王曉蕓
摘要:本文通過SWOT分析法分析H公司加強(qiáng)專項(xiàng)成本管理過程控制的必要性,進(jìn)而將專項(xiàng)成本使用按環(huán)節(jié)進(jìn)行流程細(xì)分、層層剖析,分析流程關(guān)鍵點(diǎn)并加以控制,以完成對(duì)專項(xiàng)成本使用環(huán)節(jié)的全流程優(yōu)化,消除浪費(fèi)。
關(guān)鍵詞:專項(xiàng)成本 過程控制
H公司作為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的特大型公用事業(yè)企業(yè),經(jīng)營(yíng)形勢(shì)錯(cuò)綜復(fù)雜,面臨著外部環(huán)境壓力加大、內(nèi)部管理提升迫切的雙重挑戰(zhàn)。加強(qiáng)成本管理,有效控制成本,提升成本使用效率,是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和保持持續(xù)創(chuàng)新動(dòng)力的必然選擇。
一、加強(qiáng)專項(xiàng)成本管理的必要性
盡管通過合理配置資源取得一些成績(jī),但是要適應(yīng)H公司發(fā)展戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)變,專項(xiàng)成本使用仍存在一些薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)專項(xiàng)成本項(xiàng)目進(jìn)度管控,有利于提高成本使用效率,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),優(yōu)化專項(xiàng)成本使用流程,節(jié)約專項(xiàng)成本在使用過程中的時(shí)間成本,提高H公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
通過細(xì)化專項(xiàng)成本使用環(huán)節(jié),找出各環(huán)節(jié)中存在的問題,本文利用SWOT分析法進(jìn)一步明確專項(xiàng)成本精益化管理的必要性和迫切性。
優(yōu)勢(shì)(S):專項(xiàng)成本資金和預(yù)算有保障;項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)豐富;項(xiàng)目實(shí)施技術(shù)高;實(shí)施時(shí)間短效果明顯;成本分類歸集便于統(tǒng)計(jì)分析和考核。
劣勢(shì)(W):專項(xiàng)成本項(xiàng)目參與部門多、人員多、環(huán)節(jié)多,流程冗余,責(zé)任界定難;人為拆分項(xiàng)目,責(zé)任意識(shí)不強(qiáng);重項(xiàng)目爭(zhēng)取,輕過程管理,重復(fù)建設(shè)而引發(fā)公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷累積。
機(jī)會(huì)(O):經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和特高壓建設(shè)促使專項(xiàng)成本投入規(guī)模擴(kuò)大;電力用戶對(duì)供電優(yōu)質(zhì)服務(wù)有了更多的意見與訴求,為提高客戶滿意度無形中拉動(dòng)了專項(xiàng)成本的投入。
威脅(T):價(jià)格監(jiān)管使專項(xiàng)成本使用的透明度提高;內(nèi)外部審計(jì)檢查頻繁,國(guó)有資本使用效率引發(fā)輿情和社情風(fēng)險(xiǎn)。
二、專項(xiàng)成本使用現(xiàn)狀
(一)專項(xiàng)成本定義
專項(xiàng)成本即專門的項(xiàng)目成本,指為保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),完成某些特定的項(xiàng)目而發(fā)生的資源耗費(fèi),即按項(xiàng)目化管理的當(dāng)期成本。專項(xiàng)成本既遵循成本管理的特性,也按照項(xiàng)目特性進(jìn)行管理。
自2009年以來,H公司引入專項(xiàng)成本管理方法,專項(xiàng)成本項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算分別作為年度綜合計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)成本預(yù)算的必要補(bǔ)充,地位與作用日益增強(qiáng)。專項(xiàng)成本項(xiàng)目主要涉及檢修運(yùn)維、營(yíng)銷專項(xiàng)、信息化、研究開發(fā)、安全專項(xiàng)、管理咨詢六大專項(xiàng)。
(二)專項(xiàng)成本特性
專項(xiàng)成本遵循的管理原則為“歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、協(xié)同配合”,H公司負(fù)責(zé)專項(xiàng)成本計(jì)劃與預(yù)算的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理,營(yíng)銷部、運(yùn)維檢修部、科技信通等部門是專項(xiàng)成本的歸口管理部門,基層單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目?jī)?chǔ)備及下達(dá)項(xiàng)目具體實(shí)施的全過程管理,上下級(jí)單位之間,部門之間積極協(xié)調(diào)和配合。
一是項(xiàng)目化管理,專項(xiàng)成本是項(xiàng)目化管理的成本性資金,專項(xiàng)成本預(yù)算安排是以項(xiàng)目為基礎(chǔ),對(duì)資金使用應(yīng)遵循項(xiàng)目化管理的基本要求。項(xiàng)目化管理需要經(jīng)過項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目結(jié)算、項(xiàng)目驗(yàn)收等必要環(huán)節(jié)。
二是時(shí)效性強(qiáng),專項(xiàng)成本作為成本性管理,發(fā)生支出時(shí)效性較強(qiáng),必須與會(huì)計(jì)期間一致,按照“據(jù)實(shí)列支”的原則在當(dāng)年使用。
三是涉及部門多,專項(xiàng)成本涉及財(cái)務(wù)部門、計(jì)劃部門、物資采購(gòu)部門,以及營(yíng)銷、運(yùn)維檢修、科技信通等項(xiàng)目管理部門,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃安排的能力測(cè)算、資金平衡與配置。計(jì)劃管理部門負(fù)責(zé)歸口管理專項(xiàng)成本項(xiàng)目計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的統(tǒng)一上報(bào)、統(tǒng)一下達(dá)、統(tǒng)一調(diào)整。物資部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資提報(bào)、招投標(biāo)、采購(gòu)、出入庫(kù)管理。各項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)配合計(jì)劃管理部門,開展項(xiàng)目?jī)?chǔ)備、項(xiàng)目計(jì)劃安排建議及項(xiàng)目的具體實(shí)施與監(jiān)督。
四是規(guī)模不均衡,專項(xiàng)成本資金投入規(guī)模在年度之間并不均衡。由于每年企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的變化,專項(xiàng)成本資金投入規(guī)模整體呈現(xiàn)一定波動(dòng)性。
三、專項(xiàng)成本使用存在的問題
通過對(duì)H公司專項(xiàng)成本使用過程研究,將專項(xiàng)成本使用過程進(jìn)行細(xì)化,按管理環(huán)節(jié)梳理為4個(gè)一級(jí)流程,即項(xiàng)目?jī)?chǔ)備與計(jì)劃申請(qǐng)環(huán)節(jié),項(xiàng)目計(jì)劃與預(yù)算下達(dá)環(huán)節(jié),物資需求提報(bào)及采購(gòu)環(huán)節(jié),項(xiàng)目實(shí)施與結(jié)算環(huán)節(jié),再?gòu)?個(gè)一級(jí)流程中細(xì)化為20個(gè)二級(jí)流程,每個(gè)環(huán)節(jié)在使用過程中存在的問題見表1。
四、專項(xiàng)成本使用過程控制分析
根據(jù)細(xì)化專項(xiàng)成本使用環(huán)節(jié),針對(duì)每一環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行深度分析,并提出改進(jìn)措施。
(一)項(xiàng)目?jī)?chǔ)備和項(xiàng)目申請(qǐng)環(huán)節(jié)
建立和完善專業(yè)項(xiàng)目配套管理制度,明確儲(chǔ)備項(xiàng)目的必要性、安全性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性等項(xiàng)目立項(xiàng)要素編制規(guī)范,細(xì)化項(xiàng)目具體實(shí)施內(nèi)容、工作量、費(fèi)用估算。如對(duì)運(yùn)維專項(xiàng)成本項(xiàng)目可以采取定期不定期對(duì)屬地資產(chǎn)進(jìn)行巡查,對(duì)可能存在的安全隱患和資產(chǎn)質(zhì)量狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)檢測(cè),做好書面記錄、拍攝現(xiàn)場(chǎng)影像資料,以做好項(xiàng)目申報(bào)資料準(zhǔn)備。
明確各類專項(xiàng)成本所需物資的資金屬性,如果是專項(xiàng)成本資本金必須形成固定資產(chǎn),而專項(xiàng)成本成本金項(xiàng)目必須在年內(nèi)實(shí)施并以損益型成本結(jié)算,因此在項(xiàng)目審核環(huán)節(jié)就必須明確項(xiàng)目資金渠道以提高項(xiàng)目編制質(zhì)量。
完善和統(tǒng)一專項(xiàng)成本項(xiàng)目技經(jīng)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),分專業(yè)按項(xiàng)目的具體類別制訂相應(yīng)的技經(jīng)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)模版,統(tǒng)一和細(xì)化取費(fèi)項(xiàng)目,明確取費(fèi)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。沒有統(tǒng)一技經(jīng)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的專項(xiàng)計(jì)劃暫不予立項(xiàng)。
通過加強(qiáng)項(xiàng)目?jī)?chǔ)備環(huán)節(jié)管理,可以大大縮短項(xiàng)目計(jì)劃申報(bào)時(shí)間和項(xiàng)目資料的準(zhǔn)備時(shí)間,避免臨時(shí)抱佛腳,提高項(xiàng)目申報(bào)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性;同時(shí)對(duì)于年底專項(xiàng)成本有結(jié)余的單位,可以按照儲(chǔ)備項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí),進(jìn)行有針對(duì)性的項(xiàng)目安排。
(二)項(xiàng)目計(jì)劃與預(yù)算下達(dá)環(huán)節(jié)
一是提高年初預(yù)算編制質(zhì)量,發(fā)揮預(yù)算管理的前瞻性作用、盡量減少預(yù)算的大幅度調(diào)整,確保專項(xiàng)成本計(jì)劃執(zhí)行剛性,爭(zhēng)取在年中預(yù)算調(diào)整一次到位,避免年底突擊下達(dá)專項(xiàng)成本預(yù)算。
二是建立專項(xiàng)成本項(xiàng)目的跨年安排制度,對(duì)于實(shí)施周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目,在年初計(jì)劃安排時(shí)分年度下達(dá)。
三是建立項(xiàng)目計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整制度,給基層單位一定金額的專項(xiàng)成本資金使用自主性。對(duì)于受內(nèi)外部客觀因素影響而必須調(diào)整的項(xiàng)目,建立和完善相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算聯(lián)動(dòng)調(diào)整機(jī)制,給基層單位一定范圍內(nèi)的專項(xiàng)成本資金使用自主性。
四是明確和規(guī)范專項(xiàng)成本項(xiàng)目節(jié)余資金的使用,對(duì)專項(xiàng)成本節(jié)余資金應(yīng)遵循“項(xiàng)目化”管理原則,不能自行調(diào)整為標(biāo)準(zhǔn)成本消費(fèi)。為強(qiáng)化基層單位項(xiàng)目管理效益意識(shí),節(jié)余項(xiàng)目資金應(yīng)由上級(jí)公司統(tǒng)籌安排,優(yōu)先從本單位的項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)、應(yīng)急備案項(xiàng)目、跨年項(xiàng)目中提取。
(三)物資提報(bào)及采購(gòu)環(huán)節(jié)
一是規(guī)范專項(xiàng)成本物資招標(biāo)采購(gòu)程序。專項(xiàng)成本項(xiàng)目物資應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)總部、省級(jí)兩級(jí)招標(biāo)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)管理環(huán)節(jié),嚴(yán)格區(qū)分項(xiàng)目資本性支出與成本性支出,從源頭上杜絕專項(xiàng)成本中的物資人為拆分和線下采購(gòu)。
二是優(yōu)化采購(gòu)策略,提高物資采購(gòu)效率?;鶎訂挝灰e極轉(zhuǎn)變觀念,主動(dòng)適應(yīng)按批次集中采購(gòu)的模式,提報(bào)物資需求計(jì)劃時(shí)要與專項(xiàng)成本項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃同步,充分考慮物資招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、廠家排產(chǎn)、履約配送等各個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)間周期的客觀因素,合理安排各類物資需求計(jì)劃的申報(bào)時(shí)間。
三是加強(qiáng)ERP物資系統(tǒng)培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)是物資采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)和收發(fā)貨處理的最重要的信息化平臺(tái),由于其模塊多,界面復(fù)雜,而且不斷升級(jí)維護(hù),規(guī)則變化較頻繁,基層單位難以適應(yīng)。針對(duì)基層物資人員定期開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn),熟練掌握ERP系統(tǒng)操作界面、操作流程和操作規(guī)則,以提高需求計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性和提報(bào)的及時(shí)性,進(jìn)而便減少物資采購(gòu)中的等待時(shí)間。
(四)項(xiàng)目結(jié)算及決算環(huán)節(jié)
一是規(guī)范合同管理。強(qiáng)化合同合規(guī)性、合理性審核,避免出現(xiàn)基本的邏輯性錯(cuò)誤,如合同時(shí)間早于招標(biāo)時(shí)間。減少合同等待時(shí)間,同時(shí)要加強(qiáng)合同執(zhí)行力管理,嚴(yán)格執(zhí)行合同約定,切實(shí)防范合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。
二是強(qiáng)化項(xiàng)目結(jié)算管理。明確項(xiàng)目結(jié)算取費(fèi)依據(jù)與取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),落實(shí)“據(jù)實(shí)結(jié)算”的原則,建立項(xiàng)目結(jié)算和考核管理制度,加強(qiáng)項(xiàng)目結(jié)算書的編制與審核,提高項(xiàng)目結(jié)算工作質(zhì)量。必要時(shí)財(cái)務(wù)人員會(huì)同項(xiàng)目管理部門進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)清查。
三是加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理與“三級(jí)驗(yàn)收”管理。嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目監(jiān)理管理制度,對(duì)不需要履行監(jiān)理的項(xiàng)目,應(yīng)明確項(xiàng)目管理單位的建設(shè)管理職責(zé),不能因?yàn)楸O(jiān)理缺位而忽視項(xiàng)目過程管理。在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí),要加強(qiáng)“三級(jí)驗(yàn)收”管理,確保施工單位驗(yàn)收、監(jiān)理單位(項(xiàng)目管理單位)驗(yàn)收、項(xiàng)目主管部門驗(yàn)收落到實(shí)處。
綜上所述,為加強(qiáng)專項(xiàng)成本管理,首先要從項(xiàng)目立項(xiàng)規(guī)范性入手,嚴(yán)格區(qū)分資本性和成本性項(xiàng)目;二是細(xì)化項(xiàng)目管理環(huán)節(jié),強(qiáng)化分環(huán)節(jié)管理;三是加強(qiáng)過程管理,項(xiàng)目申報(bào)自下而上,且必須有半年以上的項(xiàng)目?jī)?chǔ)備期;項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算下達(dá)必須保證項(xiàng)目招投標(biāo)、物資采購(gòu)周期、施工周期半年以上的時(shí)間;四是所有項(xiàng)目必須有結(jié)算和后評(píng)估機(jī)制。
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(作者單位:國(guó)網(wǎng)四川省電力公司)