檢驗檢疫部門如何做好檔案管理保密工作

□文/曹丹

檢驗檢疫部門如何做好檔案管理保密工作

□文/曹丹

（常州出入境檢驗檢疫局江蘇·常州）

檔案無論是作為一種有價值的歷史記錄還是作為具有完整記錄作用的固化信息，都是具有重要意義的社會信息資源。本文從檢驗檢疫部門檔案管理保密工作的重要性入手，通過對檔案管理面臨的困難和挑戰(zhàn)深入的思考和總結(jié)，分析檢驗檢疫部門檔案管理保密工作的問題及難點，并提出初步設想。

檢驗檢疫；檔案管理；保密工作

收錄日期：2015年3月4日

檢驗檢疫部門作為涉外行政執(zhí)法部門，系統(tǒng)內(nèi)的各類檔案已成為了一種重要的社會信息資源，為地方政府部門、國內(nèi)廣大進出口企業(yè)提供了相關(guān)政策、產(chǎn)品質(zhì)量情況、國外商品預警風險、市場導向等重要的參考依據(jù)，但在實現(xiàn)信息共享的同時也存在著被竊密的風險，因此，如何做好檢驗檢疫部門檔案管理的保密工作顯得尤為重要。本文通過實踐對檢驗檢疫部門檔案管理保密工作所面臨的困難和挑戰(zhàn)進行了深入思考和總結(jié)，并對檢驗檢疫部門如何做好檔案管理的保密工作提出了初步的設想。

一、檢驗檢疫部門檔案管理保密工作的重要性

近幾年來，隨著世界格局多極化的發(fā)展，國與國之間綜合國力的競爭日益激烈，針對我國的各種竊密活動日趨復雜。西方敵對勢力在繼續(xù)對我實行“西化”、“分化”戰(zhàn)略和“循序漸進和平演變”圖謀的同時，運用各種手段，加緊了竊取我政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科技方面秘密的活動，尤其是以經(jīng)濟、科技為重點的竊密活動越來越猖獗，檢驗檢疫部門作為涉外行政執(zhí)法機構(gòu)，承擔著對出入境人員、交通運輸工具及所載貨物進行檢驗、檢疫、鑒定、認證和監(jiān)督管理的職責，各類檔案涉及到國內(nèi)外企業(yè)、外貿(mào)情況、政策導向等多方面信息，因此檢驗檢疫部門檔案管理的保密工作顯得尤為重要。

二、檢驗檢疫部門檔案管理保密工作的難點

（一）對于檔案管理保密工作的思想重視度不夠，無法做到提前防控。近年來，隨著網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，當前各類資訊比較發(fā)達，很多從事檔案管理工作同志存在“天下太平、資訊發(fā)達、無密可保”，“情況復雜、科技先進、有密難?！?，“檔案都是以前的信息，用不著保密”等思想，容易因為疏忽而造成泄密。例如涉密文件和業(yè)務文件的管理，有些涉密文件未能按照相關(guān)規(guī)定進行歸檔，很容易被竊密；有些業(yè)務文件借閱后未能及時歸檔也很容易造成泄密。

（二）對于檔案管理保密工作的軟硬件配備不夠，無法做到應對自如。由于檔案管理工作是一項系統(tǒng)的、復雜的管理性工作，檔案管理人員大都沒有經(jīng)過專門的保密工作培訓，缺乏保密工作的敏感性，平時為了應付各類文件收發(fā)、傳閱、歸檔等日常工作，常常忽視了檔案的保密工作。而隨著信息化系統(tǒng)的引入，檔案管理人員就更加“有心無力”，竊密手段防不勝防，因此要做好檔案管理中的保密工作要從軟硬件兩方面入手。

（三）對于檔案管理保密工作的部門聯(lián)動性不夠，無法及時堵塞漏洞。檔案管理的保密工作不是檔案管理人員一個人的事情，全局各部門都要加強聯(lián)動。例如檢驗檢疫部門的業(yè)務檔案，在企業(yè)辦理報檢過程中需要在各部門、各科室之間流轉(zhuǎn)，很容易造成企業(yè)信息的泄密或者國外客戶資料的泄密，一旦被有心之人抓住，很有可能給企業(yè)造成不必要的損失，因此在這過程中每個部門都要做好保密工作，一旦泄密，各部門聯(lián)動排查，才能及時堵塞漏洞。

三、檢驗檢疫部門檔案管理保密工作建議

（一）加強檔案管理保密工作的組織領導，增強人員的保密意識。

檔案管理保密工作事關(guān)黨和國家的安全和利益，因此從業(yè)人員思想重視程度的高低直接影響著保密工作的成效。針對當前檢驗檢疫部門檔案管理人員保密觀念淡薄這一情況：一是加大保密工作宣傳力度，將保密培訓作為新進人員上崗培訓必修課；二是要求檔案管理從業(yè)人員簽訂保密責任書，一旦發(fā)生泄密行為將追究其責任；三是通過定期舉辦涉密人員培訓、典型事例分析等形式提高檔案管理人員自身素質(zhì)和保密意識，從而增強保密工作責任心。

（二）配備檔案管理保密工作的軟硬設施，提高保密工作的有效性。隨著計算機網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，利用計算機網(wǎng)絡處理文件，查閱檔案已經(jīng)成為了檢驗檢疫部門檔案管理的一種快捷的方式，但因此也帶來了更高的泄密風險。針對這一情況，需要在加強人員保密意識的培訓以外，進一步加強檔案管理的硬件設施，一是要添置、更新保密工作需要的設備，做好保密監(jiān)管系統(tǒng)安裝工作；二是要定期開展檔案管理保密工作及網(wǎng)絡與信息安全大檢查；三是在檔案管理計算機出現(xiàn)故障時，做好備份處理，在確實需要進行外出維修時，需檔案管理人員和計算機管理人員同時參與。

（三）完善檔案管理保密工作相關(guān)制度，確保部門之間的聯(lián)動性。保密法律、法規(guī)和規(guī)章是檢驗檢疫部門檔案管理保密工作不可缺少的依據(jù)和保障，檢驗檢疫部門檔案管理保密工作要在加強軟硬件的基礎上，一方面要根據(jù)保密法則與規(guī)章建立與檢驗檢疫部門實際相結(jié)合的完善的規(guī)章制度；另一方面要嚴格抓制度的落實，在實際工作中，要定期檢查制度執(zhí)行情況，通過會議、培訓等方式宣傳各項保密制度，并發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改措施，確保檔案管理保密制度得到有效的落實。

［1］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.中國人民大學出版社，2006.5.1.

［2］青平，蔣若莘.信息安全保密問題與應對［M］.金城出版社，2013.5.1.

［3］胡進軍.加強信息化條件下的保密工作［J］.中國石化，2011.5.

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