淺談如何加強醫(yī)院庫存物資內部控制制度

昆明市第二人民醫(yī)院 周燕

庫存物資是醫(yī)院在開展醫(yī)療服務活動及其他活動中為耗用而儲存的流動資產，是醫(yī)院醫(yī)療活動的基礎。但是，由于內部控制制度的不完善，致使相應管理工作落實不到位，進而造成了物資浪費、流失等現(xiàn)象。因此，這就要求了醫(yī)院需要在強化物資重要性認識的基礎上，結合當前管理工作中所出現(xiàn)的問題，進一步健全并完善相關的內控制度體系，從而確保醫(yī)院各項服務工作的順利開展，進而為醫(yī)院經濟效益與社會效益的提高奠定基礎。然而，如何完善這一內控制度體系，成為了醫(yī)院管理工作所面臨的一大挑戰(zhàn)。

一、當前醫(yī)院庫存物資管理工作上所呈現(xiàn)出的問題

(一)入庫制度體系的不完善致使相關核算賬實不符

目前，醫(yī)院在物資采購方面所實行的是先購進相應的物資，然后再付款，這樣的采購程序致使物資采購與付款相分離，進而無法將所購物品數(shù)量與所花銷的金額及時的呈現(xiàn)在財務賬面上，長此以往就導致醫(yī)院無法通過賬務來實現(xiàn)對庫存物資的有效核實，最終致使醫(yī)院核算賬實不符問題極為嚴重。

(二)關于物品采購計劃的編制缺乏合理性

目前，醫(yī)院在制定相關物資采購計劃時，需要采購進何種物品以及采購物品的數(shù)量的定位，都是各科室根據(jù)自己的估算來實現(xiàn)的，進而致使所編制的采購計劃缺乏合理性，最終造成物資的浪費。例如，有些科室印刷了大量的工作表格，在采用了電子病歷等信息系統(tǒng)模塊后，這些印刷表格的“用武之地”顯然變少，這就導致了物資的嚴重浪費。因此，當前的這種采購計劃模式制約了相關管理工作的開展，也將內控制度的缺陷與不足表露出來。

(三)醫(yī)院各部門間尚未實現(xiàn)信息共享

當前，在醫(yī)院庫存物資的管理上是以分開管理的形式來實現(xiàn)的，比如采購業(yè)務、出入庫業(yè)務等都是歸不同部門管理的，而醫(yī)院目前尚未實現(xiàn)信息資源的共享模式，各部門之間并沒有進行“有無”的溝通，進而導致物資采購業(yè)務的開展并沒有按照規(guī)定的程序執(zhí)行，最終造成了物資的嚴重浪費。比如：某一科室需要印刷表格，并將這一需求告知了采購部門，但是并沒有詢問庫存管理部門是否有庫存，這樣就導致采購部門所購進的物品被閑置。

(四)相關業(yè)務流程尚未實現(xiàn)規(guī)范化的管理

當前，醫(yī)院的庫存管理工作尚未根據(jù)業(yè)務的實際需求建立完善且規(guī)范的流程，進而致使相關工作的開展無制度可依，最終造成了人力與物力上的浪費。例如，有的臨床科室根據(jù)自己的需要進行采買，只有發(fā)票卻沒有物資采購明細清單；有的臨床科室票據(jù)齊全后卻沒有按程序到器械部門填制驗收入庫單，即到財務部門進行費用報銷，而這就給庫存管理工作的開展帶來了阻礙，進而導致管理上出現(xiàn)了漏洞。

(五)尚未建立信息化管理平臺

在醫(yī)院庫存物資的管理工作上，醫(yī)院目前尚未建立統(tǒng)一且高效的信息化管理平臺，進而導致各部門之間無法實現(xiàn)有效的溝通，造成了物資管理上的不足。而這種信息化應用程度不高的庫存管理工作，在造成內部力度不足的基礎上，還導致醫(yī)院的物資浪費、財產流失，不利于醫(yī)院的長遠發(fā)展。

二、加強醫(yī)院庫存物資內部控制制度建設的對策

基于當前醫(yī)院庫存物資管理上所呈現(xiàn)出的問題，需要醫(yī)院在強化對物質重要性認識的基礎上，強化對醫(yī)院物資管理力度，完善醫(yī)院物資管理辦法和制度，加強對庫存物資控制，進而在避免物資浪費與流失現(xiàn)象的基礎上，進一步強化醫(yī)院整體管理力度，提高醫(yī)院的經濟效益。

(一)從源頭抓起，突出對庫存物資的事前制約

嚴格庫存物資采購計劃管理，對各類庫存物資實行定額、需求管理，合理確定庫存，杜絕無計劃采購庫存物資的情況發(fā)生。

(二)制定規(guī)范、清晰的業(yè)務工作流程，建立健全的庫存物資管理制度和崗位責任制

醫(yī)院的庫存物資應該由物資采購部門統(tǒng)一采購，如有特殊情況，需經主管部門批準，領導批示后才能由科室自行購買。到財務部門進行費用報銷時，發(fā)票后必須附有采購明細清單及物資管理部門驗收入庫單。明確崗位職責、權限，確保采購與驗收、采購驗收與會計記錄等不相容職務相互分離，合理設置崗位，加強制約和監(jiān)督。

(三)加強物資管理的信息化建設

我院2015年進行信息系統(tǒng)建設，截止本年7月各模塊全面投入使用，其中就包括庫存物資管理模塊。信息化系統(tǒng)管理平臺的建立，能夠加強各部門之間的有效溝通，并強化相關管理工作的力度。根據(jù)信息化管理平臺，不論是采購部門，還是庫管部門，都能夠將相應的信息輸入其中，以方便各科室在缺少物資時進行有效的查找與上報，進而采購部門能夠明確采購的物品，庫管部門能夠及時的提供所需物品，從而避免物資在管理上所形成的浪費與流失。年末盤點時，可以從系統(tǒng)中調出全部物資或者某一物資的數(shù)量和采購成本，與物資管理部門實物盤點的數(shù)量進行核對，這樣可以更好的對庫存物資進行監(jiān)控，實現(xiàn)了物資管理的透明度。

三、結束語

綜上所述，基于醫(yī)院庫存物理管理工作的重要性，需要醫(yī)院結合當前在管理工作上所出現(xiàn)的問題，進一步完善內控制度，以強化對庫存物資的監(jiān)管力度，進而在避免物資流失與浪費的基礎上，確保醫(yī)院的財產不受損失，進而為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的開展奠定扎實的基礎，并提高醫(yī)院的經濟效益與社會效益，最終實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[1] 鮑向慧.淺析醫(yī)院新制度改革中的庫存物資管理問題[J].企業(yè)研究.2013，(24)

[2] 徐國強.行政事業(yè)單位內部控制實證研究[M].遼寧東北財經大學出版社，2010