并有針對性給出實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施。

檔案現(xiàn)代化；必要性；發(fā)展現(xiàn)狀；有效措施

檔案管理現(xiàn)代化是一種具有高科技、高技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理方式，在實(shí)際應(yīng)用中有效的提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，使基層檔案管理工作人員可以更好的對檔案進(jìn)行管理，有利于我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

社會(huì)不斷的發(fā)展與進(jìn)步的同時(shí)，也在很大程度上推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)和檔案技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類變得越來越復(fù)雜，隨著微縮型、聲像型、機(jī)讀型等等新型載體檔案越來越多的產(chǎn)生，對檔案的保管和利用技術(shù)帶來了一定程度上的沖擊，這些新型再提檔案對收藏條件、保管技術(shù)以及利用手段都有很高的要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)明顯的落后了。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對檔案的利用率越來越大，對檔案管理方面的要求也變得更高，手工檔案管理的方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)今人們的需求。因此，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，要完成這一點(diǎn)，就需要以計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成［1］。

我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的飛速發(fā)展，不開對政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等方面檔案材料的綜合應(yīng)用，國家對于檔案的需求也變得越來越大，要想更好為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)服務(wù)，以往的檔案管理方法已經(jīng)不適合了，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)；為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供全方位的服務(wù)，滿足當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要［2］。

二、我國當(dāng)前檔案現(xiàn)代化的發(fā)展現(xiàn)狀

近年來，我國檔案現(xiàn)代化取得了重大的發(fā)展，已經(jīng)初步滿足了社會(huì)發(fā)展的需要，但在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中仍然存在著許多不足之處，筆者通過查探資料，發(fā)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化中的不足之處只要有以下幾點(diǎn)：

（一）基層檔案管理人員對檔案現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不足

在檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際應(yīng)用之中，大多數(shù)檔案管理人員對檔案現(xiàn)代化管理比較陌生，不能夠熟練的使用檔案管理設(shè)備，因此導(dǎo)致檔案管理設(shè)備被閑置了下來，使其在日常檔案管理工作中發(fā)揮不了作用。造成這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理單位忽視了對基層檔案管理人員的培訓(xùn)。大多數(shù)基層檔案管理人員就算已經(jīng)了解到了檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)點(diǎn)，也希望使用檔案管理現(xiàn)代化提高工作效率，但由于其工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)的不足，以至于不能很好地利用設(shè)備來進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作［3］。

（二）檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作不夠充分

在我國目前的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀中，很多檔案管理部門在準(zhǔn)備不充分的條件下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作，檔案管理現(xiàn)代化需要以計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相互結(jié)合來完成，在對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理期間，所要輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)都要通過手工完成，工作人員必須具備良好的數(shù)據(jù)輸入能力，這一點(diǎn)優(yōu)劣將決定檔案管理現(xiàn)代化工作的優(yōu)劣。因此，在準(zhǔn)備補(bǔ)充分不充分的情況下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化，其效果必然不會(huì)太好［4］。

（三）檔案管理單位的發(fā)展不平衡

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化期間，由于各個(gè)單位之間經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人才資源等方面的原因，導(dǎo)致有些單位的計(jì)算機(jī)性能比較低，有些的單位計(jì)算機(jī)的性能比較好，以至于單位之間計(jì)算機(jī)的型號(hào)性能方面都有著很大的差異。因此，在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理期間沒有良好的通用性，大多數(shù)數(shù)據(jù)也無法實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致全國檔案管理現(xiàn)代化管理工作缺乏統(tǒng)一性。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

（一）提高基層檔案管理人員的工作素質(zhì)

基層檔案管理人員的工作素質(zhì)決定了檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，因此在檔案管理現(xiàn)代化的所準(zhǔn)備階段，要對基層檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，對檔案管理重要性進(jìn)行有效的宣教。通過一系列科學(xué)合理的培訓(xùn)，使基層檔案管理人員學(xué)會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的操作方法，明確其意義與內(nèi)涵，從而有效的提高基層檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)，促使檔案管理現(xiàn)代化工作的質(zhì)量提高。為了保證基層檔案管理人員能夠在實(shí)際工作中有效地運(yùn)用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備，檔案管理單位在對員工進(jìn)行培訓(xùn)期間，一定要著重培養(yǎng)員工的實(shí)踐能力，使其能夠有效的掌握檔案管理現(xiàn)代化的使用方法，并且能夠有效地解決在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理期間所遇到的問題［5］。

（二）做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不但要做好對基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作，做好準(zhǔn)備工作也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化較為重要的一點(diǎn)。準(zhǔn)備工作主要的工作內(nèi)容就是要更深層次的加工檔案信息，這就需要較好的完成檔案的著錄工作，以及檔案的標(biāo)引工作；準(zhǔn)備工作是十分繁瑣復(fù)雜的，這主要是對檔案信息進(jìn)行有效的管理，這是檔案管理現(xiàn)代化所必須做好的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因此，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)備工作期間，檔案管理單位要對檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備；此外，在面對基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無法有效的學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)的情況，檔案管理單位要聘請一些在此方面有專業(yè)技術(shù)，以及有過硬理論知識(shí)基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案管理人員對己方員工進(jìn)行帶教，使己方檔案管理人員有效的學(xué)習(xí)到豐富的現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)和技能，有利于日后現(xiàn)代化檔案管理工作質(zhì)量的提高［6］。

（三）提高檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一性

我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中遇到的很多問題都是因?yàn)槿狈y(tǒng)一性而引起的，檔案管理的統(tǒng)一性對于檔案管理現(xiàn)代化來說具有非常重要的意義，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理是必不可少的。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作期間，要對各個(gè)檔案管理部門的采購工作做出統(tǒng)一的規(guī)劃；此外，進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享也是非常重要的一點(diǎn)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享統(tǒng)一規(guī)劃期間，要注重做好檔案數(shù)據(jù)的安全工作，避免數(shù)據(jù)信息被不法分子篡改或竊取的情況發(fā)生［7］。

四、結(jié)束語

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然需求，因此，我國檔案管理部門要努力做好檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)工作，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法，從多方面出發(fā)，努力做好檔案管理現(xiàn)代化這一系統(tǒng)復(fù)雜的工程，提高檔案管理效率，將強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，對我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)與發(fā)展做出重大的貢獻(xiàn)。

［1］全東虎.有關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：59-60.

［2］曾秀蘭.淺議檔案管理現(xiàn)代化［J］.承德石油高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2014（5）：91-94.

［3］李燕.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策分析［J］.管理觀察，2014（29）：43-44.

［4］邱曉威，馮友英，張占江，夏軍，郭莉珠，蔡則.關(guān)于我國檔案管理現(xiàn)代化問題的研究報(bào)告［J］.檔案學(xué)研究，1994（2）：2-7.

［5］宋寶英.檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考［J］.世紀(jì)橋，2009（3）：155-156.

［6］王雪紅.檔案管理現(xiàn)代化的探究［J］.東方企業(yè)文化，2015（1）：119+123.

［7］趙麗華.檔案管理現(xiàn)代化探索［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013（8）：227-228.

G271

A

于惠敏（1970-），女，內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗人，就職于內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，職稱：館員，研究方向：檔案管理。