劉桂菊

(黑龍江省公路勘察設(shè)計(jì)院)

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檔案科學(xué)規(guī)范化管理

劉桂菊

(黑龍江省公路勘察設(shè)計(jì)院)

近些年來，隨著我國各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作也受到了越來越多人們的高度重視，不僅僅因?yàn)闄n案管理工作有利于完善各項(xiàng)事業(yè)的制度開發(fā)，最重要的一個(gè)科學(xué)規(guī)劃的檔案管理可以不斷的提升一個(gè)企業(yè)的自身管理水平，發(fā)揮其自身最大價(jià)值。也正因如此，如何做好檔案的科學(xué)規(guī)劃化管理則顯得尤為重要。結(jié)合個(gè)人實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，對如何做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，以供參考。

檔案；檔案管理；科學(xué)；規(guī)范化

0 前 言

檔案作為人類社會(huì)的記憶工作以及知識(shí)的結(jié)晶，其不僅是國家信息資源的重要組成部分，其也是我國民族財(cái)富中不可或缺的重要組成部分，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源結(jié)構(gòu)中占據(jù)著十分重要的位置。正因如此，如何做好檔案管理工作早已成為各個(gè)檔案管理部門的重要課題。尤其是近些年來，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案不僅能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開展提供有力的可靠信息數(shù)據(jù)，還能夠?yàn)榇龠M(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供第一手資料。所以，如何做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理工作則顯得尤為重要。以下筆者即從幾個(gè)方面入手，對如何做好檔案科學(xué)規(guī)劃范管理提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，以供參考。

1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理重要性的正確認(rèn)識(shí)

要想進(jìn)一步做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理工作，首先就應(yīng)該從加強(qiáng)檔案管理意識(shí)入手，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而腳踏實(shí)地的用心做好檔案管理工作。尤其是我國在檔案管理工作上，由于各種原因的影響，社會(huì)各界對檔案管理這門重要的管理科學(xué)在認(rèn)知上還相對匱乏，無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對社會(huì)發(fā)展的重要性。而檔案管理人員作為大量公共信息資源的掌握者，也缺乏對自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，往往將自己定位在被動(dòng)服務(wù)者的行列，等人過來借閱檔案信息，認(rèn)為只要管好檔案就可以了，缺乏對檔案的編研、開發(fā)、利用，以至于許多檔案部門的檔案信息資源不僅內(nèi)容單一，且門類不全，無法得到有效的開發(fā)與利用。

而實(shí)際上，一個(gè)單位要想長期穩(wěn)定的蓬勃發(fā)展，做好檔案管理工作是十分必要的，不僅僅因?yàn)闄n案管理工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的唯一途徑，也是提高企業(yè)工作質(zhì)量、工作效益的必要手段，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要標(biāo)尺。所以，要想在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中始終立于不敗之地就必須做好檔案管理工作，而做好檔案管理工作的重要前提就是進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理重要性的正確認(rèn)識(shí)，加大對檔案和檔案工作重要性的宣傳，強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，進(jìn)而使檔案工作不斷向科學(xué)化，規(guī)范化管理發(fā)展。

2 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

(1)加強(qiáng)檔案管理人員自身職業(yè)教育。也就是說進(jìn)一步幫助檔案管理人員樹立高度的責(zé)任感與奉獻(xiàn)精神，可以采取繼續(xù)教育的方式，定期宣傳檔案管理工作的重要性。同時(shí)，主動(dòng)深入到檔案管理人員的身邊，去了解他們，掌握檔案管理工作人員的心理，從不同的角度提高其自身的檔案管理意識(shí)與集體榮譽(yù)感，從而為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(2)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)技能教育。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)今在檔案管理工作上早已實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化。因此，要想進(jìn)一步做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理則檔案管理人員必須具有一定的職業(yè)技能素質(zhì)，即要掌握扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還必須掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)與操作技能，能夠熟悉運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，從而解決信息管理中的各項(xiàng)問題。

(3)加強(qiáng)檔案管理人員的研究能力與組織能力。只有不斷提高檔案管理人員的研究能力與組織能力，才能全面的了解當(dāng)今社會(huì)的歷史面貌，進(jìn)而滿足人們不斷增長的信息需求。也只有如此，檔案管理人員才能在工作中建立其相互支持、相互協(xié)作、相互配合的工作網(wǎng)絡(luò)，逐漸完善檔案管理工作，向科學(xué)規(guī)范化管理不斷前進(jìn)。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

(1)應(yīng)該投入相應(yīng)的物力，配備足夠的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。古話說：工欲善其事，必先利其器，想實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理也是如此。尤其是檔案信息化建設(shè)必須建立在現(xiàn)代通訊設(shè)備與計(jì)算機(jī)設(shè)備之上。所以，檔案部門應(yīng)該加大對檔案管理相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)備的采購，完善檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施，從而為科學(xué)規(guī)范化管理提供基本的物質(zhì)支持。

(2)建立科學(xué)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工作，因此為了能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理，應(yīng)該為檔案管理工作建立一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)，從而從使用與管理機(jī)制上提高對檔案信息的管理能力。

(3)加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)與利用。檔案的價(jià)值在于利用，這是檔案工作的永恒主題。所以，在實(shí)際工作中，我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時(shí)要注重編研材料的時(shí)效性，這樣才能使檔案價(jià)值得到最有效的開發(fā)利用，真正提高檔案的利用率。

4 結(jié)束語

綜上所述，筆者對如何做好檔案科學(xué)規(guī)范化管理工作提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，也使我們更加清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作對于完善一個(gè)企業(yè)的管理制度，提升一個(gè)企業(yè)的管理水平也有著十分重要的影響。因此，進(jìn)一步做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理工作尤為重要。所以，在日常工作中，我們更應(yīng)該不斷的去完善檔案管理制度，進(jìn)一步做好檔案信息的開發(fā)與利用工作，盡最大能力發(fā)揮檔案管理工作的最大價(jià)值，從而為其他各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展做出檔案管理工作應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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2015-04-11

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1008-3383(2015)11-0193-01