四川省地震局成都地震基準(zhǔn)臺 郎曉嵐

合同管理就是行政事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)合同的目標(biāo)，根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)范和內(nèi)部控制等進(jìn)行的行為。行政事業(yè)單位的合同主要有租房合同，工程合同，采購合同。行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制就是行政事業(yè)單位的管理以及決策層，為了保證合同目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，對單位的權(quán)益進(jìn)行維護(hù)，降低合同的風(fēng)險，促進(jìn)公共服務(wù)效率的提升的過程。

一、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的主要目標(biāo)

(一)實(shí)現(xiàn)科學(xué)的合同立項(xiàng)

行政事業(yè)單位在訂立合同時，需要由管理決策部門進(jìn)行集體研究決定，對審批程序進(jìn)行授權(quán)，避免合同訂立時會遺漏經(jīng)濟(jì)事務(wù)，避免出現(xiàn)以口頭的形式去對經(jīng)濟(jì)事務(wù)進(jìn)行辦理，不能不經(jīng)過授權(quán)就私自以單位的名義進(jìn)行合同的簽訂，不能在違反法律法規(guī)的情況下，就以單位的名義簽訂擔(dān)保、借貸合同。

(二)合同的訂立應(yīng)具有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性

在訂立合同時，需要進(jìn)行協(xié)商、談判，并保證其公平有效，合同的內(nèi)容要準(zhǔn)確、完整，保證合同中沒有遺漏相關(guān)的法律項(xiàng)目，權(quán)利義務(wù)比較明確，合同內(nèi)容的詞語要嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，具有一定的邏輯性，需要相關(guān)部門對合同進(jìn)行審核，然后在進(jìn)行合同的訂立，避免合同文本中存在錯誤等影響行政事業(yè)單位的利益實(shí)現(xiàn)。

(三)對合同的履行進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管

在合同簽訂完畢后，需要對合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)管，如果遇到比較特殊的情況而使合同的履行受到影響，或者是合同出現(xiàn)了變更、糾紛等現(xiàn)象，就需要積極采取科學(xué)有效地措施，保證行政事業(yè)單位的合法權(quán)益不受影響。

(四)完善合同檔案

要對合同的訂立、履行、變更等相關(guān)檔案信息資料進(jìn)行科學(xué)的管理和保存，使合同檔案更加完整，對相關(guān)的信息做好保密工作，避免合同內(nèi)容中工作、國家等秘密的泄露。

二、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的措施

(一)做好內(nèi)部控制工作

行政事業(yè)單位應(yīng)積極做好內(nèi)部控制工作，完善內(nèi)部控制制度，設(shè)置行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同的專門管理部門，設(shè)置合同的審核機(jī)構(gòu)，并明確相關(guān)部門在合同管理中的責(zé)任義務(wù)。合同管理部門需要對訂立的合同靜下心審核，做好合同檔案的管理工作，與合同履行部門對合同的執(zhí)行進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)管，一旦出現(xiàn)合同糾紛，需要協(xié)調(diào)好各部門的工作，對合同糾紛進(jìn)行科學(xué)的處理。合同訂立的執(zhí)行部門需要對合同項(xiàng)目開展的可行性進(jìn)行分析和研究，對合同履約單位的具體情況進(jìn)行全面的調(diào)查，做好合同事項(xiàng)的談判，起草高質(zhì)量的合同內(nèi)容，并對合同進(jìn)行科學(xué)的審核，同時對合同的履行情況做好監(jiān)督工作，及時處理合同糾紛問題。審核部門需要對合同合理合法性、可行性等進(jìn)行審核。

(二)強(qiáng)化合同決策管理

行政事業(yè)單位應(yīng)對合同的訂立決策進(jìn)行科學(xué)的管理，完善合同訂立決策制度，在對合同訂立前，需要對相關(guān)的項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的論證，避免資源的重復(fù)使用，造成嚴(yán)重的浪費(fèi)現(xiàn)象。在訂立合同時應(yīng)科學(xué)民主，對于一些專業(yè)技術(shù)性比較高，法律關(guān)系比較復(fù)雜的內(nèi)容，應(yīng)由技術(shù)、法律等方面的專家進(jìn)行決策，使合同的訂立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，能夠保證行政事業(yè)單位的合法權(quán)益少受影響。

(三)加強(qiáng)合同訂立的審批

在訂立合同時，需要有完善的審批制度，對合同的訂立、變更以及解除等進(jìn)行科學(xué)的審批授權(quán)，使行政事業(yè)單位的審計(jì)、財(cái)務(wù)以及紀(jì)檢等部門都參與到合同的訂立審批中，同合同管理以及執(zhí)行部門共同對合同進(jìn)行審核簽訂，合同的簽署權(quán)限需要明確，保管好空白的法人授權(quán)書以及印章等，了解法人授權(quán)的時間和相關(guān)事務(wù)，避免出現(xiàn)沒有經(jīng)過授權(quán)就私自以單位的名義進(jìn)行合同簽訂等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

(四)合同履行進(jìn)行監(jiān)督管理

在合同條款中應(yīng)對相應(yīng)的保護(hù)措施進(jìn)行明確，對合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，如果存在違約的情況，應(yīng)中止合同，避免造成較大的合同違約損失。在合同內(nèi)容中，應(yīng)設(shè)定相關(guān)的合同變更以及轉(zhuǎn)讓等內(nèi)容，明確其程序，如果沒有經(jīng)過同意就隨意變更和轉(zhuǎn)讓則視其為無效，有效避免合同變更以及轉(zhuǎn)讓的風(fēng)險。在合同管理中確定合同糾紛管理程序，如果存在合同糾紛，就應(yīng)及時向相關(guān)管理人員進(jìn)行匯報(bào)，對合同糾紛的具體情況進(jìn)行分析，對相關(guān)的責(zé)任人做好處理工作，在合同糾紛方與授權(quán)單位協(xié)商后，將合同糾紛帶來的經(jīng)濟(jì)損失降到最低，對違約方的違約行為進(jìn)行明確和收集，為法律手段的實(shí)施提供科學(xué)的依據(jù)。

(五)對合同進(jìn)行考核追蹤

要實(shí)現(xiàn)合同管理內(nèi)部控制的科學(xué)進(jìn)行，需要對合同進(jìn)行考核追蹤，完善風(fēng)險防范機(jī)制，明確合同管理中各項(xiàng)工作職責(zé)，行政事業(yè)單位需要定期對合同的決策、訂立以及履行等情況進(jìn)行評估，如果存在問題要及時進(jìn)行解決。要對合同風(fēng)險進(jìn)行科學(xué)的分析，了解其原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任，使合同管理內(nèi)部控制能夠順利進(jìn)行。

三、結(jié)束語

行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制，完善相關(guān)的合同管理制度，避免合同管理中出現(xiàn)風(fēng)險，影響行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)合同管理的高效進(jìn)行。

[1]劉登英.事業(yè)單位內(nèi)部控制之合同管理探討[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2014,21:149-150

[2]戴安容,徐嘯川.基于內(nèi)部控制下的事業(yè)單位合同管理實(shí)務(wù)操作設(shè)計(jì)探討[J].商業(yè)會計(jì),2014,22:23-24

[3]張春廷.淺議行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制[J].交通財(cái)會,2014,11:27-30