企業(yè)人事檔案管理中存在的問題與對策

祁洪梅

（哈爾濱鍋爐廠預熱器有限責任公司，哈爾濱150046）

企業(yè)人事檔案管理中存在的問題與對策

祁洪梅

（哈爾濱鍋爐廠預熱器有限責任公司，哈爾濱150046）

與每個人自身聯(lián)系最為緊密的一種檔案被稱為人事檔案，在經(jīng)濟發(fā)展的新時期，企業(yè)的人事檔案管理應該向著標準化、科學化的方向發(fā)展，以適應社會發(fā)展的需要。本文針對企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進行分析，并且提出了解決對策。

企業(yè)人事檔案；管理模式；管理意識

1 企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1.1 管理模式過于單一

目前，有很多企業(yè)一直沿用傳統(tǒng)的管理模式，真正做到運用現(xiàn)代化管理手段進行人事檔案管理的企業(yè)數(shù)量依舊很少。主要表現(xiàn)在檔案內(nèi)容過于單一，通常在人事檔案中只涉及學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員等幾項簡單的內(nèi)容，這與信息化社會對人事檔案的要求有很大差距。因此面對如此簡單的檔案內(nèi)容，企業(yè)應該做到從企業(yè)的人事管理的角度出發(fā)，將一些個人專長、工作經(jīng)驗、職業(yè)培訓等內(nèi)容加入其中，可以利用計算機存儲容量大、檢索速度快的特點使人事檔案管理走向數(shù)字化。

1.2 人事檔案材料質(zhì)量較差

首先，人事檔案材料內(nèi)容不完善，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)的人事檔案必須能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容，但是目前很多人事檔案只是簡單的包括了學歷、家庭成員等信息，與具體要求存在一段距離。其次，人事檔案所包含的內(nèi)容質(zhì)量不高，由于一些企業(yè)對人事檔案的重視程度不夠，所以在內(nèi)容上有很多空洞，主要體現(xiàn)在關于個人經(jīng)歷方面的描述不夠細致，并且關于個人道德素質(zhì)以及能力專長方面描述的也很少。還有一種情況也比較常見，就是檔案材料的用紙規(guī)格不符合要求，直接導致書寫不規(guī)范，字跡不耐久。此外，人事檔案材料規(guī)格大小不一，字跡潦草，都不利于檔案的使用。

1.3 人事檔案管理意識較低

目前仍然有很多企業(yè)的檔案管理意識比較淡薄，重視程度不夠，使企業(yè)的人事檔案不能夠真正發(fā)揮其作用，甚至有的地方人事檔案長期無人管理，形同虛設。主要表現(xiàn)為幾個方面：第一，由于管理方面的疏忽而導致部分員工或者是幾個員工的人事檔案材料丟失，在需要時影響了正常工作。第二，有很多單位的員工已經(jīng)辭職或者退休早已調(diào)離本單位，但是由于企業(yè)之間人事檔案傳遞的不及時，所以其人事檔案仍然會長期留在原單位，未能及時傳遞到新單位。第三，在進行人事檔案郵遞時，只是將人事檔案作為普通郵件郵送，不做機要快遞處理，或者是隨意將人事檔案交給本人管理，因此造成隨意篡改、丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生?？傊?，人事檔案由于疏忽而管理不當會給個人以及企業(yè)帶來很多的麻煩。

2 企業(yè)人事檔案管理問題的解決策略

2.1 建立開放式的管理模式

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度大大降低了人力資源的開發(fā)程度，并且限制了人才的流動，當前主張建立開放式的人事檔案管理模式。開放式的人事檔案管理模式首先應該注意的就是關于流動人員的人事檔案管理必須要加強，建立完善的人才流動服務機構。另外，企業(yè)的人事檔案記錄的都是企業(yè)員工的個人信息，所以員工對此應該具有知情權，人事檔案管理部門在此方面應該做好宣傳工作，引導員工正確對待自己的檔案，從另一個角度來講也可以提高員工的工作積極性，真正實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置?？傊㈤_放式的企業(yè)人事檔案管理模式有利于人才優(yōu)勢的發(fā)揮，實現(xiàn)個人與企業(yè)的雙贏，既促進了個人發(fā)展，又有助于企業(yè)的發(fā)展。

2.2 完善人事檔案材料的內(nèi)容

隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，當前各個企業(yè)之間的競爭可以歸結為人才的競爭，所以企業(yè)想要發(fā)展壯大，想要不斷的擴大規(guī)模，對于人才的需求是目前的當務之急。因此面對企業(yè)人事檔案內(nèi)容過于簡單的情況必須加以完善，人事檔案應該做到能夠真實的反映一個人的工作能力、道德素質(zhì)等個人信息，對于人事內(nèi)容的填補方面，應該保留員工從前的重要內(nèi)容。另外，對于新增內(nèi)容應該側重于工作業(yè)績、專業(yè)特長、道德素質(zhì)等方面，當今社會更加倡導誠信，因此有關個人的信用程度也應該成為企業(yè)人事檔案中的內(nèi)容。對于人事檔案的完善內(nèi)容應該主要考慮迎合社會需要這一要求，除了有所增添之外，對于從前那些冗余的內(nèi)容應該刪除。企業(yè)的人事檔案應該與時俱進，完善人事檔案的材料內(nèi)容，利用新的管理手段與科學管理的理念，利用科學技術建立企業(yè)人事檔案信息庫，提高人事檔案管理的科學效率，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案的科學管理。

2.3 加強企業(yè)檔案管理意識

對于一個企業(yè)來說，人事檔案是有關員工提干的重要工作，所以整個企業(yè)都必須引起重視。為了加強對企業(yè)檔案管理的重視程度，企業(yè)的領導應該首先重視起來，在人事檔案管理方面加大工作力度，第一步應該做的就是完善企業(yè)人事檔案管理的規(guī)章制度，只有具備了明確的條文規(guī)定，才能對員工有所約束。另外，為了加強對于人事檔案的管理意識，企業(yè)應該成立專門的檔案工作領導小組，主要工作就是負責調(diào)解檔案管理部門遇到的困難，并且予以解決，還應該定期檢查人事檔案的管理工作，起到監(jiān)督和指導的作用。人事檔案的管理是一項瑣碎繁雜的工作，因此一個良好的檔案管理環(huán)境是非常重要的。企業(yè)應該意識到人事檔案管理的重要性，并且加大資金投入，為人事檔案管理提供一個重要的前提條件，為實現(xiàn)人才資源優(yōu)化做好基礎。

3 結語

隨著社會的發(fā)展與時代的進步，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中激流勇進，就必須做好每一個環(huán)節(jié)，企業(yè)的人事檔案包含了企業(yè)內(nèi)部所有員工的個人信息，對于企業(yè)日后的發(fā)展具有重要作用。然而當前關于人事檔案卻存在很多的問題，例如管理模式過于單一、人事檔案材料質(zhì)量較差、人事檔案的管理意識較低等，面對這種情況企業(yè)必須加大重視程度，及時發(fā)現(xiàn)問題并且予以解決，使企業(yè)的人事檔案發(fā)揮其作用，實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化。

［1］鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對策［J］.南方論刊，2011，（06）：38-39.

［2］朱寶均.人事檔案管理存在的問題與對策［J］.開封教育學院學報，2010，（01）：198.

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