朱進(jìn)

（河北工程大學(xué) 科信學(xué)院，河北 邯鄲 056038）

高等學(xué)校檔案是高等院校進(jìn)行學(xué)校管理的一個(gè)重要組成部分，它記錄了高等院校的成長(zhǎng)歷程，同時(shí)也對(duì)于高校在每一年所進(jìn)行的活動(dòng)的一個(gè)記載，能夠全面地反映學(xué)校的一個(gè)真實(shí)的現(xiàn)狀。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）思想陳舊，意識(shí)薄弱

大多數(shù)的院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，院校對(duì)于檔案管理工作所投入的經(jīng)費(fèi)也不是很多，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，而相應(yīng)地，檔案的管理人員也因此對(duì)于自己的工作要求也不高，既沒(méi)熱情，也沒(méi)動(dòng)力，僅僅是保存好檔案就行，卻缺少了利用這些檔案資源真正去為學(xué)校和社會(huì)提供更好的服務(wù)的意識(shí)[1]，從而造成檔案一旦被需要查閱的時(shí)候，總是感到手足無(wú)措的窘境。

（二）在管理上不先進(jìn)，方法陳舊繁瑣

以往對(duì)于檔案的管理主要包括對(duì)資料的搜集和整理，然后進(jìn)行分類(lèi)、編好目錄、歸檔，基于檔案管理的工作比較繁瑣，工作的任務(wù)量大且重，工作方式也相對(duì)落后，主要是人工進(jìn)行，是一項(xiàng)相當(dāng)累人的細(xì)活，根本不能在短時(shí)間內(nèi)將檔案都整理好。即便電腦中存檔的信息也只是單純地進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的基本信息的錄入，并沒(méi)有保存較為詳細(xì)、完整的信息。

（三）在制度上缺失，體制相對(duì)落后

現(xiàn)在，很多的高等院校在檔案的管理方面沒(méi)有任何的創(chuàng)新，導(dǎo)致工作氛圍不活躍，特別是在某些機(jī)構(gòu)的設(shè)置上，還沒(méi)有相對(duì)比較完善的各種制度的規(guī)范。同時(shí)也不能和工作人員的工資、職稱掛鉤，根本提升不了檔案工作者的積極性，這也是檔案管理工作不能很好地發(fā)展的一個(gè)重要因素。

二、對(duì)高校檔案管理工作問(wèn)題的解決與創(chuàng)新

（一）要充分重視檔案管理工作，不斷加大檔案管理的投入力度，提高自我認(rèn)識(shí)

高等院校的檔案管理是在學(xué)校辦學(xué)的時(shí)候逐步形成的，旨在保存學(xué)校的有價(jià)值的各種文字檔案、實(shí)物等能夠體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的東西，它反映出了學(xué)校的一個(gè)整體發(fā)展水平，也展現(xiàn)出了學(xué)校輝煌的歷史。因此做好檔案的管理工作，也為學(xué)校的各方面發(fā)展提供了一個(gè)可靠的理論依據(jù)。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案的工作人員，都應(yīng)該從自身提高認(rèn)識(shí)，在觀念上重視起來(lái)，把未來(lái)改革創(chuàng)新的方向定好，采用先進(jìn)的措施，通過(guò)改善學(xué)校的硬件設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，不斷促進(jìn)高校的檔案管理工作的高效發(fā)展。

（二）不斷在模式發(fā)展上進(jìn)行優(yōu)化

在高校，采用信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行有效地管理，比單純地靠手工方面的管理有著很大的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)加快由“紙質(zhì)檔案”向“電子檔案”的轉(zhuǎn)化，這可以極大地提高檔案管理的有效性、精準(zhǔn)性和便利性，是實(shí)現(xiàn)高等院校檔案的現(xiàn)代化管理的重要手段。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的根本，是檔案資源的建設(shè)，將一些紙質(zhì)材料的檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換處理，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。這需要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，從而保證學(xué)校所收藏的材料、照片等檔案資源數(shù)字化的順利轉(zhuǎn)換。這無(wú)疑是提升高校檔案工作的管理效率的一項(xiàng)重要的措施。

但同時(shí)，高校的“電子檔案”，還要注意安全性，加強(qiáng)保密性，努力做到“四防”，即防“黑客侵入”，防數(shù)據(jù)被盜，防事故丟失和隨便泄露。

(三)不斷創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，完善檔案管理制度

在檔案管理的機(jī)制上，要以崗位責(zé)任制對(duì)每一位工作人員進(jìn)行量化，不斷完善制度建設(shè)，保證內(nèi)部結(jié)構(gòu)的設(shè)置、人員的分配、獎(jiǎng)勵(lì)制度等都能符合檔案管理的要求，從而建立一個(gè)完善的工作管理體系和制度，使得檔案管理工作能夠永葆創(chuàng)新的活力。如檔案的借閱制度，要運(yùn)用科學(xué)的績(jī)效考核制度對(duì)每一位工作人員進(jìn)行約束，既充分發(fā)揮檔案的作用,又能確保檔案的安全完整。此外，還要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行逐步完善，例如，對(duì)于學(xué)生檔案的管理，很多院校只是局限于對(duì)學(xué)生的政治和學(xué)習(xí)行為的管理，對(duì)于學(xué)生參與的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄則很少，因此，要多加強(qiáng)這些方面的記錄歸檔[1]，等等。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

第一，要不斷提升檔案管理人員自身的道德修養(yǎng)，使其從心里熱愛(ài)這項(xiàng)工作，培養(yǎng)其積極的主動(dòng)性和創(chuàng)造性；還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治理論的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化他們對(duì)于檔案保密意識(shí)的觀念。

第二，作為一名優(yōu)秀的檔案工作者，不僅要在思想上引起重視，還要有專(zhuān)業(yè)化的檔案管理技能。因此，需要高等院校的檔案管理部門(mén)制定出相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，多組織檔管人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)和交流，使其在業(yè)務(wù)和技術(shù)上能得到很大的提升，同時(shí)還可從其他部門(mén)選撥出一批在技術(shù)和管理方面非常優(yōu)秀的工作人員，來(lái)優(yōu)化整個(gè)檔案管理隊(duì)伍，從而促進(jìn)檔案管理工作更好地發(fā)展。人才資源的建設(shè)必將為今后高校的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性發(fā)展提供了可靠的保障。

（五）促進(jìn)檔案資源的現(xiàn)代化發(fā)展

高校檔案管理工作要與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，目前，隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)不斷地發(fā)展和建設(shè)，電腦技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于高等院校，高校已經(jīng)具備了現(xiàn)代化的辦公管理水平，能夠更加有效地完成對(duì)于檔案信息方面的加工和整理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的發(fā)展程度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展。

檔案管理的現(xiàn)代化，也體現(xiàn)出了對(duì)于技術(shù)人才的迫切需要，能夠?qū)⒁酝臋n案工作者從繁瑣落后的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，有效地提升了對(duì)人才資源的合理使用情況，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案信息的資源共享，使得檔案信息的使用功能發(fā)揮到最大化。把科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，能夠不斷強(qiáng)化相關(guān)的服務(wù)體系，同時(shí)運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，建立館藏檔案目錄，全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，以實(shí)現(xiàn)資源信息的全面共享。

綜上所述，高等院校的檔案管理工作是一項(xiàng)不斷發(fā)展和進(jìn)步的工作，做好高等院校的檔案管理工作是保證高校各項(xiàng)管理工作順利進(jìn)行的一個(gè)重要保障，需要高等院校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理工作者緊跟時(shí)代的步伐，把握高等院校的檔案管理工作發(fā)展的總體趨勢(shì)，在管理技術(shù)上進(jìn)行不斷改革創(chuàng)新。我們要對(duì)檔案的搜集整理工作進(jìn)行不斷地創(chuàng)新和完善，同時(shí)也要做好檔案的歸檔工作，更好地服務(wù)于師生，以提升檔案工作的管理和整體的服務(wù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

[1]李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].管理研究，2010(14):81-90.