劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

分析我國(guó)企業(yè)檔案管理的困惑

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的今天，檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展越來越重要。通過對(duì)一些企業(yè)進(jìn)行調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)中主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)基本都能列出由檔案管理給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的事例，但是通過跟多位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流后也不難發(fā)現(xiàn)，他們中的多數(shù)人都或多或少的會(huì)表露出對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的不滿意。這主要是由于相對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展來講，企業(yè)檔案管理的整體發(fā)展速度仍然處于一種比較落后的狀態(tài)，并且與企業(yè)的現(xiàn)代化信息建設(shè)相對(duì)比，檔案部門的信息化建設(shè)也相對(duì)落后。

關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;困惑;信息化

1　企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

就現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)的檔案工作者的工作情況來講，他們大多都對(duì)現(xiàn)階段自身的工作現(xiàn)狀有所不滿。并且絕大多數(shù)的員工都有這樣的想法:檔案工作屬于是一種領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)或是調(diào)研時(shí)一再?gòu)?qiáng)調(diào)的重要工作，但是在落實(shí)的時(shí)候卻又顯得沒有那么重要，一旦檔案工作與其他工作發(fā)生沖突等，檔案工作隨時(shí)可以停下來為其他工作讓路的一種非常矛盾的處境。檔案工作有著責(zé)任大、事物多以及勞動(dòng)強(qiáng)度大等特點(diǎn)，并不是像大多數(shù)人所認(rèn)為的那樣，檔案工作僅僅處于一種可有可無，工作清閑的狀態(tài)。同時(shí)與其余企業(yè)的主干部門相比較，檔案部門的員工薪資待遇也相對(duì)較低。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行改制或是進(jìn)行優(yōu)化的過程中，檔案部門往往是第一個(gè)被“推上前線”的部門。在我國(guó)企業(yè)現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程不斷快速推進(jìn)的今天，仍然有很多的企業(yè)將如何解決企業(yè)的電子文件的管理問題推給各級(jí)檔案管理部門，在這種情況下就使得檔案管理部門的壓力越來越大。并且讓檔案管理部門更加感到無助的是，在我國(guó)逐漸由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)像市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所轉(zhuǎn)型的過程中，那些政府機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)的管理辦法也出現(xiàn)了改變，其中最為突出的變化就是作為政府機(jī)構(gòu)來講，不能再像原來一樣對(duì)各類企業(yè)進(jìn)行直接的管理(也就是政府對(duì)企業(yè)進(jìn)行微觀管理)，而現(xiàn)在政府對(duì)企業(yè)的管理則主要體現(xiàn)在間接的管理(也就是政府對(duì)企業(yè)的宏觀管理)，并且政府對(duì)企業(yè)的管理更加傾向于對(duì)企業(yè)的監(jiān)督、指導(dǎo)以及服務(wù)。

就現(xiàn)階段的情況來講，我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作正面臨著改革的情況，那些原本我們所熟知的一些環(huán)境以及工作方式，正在發(fā)生改變，但是我們的工作思想?yún)s沒有提高。

2　企業(yè)檔案管理遇到的問題

(1)對(duì)與我國(guó)現(xiàn)在的企業(yè)檔案管理狀況來講，想要真正的弄清楚企業(yè)管理所面臨的一些問題并不是簡(jiǎn)單的事情。通過多次的調(diào)查研究后我們發(fā)現(xiàn)，在對(duì)企業(yè)檔案管理問題進(jìn)行研究的過程中經(jīng)常是進(jìn)入了就事論事的一種死循環(huán)，并沒有靜下新來想一想，作為企業(yè)來講為什么需要將在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中所形成的一些檔案材料進(jìn)行管理?企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行管理這是為了應(yīng)對(duì)政府以及社會(huì)的檢查還是企業(yè)自身發(fā)展的需要等諸多問題。

(2)世界上最早進(jìn)行企業(yè)檔案管理的國(guó)家是德國(guó)，在上世紀(jì)初期德國(guó)一家名為克努伯的公司首先成立了檔案管理機(jī)構(gòu)。并且在兩年以后，德國(guó)著名的西門子公司也成立了檔案管理機(jī)構(gòu)。同時(shí)，在隨后的一段時(shí)期內(nèi)，德國(guó)還出現(xiàn)了在某一區(qū)域范圍內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)，這以機(jī)構(gòu)的主要工作職責(zé)就是負(fù)責(zé)對(duì)該區(qū)域內(nèi)的所有公司的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集。通過這些我們看出，在上世紀(jì)初期出現(xiàn)的企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，并非是一個(gè)偶然的事件，準(zhǔn)確的講應(yīng)該是全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度的情況下所出現(xiàn)的一種新生事物。

(3)從企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的方面來看待這一問題，為了盡可能多的利潤(rùn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)國(guó)內(nèi)的一些壟斷機(jī)構(gòu)之間出現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)、在國(guó)際中各國(guó)家之間的壟斷組織出現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)，并且這種競(jìng)爭(zhēng)顯現(xiàn)出愈發(fā)嚴(yán)重的態(tài)勢(shì)。這種情況的出現(xiàn)使得一些大型的壟斷企業(yè)就務(wù)必要對(duì)本公司在發(fā)展過程中所出現(xiàn)的一些檔案資料進(jìn)行完善的管理，從而使其可以更好的為企業(yè)服務(wù)。同時(shí)對(duì)于企業(yè)的在生產(chǎn)、銷售方面的一些秘密，其檔案資料必須要嚴(yán)格保密，不能外泄。這就要求一些壟斷企業(yè)必須要構(gòu)建檔案管理部門，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的一些檔案文件進(jìn)行良好的保存。

3　企業(yè)檔案管理

(1)從企業(yè)檔案管理的實(shí)質(zhì)上來講，企業(yè)檔案管理的重要性完全等同于企業(yè)檔案的重要性，同是也正式由于這種重要性決定了企業(yè)管理的本質(zhì)。

(2)相比于其他的一些組織機(jī)構(gòu)，企業(yè)的最大特點(diǎn)就是以追求經(jīng)濟(jì)效益為主要目標(biāo)。也可以對(duì)企業(yè)進(jìn)行這樣的定義，企業(yè)是一個(gè)依法設(shè)立的以取得經(jīng)濟(jì)效益為主要目的，進(jìn)行生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一個(gè)具有獨(dú)立核算能力的經(jīng)濟(jì)組織。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來講，其全部的管理活動(dòng)都是為了一個(gè)共同的目標(biāo)活動(dòng)的，那就是企業(yè)獲取的利潤(rùn)。所以，對(duì)于企業(yè)檔案管理來講，其發(fā)展與優(yōu)化都必須是以企業(yè)自身的發(fā)展與需要為主要?jiǎng)恿Φ摹Ｈ绻髽I(yè)的檔案管理工作可以為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障，那么企業(yè)檔案管理就會(huì)得到發(fā)展。作為企業(yè)檔案管理來講，與公共檔案管理或者是一些專業(yè)的檔案館相比較還是存在一定的不同，作為企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)來講，除了要擁有基本的對(duì)歷史進(jìn)行保存的功能，還應(yīng)該具有對(duì)整個(gè)企業(yè)發(fā)展提供保障以及前進(jìn)動(dòng)力的作用。這就要求企業(yè)在進(jìn)行檔案館構(gòu)建的時(shí)候，需要將這些內(nèi)在的因素充分的考慮進(jìn)去。

(3)每個(gè)企業(yè)在檔案管理方面的方式都是不一樣的，企業(yè)的類型不同、企業(yè)的管理模式不同、企業(yè)的行業(yè)不同、企業(yè)的規(guī)模不同、企業(yè)所處的地理位置不一樣，這些都會(huì)給企業(yè)的檔案管理工作帶來一定的影響。

由于長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的制約和影響，我國(guó)企業(yè)檔案管理模式存在著大一統(tǒng)的現(xiàn)象，我們經(jīng)常會(huì)看到這樣的現(xiàn)象，不管是工業(yè)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)或者金融企業(yè)，其檔案管理模式和形式幾乎是千篇一律?？床怀鎏蟮牟顒e。這種情況在西方發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)檔案管理中是少見的，西方許多企業(yè)往往會(huì)根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)來確立企業(yè)檔案管理模式和機(jī)構(gòu)設(shè)置。

(4)企業(yè)檔案及其管理工作是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障，是企業(yè)核心知識(shí)的“保護(hù)神”企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄，不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識(shí)。是企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理本身就是對(duì)知識(shí)的一種管理活動(dòng)和過程。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代$知識(shí)成為社會(huì)生產(chǎn)最核心的要素和資源。一個(gè)國(guó)家或企業(yè)是否掌握最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和擁有大量的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，將直接關(guān)系到國(guó)家和企業(yè)的生存能力和持久的競(jìng)爭(zhēng)力。

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收稿日期:2014－12－13

中圖分類號(hào):U492

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:C

文章編號(hào):1008－3383(2015)05－0188－01