中職學(xué)校照片檔案收集管理問題研究

王先珍

（浙江省青田縣職業(yè)技術(shù)學(xué)校 浙江青田 323900）

中職學(xué)校照片檔案收集管理問題研究

王先珍

（浙江省青田縣職業(yè)技術(shù)學(xué)校 浙江青田 323900）

照片檔案是在中職學(xué)校教學(xué)、管理工作中直接形成的，因其真實性、形象性、具有了比一般檔案更大的通用價值。它是中職學(xué)校檔案的一個重要組成部分，以其獨特的形式與風(fēng)格反映了學(xué)校悠久的歷史面貌。通過利用照片檔案進(jìn)行編史修志、德育教育、出版畫冊、對外宣傳等，不僅使后人從中了解學(xué)校的發(fā)展歷史，還能給人們留下深刻的直觀印象。本文探討了中職學(xué)校照片檔案收集管理問題。

中職學(xué)校 照片檔案 收集管理

一、照片檔案的收集與歸檔工作

1.增強歸檔意識

檔案部門應(yīng)經(jīng)常性地向廣大教職員工宣傳檔案照片管理工作的重要性，切實提高教職員工的檔案意識和檔案法制觀念，配合檔案部門做好照片檔案歸檔工作。各部門應(yīng)配備專兼職人員負(fù)責(zé)照片檔案的收集并及時進(jìn)行整理歸檔，各部門的檔案工作人員要了解和熟悉本部門形成照片的總體情況，凡是在工作活動中辦理完畢的具有保存價值的照片（包括底片、照片、文字說明）均應(yīng)及時歸檔，保證照片檔案不流失，不損耗。檔案部門工作人員要積極主動做好日常照片檔案的收集工作，積極與教學(xué)、科研、宣傳等部門加強聯(lián)系和給與工作指導(dǎo)，使業(yè)務(wù)部門順利完成照片檔案的收集工作。

2.健全歸檔制度

為使照片檔案收集工作有章可循，學(xué)校檔案部門應(yīng)結(jié)合學(xué)校實際制定切實可行的照片檔案歸檔制度，將照片檔案的收集整理工作提上日程，使之照片檔案管理規(guī)范化；明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔照片質(zhì)量要求等，使照片檔案收集管理工作渠道暢通。

3.明確歸檔內(nèi)容

照片檔案收集時，要考慮照片內(nèi)容的一致性，又要保持時間上的連貫性，即準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項活動的全過程。檔案管理工作人員要善于抓住學(xué)校重大事件，主動收集照片存檔，如有關(guān)學(xué)校歷史沿革、歷任校領(lǐng)導(dǎo)、重大歷史事件、教學(xué)、科研、管理、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、友好往來與對外開放、校慶、黨團(tuán)活動、教學(xué)名師、優(yōu)秀畢業(yè)生、文體活動、招生宣傳、歷屆畢業(yè)生合影、校友照片、評先創(chuàng)優(yōu)、校園風(fēng)景等方面的照片。學(xué)校檔案室也可通過通告等向全校師生收集照片檔案，為確保照片檔案的完整性，還可主動參與報道學(xué)校重大事件活動，主動將一些沒有照片檔案的只有實物檔案的獎牌、獎旗、證書、領(lǐng)導(dǎo)題詞等及時掃描或拍攝。

二、照片檔案的編輯與鑒定

1.按照片內(nèi)容準(zhǔn)確鑒定，每次事件主題照片選擇有代表性的幾張即可，按照片檔案的收集范圍、年度、時間、地點分門別類裝冊，要配有充分說明的文字。其中，題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者不可少。主體文字的說明要簡潔明了，每一次事件有總說明，每張照片在配份說明，讓其更有說服力，也更能增加照片檔案的可信度。

2.重大事件照片中關(guān)鍵人物須標(biāo)示姓名、職務(wù)、照片中所處位置。建立照片檔案信息庫，定期檢查，及時備份，每隔兩年應(yīng)對照片底片進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

3.照片檔案的分類可按照“年度———問題”進(jìn)行，即把不同年度的照片先分開，同一年度的照片再按其反映的內(nèi)容進(jìn)行分類。根據(jù)實際需要也可按“問題———年度”或照片的作者（攝影者）分類。無論采取哪種方法分類，都應(yīng)便于保管和利用。

4.擬寫照片標(biāo)題和文字說明，是整個照片的有機組成部分。照片和文字說明是意形結(jié)合的整體，是互相依存、互相印證，密不可分的。文字說明由時間、地點、人物、事由、背景、攝影者六要素組成，時間即拍攝時間，地點即被攝物所在的具體地點，人物是指照片上主要人物的姓名、身份，事由是照片所反映事件和事物的情由，背景是指對揭示照片主題具有一定作用的背景，攝影者即該照片的拍攝者。在編寫照片標(biāo)題時，一定要綜合運用六個要素，概括地揭示照片影象的全部信息，語言要簡潔、明了，突出重點。

5.照片分類后，將照片組成案卷，一般一項內(nèi)容為一卷；數(shù)量不多、內(nèi)容相近的也可組成一卷。照片的編號，按每頁從上到下、從左到右的順序依次編號，一張照片為一個序號即照片號。照片的分類號、案卷號和照片號應(yīng)在每張照片的背面標(biāo)明，以便利用后迅速歸入原卷。照片經(jīng)過分類整理后，要編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。照片檔案卷內(nèi)目錄的項目包括：照片號底片號、照片題名、頁號、備注。底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經(jīng)確定類別的底片號再加分類號。

6.將數(shù)碼照片刻錄成光盤。數(shù)碼照片刻錄光盤分兩部分進(jìn)行：第一步是每一項活動的數(shù)碼照片組成一個文件夾，以8位日期加活動內(nèi)容關(guān)鍵字為文件夾名稱，文件夾內(nèi)照片按數(shù)字順序命名，該組照片的文字說明同時放于文件夾內(nèi)。第二步是將數(shù)碼照片沖印出來，再按傳統(tǒng)照片的歸檔方法進(jìn)行歸檔管理，底片號可以用光盤號代替。

三、照片檔案的開發(fā)和利用

1.要運用好現(xiàn)代化管理工具進(jìn)行校園照片檔案管理。照片檔案整理、歸檔好后，我們還應(yīng)該對其進(jìn)行信息化處理，將其掃描錄入電子計算機，以電子文件的形式進(jìn)行保存。這種保存方式的好處在于節(jié)省空間，儲存信息量大，能夠備份，不會因為照片損壞而造成信息流失。目前，這種現(xiàn)代化的照片管理方式正被漸漸應(yīng)用于照片檔案管理工作中，但還有一些傳統(tǒng)照片沒有被轉(zhuǎn)化成電子形式，隨著時間的流失，這些照片可能還會因為褪色、影像消失而失去信息記錄的價值。

2.要把學(xué)校照片檔案管理工作與校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相結(jié)合。學(xué)校要設(shè)立專門部門進(jìn)行照片管理工作，同時學(xué)校的各個部門也應(yīng)當(dāng)有專門人員向照片檔案管理部門提供有收藏價值的照片資料。照片檔案管理部門要通過網(wǎng)絡(luò)與這些人員及時交流，掌握各部門照片檔案的收集管理情況。我們要確保各部門專門照片收集人員的專業(yè)水平，使他們收集的照片資料符合照片檔案管理要求。加強校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使校園管理的各個部門有機結(jié)合起來，這樣收集到的照片檔案、資料才具有完整性和有效性。

3.我們要做好照片檔案的深度挖掘和保護(hù)工作。照片檔案的保存不應(yīng)該僅僅以保存為目的，我們還要對其加以利用和挖掘，否則照片檔案管理工作將失去它應(yīng)有的意義。作為照片檔案管理的工作人員，一定要明確照片的珍貴性和歷史意義，為照片添加合適的文字介紹，并應(yīng)用于學(xué)校的宣傳工作中，使這些照片檔案、資料發(fā)揮最大的作用。照片檔案資料珍貴而且不易保存、管理。我們要利用好現(xiàn)代的保存技術(shù)和管理手段，對照片檔案進(jìn)行分類、歸檔，增強照片檔案的條理性，方便查找。

四、結(jié)論

照片檔案是對學(xué)校活動中點點滴滴的有效記錄方式，它是對于校園文化、生活既生動又詳實的記錄。做好學(xué)校照片檔案的管理工作有助于完善學(xué)校的檔案管理和歷史記錄，它是學(xué)校檔案管理中非常重要的部分。要充分發(fā)揮照片檔案在中職學(xué)校工作中的作用，就必須做好照片檔案的提供和利用工作。如適時開展照片檔案展，通過學(xué)校今昔發(fā)展變化，激發(fā)教職員工和學(xué)生愛國愛校熱情；實現(xiàn)照片檔案資源共享，積極為學(xué)校師生服務(wù)，使照片檔案在學(xué)校教育教學(xué)科研等活動中發(fā)揮更大作用。只有積極開展照片檔案的提供利用工作，使其更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)，才能更充分的體現(xiàn)出照片檔案的價值。

[1].徐云芳.對學(xué)校照片檔案特色化管理的思考與實踐[J].學(xué)校檔案，2004.1

[2].周永久.陳文慶.淺談學(xué)校照片檔案[J].學(xué)校檔案，2005.2