顧同江　安金鵬

通過調(diào)研及探討，本文對電力企業(yè)集團檔案信息化建設提出了一些見解。

【關鍵詞】檔案 信息化 企業(yè)管理

1 當前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問題

1.1 檔案管理模式

隨著公司的發(fā)展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導致嚴重的后果?，F(xiàn)在使用的軟件都沒有實現(xiàn)全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺的數(shù)據(jù)導入時出現(xiàn)丟失；在日常管理中，時常出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象；數(shù)據(jù)庫無法備份，數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號紊亂等。

1.2 檔案存儲模式

當前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲介質(zhì)。集團不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

1.3 檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。

由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團企業(yè)，所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現(xiàn)資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。

2 集團數(shù)字檔案館的設想和建設方案

集團式管理的企業(yè)，下屬機構眾多且層次復雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。并且各所屬機構業(yè)務重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構都設有獨立的檔案管理機構，相對獨立地對本機構的檔案進行管理和利用。

集團企業(yè)檔案信息化建設的目標就是要實現(xiàn)所屬機構與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯(lián)互通。根據(jù)總部及所屬機構網(wǎng)絡基礎建設情況，信息化系統(tǒng)建設模式，程度以及系統(tǒng)維護能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設方案。方案中應充分考慮應用規(guī)模大而廣，注冊用戶數(shù)量多，對系統(tǒng)性能要求高等因素，應具備良好的網(wǎng)絡環(huán)境，總部與下屬機構通過專網(wǎng)或VPN連接，最終實現(xiàn)總部與屬下機構形成分布式虛擬數(shù)字檔案館。

2.1 檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)的功能

檔案信息系統(tǒng)提供檔案從形成到利用或銷毀的全過程管理功能，對文件的產(chǎn)生進行超前控制，包括對文件進行初步鑒定、著錄歸檔標識及邏輯歸檔等。系統(tǒng)應具備符合國家檔案管理相關規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)，還要求具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程、圖書及其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供科學的查詢、統(tǒng)計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

實現(xiàn)整個檔案管理業(yè)務流程的全面數(shù)字化。通過檔案管理與其它業(yè)務流的集成，建立文檔一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各類電子文件實時歸檔（邏輯歸檔，即在線歸檔）。通過與其它系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監(jiān)控，實時接收，用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務各流程進行管理，從而真正實現(xiàn)文檔一體化。

總部和各下屬機構的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個虛擬檔案館?？偛靠梢圆殚喌礁飨聦贆C構的檔案信息資源，各所屬機構的檔案信息由相應的檔案管理部門自行維護。系統(tǒng)用戶可通過局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，在任何時刻、任何地點享有檔案信息或其它信息資源查詢和閱覽服務。

建成各類數(shù)字信息資源庫，并對數(shù)據(jù)進行有效的組織和挖掘，為全集團的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的服務。建成后的數(shù)字檔案館的數(shù)字信息資源庫的內(nèi)容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、矢量化圖紙、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網(wǎng)絡聯(lián)接成超大規(guī)模的知識庫。通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為公司的生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)以及高質(zhì)量的服務。

2.2 技術方案

參考OAIS模型建立基于J2EE平臺的標準化、可擴展、多全宗協(xié)同的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng)；具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務等一系列功能；為檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個性化的檔案查詢服務以及其他相關服務；為用戶提供基于WEB的界面，包括：用戶提交界面、搜索界面、系統(tǒng)管理界面等各種界面。利用Java虛擬機和Java服務器技術，系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)；采用強大的工作流引擎建立檔案管理工作相關業(yè)務的審批流程。

采用XML技術、基于J2EE平臺、以JAVA語言開發(fā)的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng)，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多種關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。系統(tǒng)的通訊協(xié)議采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根據(jù)檔案管理的特點，檔案的應用程序、處理的數(shù)據(jù)及實際的計算廣泛的分布于網(wǎng)絡中，為了平衡這種分布，采用RMI技術實現(xiàn)系統(tǒng)的分布式計算，RMI是遠程方法調(diào)用（Remote Method Invocation）。RMI技術可以實現(xiàn)檔案業(yè)務所涉及的數(shù)據(jù)遠程移交，即檔案機構的下級單位的數(shù)據(jù)可以主動或被動的通過網(wǎng)絡傳輸遷移至主管機構的數(shù)據(jù)庫中。

3 實施方案

（1）第一步：統(tǒng)一建設集團公司總部與各下屬機構的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對歷史檔案的數(shù)字化管理、實現(xiàn)對現(xiàn)行文件的有效管理、實現(xiàn)與現(xiàn)有各系統(tǒng)的無縫接口。

（2）第二步：實現(xiàn)集團公司總部可以通過統(tǒng)一的界面查閱各下屬機構的檔案信息資源。

（3）第三步：實現(xiàn)集團公司總部與各下屬機構檔案信息資源的互聯(lián)互通。

（4）第四步：基于集團公司總部、各下屬機構的數(shù)字化檔案資源，開發(fā)超大規(guī)模、分布式虛擬數(shù)字檔案館，建立集團數(shù)字檔案館。

通過建成的數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息化，做到業(yè)務規(guī)范化，機構網(wǎng)絡化，數(shù)據(jù)電子化，進一步促進企業(yè)集團邁向國際化。

作者單位

新疆信息產(chǎn)業(yè)有限責任公司 新疆維吾爾族自治區(qū)烏魯木齊市 830002endprint