當前高校學籍電子注冊工作現(xiàn)狀及對策分析

王文影北京青年政治學院　北京　100102

當前高校學籍電子注冊工作現(xiàn)狀及對策分析

王文影
北京青年政治學院北京100102

學籍管理屬于高校教學管理中的重要工作內(nèi)容，屬于高校信息分析前提與基礎。電子注冊制度的開展，深入規(guī)范了高校的各種辦學措施，切實完善了高校的學籍注冊制度，對學籍管理工作有了更高要求，在這之中開展優(yōu)化學籍管理的操作，最大程度地利用信息技術方式，強化管理隊伍的建設，擴大至信息核審力度等方式完成學籍電子注冊工作的有效方式。文中簡述了高校學籍電子注冊管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容，并且就其存在的問題與具體的對策做了重點論述。

學籍管理；電子注冊；執(zhí)行方式

當下，我國的高等教育已經(jīng)進入普及化的教育階段，高校在校學生的數(shù)量日漸增多的同時，學籍材料的包含范圍與所轄內(nèi)容也逐漸擴大，學籍管理工作正面臨一些全新的問題。怎樣強化服務管理意識，實現(xiàn)學生為本的原則，科學的實現(xiàn)學籍管理工作效率的提升，為學校的領導決策提供服務，為教師的教學工作提供服務，這些都是高校學籍管理工作人員需要重視的關鍵性研究內(nèi)容。我國早在21世紀就開始了學籍信息管理的電子注冊，學籍管理的變革對提升我國高校的辦學管理水平發(fā)揮了巨大的作用，對促進我國高校的改革起了推動性作用?？墒且驗閳?zhí)行時間不長，電子注冊制度在高校的實施過程中還存在不少問題，以此，文中從技術層面入手，對高校學籍電子注冊制度的完善提出了幾點看法。

1　高校學籍電子注冊管理體系的基本內(nèi)容

就技術層面來說，一個相對完善的電子注冊檔案體系，需要最少包含以下幾方面的內(nèi)容。

1.1新生入學管理

這一部分的內(nèi)容屬于電子注冊體系當中的基本內(nèi)容，主要的作用在于對新生信息等內(nèi)容做管理，把新生帶來的個人檔案等各種有關材料錄進電子庫中組成學生的電子信息檔案，主要用途在于新生入學階段的管理，當成新生入學時最基本的檔案存儲信息。新生管理的過程中，可以使用已經(jīng)建設好的模板將學生的班級與學號編排好，并且可以使用列選字段印刷的方式，進行新生花名冊印制。

1.2注冊管理模式

新生將班級與學號編制好之后，便能夠開展下一項工作內(nèi)容，便是“新生注冊”，新生注冊的工作分成兩方面，首先是開展項目設置注冊，之后是注冊操作。新生注冊工作完成之后，將其轉(zhuǎn)入在校生的管理庫完成統(tǒng)一集中管理。而已經(jīng)注冊的學生各種檔案信息，需要全部上傳至學信網(wǎng)做備案。備案之前一定保證所有信息的準確性，不能出現(xiàn)任何問題，一旦有問題出現(xiàn)需要及時改正，并且在得到上級主管部門核準之后再確認修改。

1.3 學籍管理部分

整個管理信息管理系統(tǒng)的核心就是學籍管理，這也是學生基本檔案信息的收錄處。學籍管理的內(nèi)容相對復雜，主要包括三方面的內(nèi)容，第一種是有學籍在校生，第二種是無學籍在校生，第三種是取消學籍學生。[1]有學籍的在校學生學籍管理，需要在學生畢業(yè)之后為其發(fā)放畢業(yè)證書，并且將學生的學歷檔案等畢業(yè)生注冊信息上報學信網(wǎng)，以保證學生本人和用人單位能夠查到這些學生的學歷信息。學籍管理這一塊內(nèi)容的使用過程中，需要注意的是定期地對數(shù)據(jù)信息的合法性做檢驗。

1.4學歷證書管理

這一部分的內(nèi)容在于把在校過程內(nèi)和畢業(yè)條件相適應的學生信息生成預計的畢業(yè)生名單，將其生成的預計畢業(yè)生名單逐一核對，上報學信網(wǎng)審核，審核通過之后再開始準備畢業(yè)證書的工作。除此，還要求單獨設立一個補證、換證學生的管理庫做后續(xù)管理。

1.5綜合檔案信息管理

這一部分的功能內(nèi)容包括的學生信息相對全面，管理難度也更為復雜，綜合檔案的信息管理在和其他功能結合之后，組成了相對完整的學生綜合性電子管理檔案，綜合檔案信息全部是在學生在校時期內(nèi)被不斷完善與不斷補充而組成的立體型檔案信息管理材料。[2]

2　高校學籍電機注冊工作中存在的問題

2.1學籍學歷信息管理平臺設計過程中的問題

使用學籍學歷信息管理平臺開展學生的學籍電子信息注冊的過程中，存在著信息管理平臺設計問題，對學籍電子注冊的工作造成了嚴重影響。[3]例如：

(1)新生電子數(shù)據(jù)核對上傳的過程中，數(shù)據(jù)庫結構當中的某些字段寬度是放不下的；

(2)數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計的過程中，顯示窗口設計中的記錄數(shù)據(jù)過少，要查看或者下載統(tǒng)計表時，需要多次翻頁，極不便利；

(3)新生的學籍電子注冊中不包括專升本學生信息；

(4)某些窗口的操作菜單過于隱蔽。

2.2問題協(xié)調(diào)與解決機制不足

學籍電子注冊制度要求教育部門、省教育廳和學校三方一同合作，在彼此密切的配合下才能夠順利有序地開展，可是當下這種問題快速解決與協(xié)調(diào)的機制還不足，在學籍電子注冊問題的解決與協(xié)調(diào)過程中存在較大問題，以至于造成各個高校在遇到問題的情況下得不到及時的幫助，不懂得該怎樣處理，另外由于學籍電子注冊存在嚴格的時間限制，要在短時間內(nèi)處理好工作事物，責任巨大，這在某種層面上對學籍管理人員造成了較大的工作壓力。

2.3缺乏和學籍電子注冊制度相配套的學籍管理機制

學校開始使用學籍電子注冊制度之后，各個高校需要聯(lián)合完備的配套學籍管理制度，才可能確保學籍電子注冊制度的順利開展?？墒钱斚乱恍└咝W籍管理的重視程度不足，缺乏統(tǒng)一、詳細、與實際情況相適應的學籍管理制度，在學籍材料整理的過程中，一些高校尤其是民辦的一些高校使用的還是傳統(tǒng)陳舊的方式，造成學籍管理工作范圍過于模糊，缺乏一個統(tǒng)一系統(tǒng)的標準，所收集的各種學籍數(shù)據(jù)資料存在疏漏，以至于造成上呈的學籍電子注冊數(shù)據(jù)有問題。一些非公辦的學校為了能夠投入更少的辦學成本，在學籍管理過程中不愿意投入人力物力財力，以至于使得學籍管理的規(guī)章制度不夠健全，學籍檔案管理的優(yōu)劣完全受制于管理教師的辦事方式與個人責任心，以至于學籍材料的辨別審核、歸檔整理以及保存等過程中的辦事內(nèi)容存在較大疏漏。

3　做好學生學籍電子注冊的幾點建議

3.1樹立人本主義思想，建立健全學籍電子注冊制度

電子注冊制度的實施需要在某種程度上將傳統(tǒng)學籍管理工作過程中的程序與制度做優(yōu)化，首要一點是轉(zhuǎn)變觀念、革新創(chuàng)新。所以服務意識的樹立不可缺，將學生為本的觀念貫徹到整個的學籍管理過程中，幫助學生更好地將一些實際問題解決，積極為學生提供幫助與服務，開展好學籍電子注冊工作，堅持落實貫徹黨的教育方針與相關的法令政策，實現(xiàn)有法可依、有章可循、提升教學質(zhì)量的目的。

3.2擴大學生學籍電子注冊宣傳力度及時更正錯誤信息

新生剛剛入學的時候，學校就要大力向新生宣傳電子注冊的用處與重要性，讓新生對電子信息注冊與自身的直接關聯(lián)有一個簡單的了解，讓學生明白電子注冊和自己將來的在校學習、畢業(yè)工作，甚至日常生活等都有密切關聯(lián)。[4]只有學生對此項問題有高度的重視了，才可能在原始信息的采集過程中，避免一切不負責任的行為出現(xiàn)，對信息不正確的學生，需要讓學生提前準備好各種材料，加快信息的改正力度。

3.3深化學籍信息管理平臺建設

教育部的學籍信息管理后臺，是電子注冊工作開展的一項重要工具，也是直接表現(xiàn)了日常學籍管理工作的渠道。[5]每一位學籍管理人員都希望這個平臺具備便利的使用操作方式、豐富的運行功能與穩(wěn)定的管理后臺。因此強化學籍平臺建設，加強平臺功能的完善力度，對提升電子注冊工作效率有著十分重要的作用。針對當下學籍信息管理平臺運用過程中存在的缺陷，各個高校需要結合其工作的實際情況，提出具體的指導指導與改正計劃，將其移交至省教育廳，再統(tǒng)一由省教育廳將問題反映上教育主管部門。教育部門需要依照上呈的匯總意見及時組織專業(yè)人員對現(xiàn)有的學籍平臺做優(yōu)化與升級。另外，針對此平臺在操作過程中出現(xiàn)的問題，也可以將其放到開放的網(wǎng)絡技術論壇上，征求解決方案，及時將問題解決，慢慢建立完善網(wǎng)絡辦公方式。除此之外，還需要在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)集中擁堵的時候，加大服務器或者合理分流下載量將擁堵問題解決。完成學籍平臺升級后，各種后續(xù)的操作流程與工作手冊都需要及時跟進。

3.4建立多樣化培訓開展人性化管理

高校需要成立專門的部門擔任學生的學籍管理工作，配備至少兩名專職學籍管理人員， 挑選有積極思想素質(zhì)、專業(yè)業(yè)務能力與認真負責的工作人員填充到學籍管理的隊伍當中，并且構建一個良性的人才培養(yǎng)計劃，建立完善的激勵制度與年終考核制度等方式，激發(fā)管理人員在工作過程中的熱情，讓其以一種主動的思想態(tài)度迎接業(yè)務工作。

4　結束語

現(xiàn)下我國高校電子注冊制度的建設基本完成，已經(jīng)慢慢地步入正軌，可是在其日常管理過程中還是存在不少問題，未來需要在實踐過程中不斷地發(fā)展完善，重視電子注冊工作中的幾項執(zhí)行工作，同時依照運行過程中存在的具體問題采取相適應的解決方式。當下我國的高校學籍管理制度還不夠完善，要求加強和外界的溝通交流，學習先進的管理模式，總結工作經(jīng)驗，加快其發(fā)展建設，讓電子注冊在高校學籍管理過程中發(fā)揮促進性作用。

[1] 高櫻.高校學籍學歷電子注冊工作的現(xiàn)狀及對策研究[J].新課程(下)，2013(3):20-21.

[2] 李玉珊.高校學籍學歷電子注冊工作中存在問題的研究[J].科教文匯(中旬刊)，2011，(1):199-200.

[3] 孫東妮.信息化背景下高校學籍學歷電子注冊工作的思考[J].企業(yè)家天地(理論版)，2011(3):138-139.

[4] 逄桂博.淺談高校學籍學歷電子注冊工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江科技信息，2009(36):339.

[5] 趙香棉.淺談如何做好高校學籍學歷電子注冊工作[J].科協(xié)論壇(下半月)，2010(1):173-174.

An Analysis on the Electronic Registration of Student Statusmanagement in Colleges and Its Countermeasures

Wang Wenying
Beijing Youth Politics College， Beijing， 100102， China

The student statusmanagement an important content of teachingmanagement in colleges， which is the the premise and foundation of college information analysis. The development of electronic registration system has regulated themanagementmeasures and improved students registration system of colleges， which raise a higher request to the student statusmanagement.To optimize the student statusmanagement，maximize the use of the information technology， strengthen the construction ofmanagement teams， expand the information audit efforts and so on， are the effective way to complete the enrollment electronic registration work.This paper introduces the basic content ofmanagement system of enrollment electronic registration in colleges，and focuses on the existing problems and countermeasures in detail. Key words: student statusmanagement； electronic registration； executionmode

2014-12-14

王文影，助理研究員。