廣西賀州學(xué)院 林 曉

高校辦公室檔案管理之我見(jiàn)

廣西賀州學(xué)院 林 曉

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷向前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步，以往的檔案管理方式已經(jīng)難以符合當(dāng)前辦公需求，信息化技術(shù)應(yīng)用在高校辦公室檔案管理之中讓檔案管理發(fā)生了根本性變化。本文分析信息化檔案管理主要內(nèi)容，探討檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出如何增強(qiáng)高校辦公室檔案管理的建議。

辦公室 檔案管理 創(chuàng)新

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步為高校的辦公室檔案管理工作帶來(lái)新的變化。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中提升信息的保存和記錄效率，能夠使工作流程更加便利。但時(shí)代的發(fā)展對(duì)高校的辦公室文檔管理工作提出更高要求，高校應(yīng)充分利用信息化和自動(dòng)化技術(shù)，使高校辦公室檔案管理的發(fā)展符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的潮流。

一、信息化檔案管理主要內(nèi)容

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向前發(fā)展，檔案管理的信息化進(jìn)程非常普遍，有效促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。高校的檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用程度進(jìn)行拓展。一方面要?jiǎng)?chuàng)建出具備統(tǒng)一規(guī)范、符合科學(xué)理念的檔案管理體系，制定相應(yīng)制度和標(biāo)準(zhǔn)。另一方面還要對(duì)高校的信息資源進(jìn)行合理利用，關(guān)注最新的網(wǎng)路技術(shù)，對(duì)當(dāng)前信息化檔案管理進(jìn)行分析研究，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和方法，對(duì)高校內(nèi)部的檔案處理更加科學(xué)合理。加強(qiáng)檔案管理，力爭(zhēng)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等領(lǐng)域提供豐富詳實(shí)的檔案資料，為這些方面提供信息支持，讓檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

二、辦公室檔案管理創(chuàng)新的必要性

辦公室檔案是高校發(fā)展的重要資源之一，可以記錄辦公室的日常生活、活動(dòng)，也可以對(duì)其高校其他各方面的工作提供信息數(shù)據(jù)支持，在高校日常運(yùn)作過(guò)程中具有不可替代的作用。檔案是對(duì)高校發(fā)展歷程的重要反映，高校在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中通過(guò)資料查詢對(duì)過(guò)去的發(fā)展歷程進(jìn)行參考，對(duì)內(nèi)部的工作效率提升起到重要的輔助作用。檔案管理工作開(kāi)始之后，決策可以通過(guò)對(duì)檔案的閱覽了解到當(dāng)前高校的發(fā)展?fàn)顩r，制定決策時(shí)也可以作為參照。應(yīng)用過(guò)程中還可對(duì)工作關(guān)聯(lián)成果進(jìn)行判定，也可以對(duì)高校間的合作形成有效的輔助作用。因此，高校在發(fā)展過(guò)程中必須做好檔案管理工作，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理方式的發(fā)展，進(jìn)行必要的檔案管理創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作的有效進(jìn)行提供基礎(chǔ)支持。

三、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.規(guī)劃與設(shè)計(jì)存在不足。規(guī)劃和設(shè)計(jì)方面的問(wèn)題對(duì)當(dāng)前的檔案管理發(fā)展產(chǎn)生的影響十分之大。檔案信息內(nèi)容收到地域性的限制較為嚴(yán)重，權(quán)限和資金以及標(biāo)準(zhǔn)等方面都難以符合檔案管理實(shí)際需求。面對(duì)這種情況無(wú)法制定出全國(guó)范圍內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)劃方案。而且在檔案信息化的進(jìn)程中，各種變化不斷發(fā)生，使得各個(gè)高校的檔案管理工作都存在差異，一體化管理的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

2.管理理念的先進(jìn)性不足。以往的檔案管理工作將重點(diǎn)放置在收藏之上，人們往往忽視了檔案的實(shí)際功能。這種理念在當(dāng)前的情況下表現(xiàn)出狹隘的思想。在當(dāng)前的環(huán)境下，信息規(guī)模十分巨大，高校的檔案管理人員不僅要對(duì)檔案進(jìn)行收藏，還要具備服務(wù)意識(shí)，應(yīng)該對(duì)任何檔案使用者都秉持這種心態(tài)，這樣才符合現(xiàn)在的發(fā)展潮流。

3.管理方式落后。以往的高校檔案管理工作人員都是以手工的形式對(duì)資料進(jìn)行記錄編寫，這種存檔方式存在較大弊端，工作人員手寫的速度過(guò)慢，需要花費(fèi)較長(zhǎng)珊進(jìn)行編寫，效率明顯不高。需要使用檔案時(shí)，找尋所需檔案十分費(fèi)力，檢索用時(shí)過(guò)長(zhǎng)。

4.工作人員素養(yǎng)不足。以往的高校檔案管理工作人員在達(dá)到崗位之前并未從事過(guò)相關(guān)工作，只懂電腦的基本操作，而對(duì)檔案管理的操作軟件沒(méi)有深入了解，使用過(guò)程中存在很多阻礙。檔案管理工作也具備一定專業(yè)性，在熟悉計(jì)算機(jī)基本操作的同時(shí)，也要能夠使用軟件對(duì)檔案實(shí)施各種歸納、整理、檢索、排列等。工作人員這些方面的缺陷明顯對(duì)檔案管理工作順利開(kāi)展造成困擾，應(yīng)采取措施進(jìn)行解決。

四、創(chuàng)新視角下的高校辦公室檔案管理

1.檔案管理的理念創(chuàng)新。整個(gè)社會(huì)發(fā)展都處于轉(zhuǎn)型時(shí)期，各個(gè)行業(yè)都面臨各種改革，這種大環(huán)境下的發(fā)展形勢(shì)也對(duì)高校辦公室的檔案管理工作帶來(lái)影響，再使用以往的管理觀念對(duì)待這項(xiàng)工作就會(huì)處于落后狀態(tài)。因此，要對(duì)國(guó)內(nèi)外檔案管理發(fā)展的最新趨勢(shì)進(jìn)行研究，總結(jié)其中的先進(jìn)之處，讓這些先進(jìn)理念對(duì)自身產(chǎn)生影響，進(jìn)而清除舊觀念對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的負(fù)面影響。理念上的創(chuàng)新對(duì)高校辦公室檔案管理工作起到重要的基礎(chǔ)作用，想要讓高校辦公室檔案管理工作得到創(chuàng)新改變，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該改變?cè)镜乃枷肜砟?，重視改變理念的重要性，重新認(rèn)知當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)，對(duì)檔案管理工作中能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的部分重點(diǎn)關(guān)注。高校檔案管理人員應(yīng)改變以往只保存檔案的心態(tài)，還要對(duì)使用檔案的人員以服務(wù)的態(tài)度做好工作，培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)是這項(xiàng)工作發(fā)展的重點(diǎn)以及方向。分析當(dāng)前的形勢(shì)，應(yīng)促使所有工作人員對(duì)思想進(jìn)行解放。只有檔案管理工作人員意識(shí)到檔案管理的重要形勢(shì)，才能讓服務(wù)意識(shí)自動(dòng)發(fā)揮作用。高校檔案管理不僅是為領(lǐng)導(dǎo)層和管理層提供服務(wù)，也要對(duì)各個(gè)層面和部門提供服務(wù)。

2.促進(jìn)檔案管理手段創(chuàng)新。檔案手段對(duì)檔案管理效率形成直接影響。因此，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，要對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)。高校檔案管理部門要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，要對(duì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行研究，利用其對(duì)當(dāng)前的高校辦公室檔案管理形成良好的輔助作用。高校檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)建局域網(wǎng)，對(duì)高校內(nèi)部實(shí)施全面管理，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各部門之間的檔案信息互通，檔案信息就能夠?qū)W(xué)校制定戰(zhàn)略規(guī)劃以及決策提供信息上的支持。此外，高校檔案管理工作還要與有合作關(guān)系的各高校、單位之間保持聯(lián)系，成立一個(gè)針對(duì)性較強(qiáng)的管理中心，將全部的檔案信息以數(shù)字化的形式存入其中，方便合作伙伴們對(duì)檔案資源的使用。管理中心的主要任務(wù)就是對(duì)各種類型的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理，最終達(dá)到信息共享的目的。為此，加強(qiáng)高校辦公室檔案管理手段的創(chuàng)新是高校發(fā)展中必須開(kāi)展的一個(gè)事項(xiàng)，是提升檔案管理水平的重要舉措。建立檔案部門網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)，創(chuàng)建校內(nèi)局域網(wǎng)，利用高校已有的網(wǎng)頁(yè)輔助檔案部門網(wǎng)頁(yè)的創(chuàng)建，對(duì)網(wǎng)上信息進(jìn)行有效整理，讓檔案管理系統(tǒng)對(duì)外開(kāi)放，讓需求者足不出戶就可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的搜索，讓使用者感受到便利。

3.工作人員培訓(xùn)創(chuàng)新。高校檔案管理工作也應(yīng)具備一定專業(yè)性，需要具備一定的專業(yè)技能才能勝任職位。因此，各高校應(yīng)定期組織辦公室檔案管理工作的專項(xiàng)培訓(xùn)。邀請(qǐng)檔案管理方面的專家擔(dān)任講師，結(jié)合自身發(fā)展具體情況，編寫適用的檔案管理教材或資料，分發(fā)給參與培訓(xùn)的學(xué)員，講師根據(jù)教材的內(nèi)容進(jìn)行講解。安排講師對(duì)國(guó)內(nèi)外當(dāng)前的辦公室檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢(shì)作出分析和研究，并將成果講解給學(xué)員，讓其在先進(jìn)理念的熏陶之下不斷改變?cè)械腻e(cuò)誤觀念。在組織理論教育活動(dòng)的同時(shí)，組織學(xué)員參加實(shí)踐模擬活動(dòng)，讓學(xué)員們?cè)趯?shí)踐當(dāng)中檢驗(yàn)檔案管理理論，了解理論和實(shí)踐之間的區(qū)別，進(jìn)而加深對(duì)理論的認(rèn)知程。組織學(xué)員進(jìn)行討論，發(fā)表各自在學(xué)習(xí)過(guò)程中的領(lǐng)悟，進(jìn)而知曉自身存在的不足，了解其他學(xué)員對(duì)檔案管理的看法，借鑒其中優(yōu)秀的部分，對(duì)自身的檔案管理能力提升會(huì)有很大幫助。最后，高校還可以組織專門的座談會(huì)，讓檔案管理人員參與其中，邀請(qǐng)各部門的代表人物參加，讓高校內(nèi)部各部門之間加強(qiáng)檔案管理的聯(lián)系，加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知。

4.檔案管理機(jī)制創(chuàng)新。檔案管理機(jī)制是高校檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保障，以科學(xué)的理念創(chuàng)建一套適合高校發(fā)展的檔案管理機(jī)制對(duì)高校調(diào)用檔案資源十分必要。一些高校檔案管理工作與其他部門開(kāi)展工作出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的狀況。

因此，高校發(fā)展過(guò)程中要對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)以往的聘任方式進(jìn)行更新，讓檔案管理工作能在新的驅(qū)動(dòng)之下不斷向前邁進(jìn)。高校管理層要對(duì)此項(xiàng)工作的服務(wù)性有清晰的認(rèn)知，加強(qiáng)這項(xiàng)工作的管理水平，創(chuàng)建服務(wù)機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對(duì)機(jī)制的建立提供支持，以決策的形式確保管理機(jī)制的創(chuàng)建。成立閱覽中心、專題檔案展示活動(dòng)、創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案的目錄等方式都可以作為檔案管理機(jī)制創(chuàng)建的重要內(nèi)容。通過(guò)機(jī)制的創(chuàng)建和活動(dòng)的開(kāi)展，高校各部門對(duì)辦公室檔案的重要性會(huì)有更直觀且深入的認(rèn)知，還能對(duì)社會(huì)的熱點(diǎn)問(wèn)題有一清晰了解。

5.加強(qiáng)流動(dòng)人員的創(chuàng)新管理。市場(chǎng)化不斷深入，讓高校工作人員的流動(dòng)形成一定規(guī)律，人事檔案在對(duì)此進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行必要調(diào)整，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，因此在檔案管理當(dāng)中應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新，對(duì)人才開(kāi)發(fā)機(jī)制進(jìn)行充分展示，讓工作崗位上的工作可以在職位上發(fā)揮最大價(jià)值，建立人才庫(kù)，記錄工作人員信息，方便引導(dǎo)其獲得更佳的工作水平。對(duì)軟件的管理功能進(jìn)行拓展，為高校的工作提供新型的管理。流動(dòng)人員檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該重視材料收集的作用，了解流動(dòng)人員檔案的基本特征，收集資料時(shí)應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真，盡量保證材料在較大的范圍內(nèi)搜集，加強(qiáng)檔案的優(yōu)化，讓檔案內(nèi)容呈現(xiàn)出豐富的特點(diǎn)。對(duì)這部分檔案應(yīng)對(duì)流動(dòng)工作人員的各種信息進(jìn)行明確確定，判定手續(xù)是否齊全，分析工作人員是否具備較強(qiáng)的工作技能，對(duì)其創(chuàng)新成果、誠(chéng)信等方面的個(gè)人特征信息也進(jìn)行記錄。

6.加強(qiáng)檔案管理工作方式創(chuàng)新。各個(gè)行業(yè)中，精干是未來(lái)發(fā)展必然趨勢(shì)，高校檔案管理應(yīng)順應(yīng)這個(gè)潮流。在工作方式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，將以往的檔案室建設(shè)成為具備檔案、資料、情報(bào)、統(tǒng)計(jì)等功能的檔案信息中心。工作重點(diǎn)就是檔案信息的搜集、整理、利用等過(guò)程，將涉及資料收集的各個(gè)單位聯(lián)系在一起，形成集團(tuán)化的信息網(wǎng)絡(luò)。檔案管理機(jī)制重視高效。高校改革主要目的是適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，轉(zhuǎn)變當(dāng)前的機(jī)制，堅(jiān)持高效運(yùn)行，在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，讓這項(xiàng)工作具備較強(qiáng)的社會(huì)效益。堅(jiān)持創(chuàng)新，為發(fā)展提供必要驅(qū)動(dòng)，敢于面對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，不斷完善工作內(nèi)容，讓與檔案資料管理有關(guān)的部門單位聯(lián)合在一起，提升檔案管理效率，發(fā)揮工作人員的價(jià)值，讓檔案信息為高校創(chuàng)新和技術(shù)改進(jìn)提供重要的前進(jìn)動(dòng)力。當(dāng)前，與檔案管理有關(guān)的制度仍然處于不成熟狀態(tài)，一些高校的檔案仍然缺乏規(guī)范性，致使其使用價(jià)值發(fā)揮得不夠徹底，制度創(chuàng)新成為高校發(fā)展的重要的推動(dòng)力，制定較為完善的制度，制定檔案管理工作的規(guī)劃和目標(biāo)。有些檔案管理崗位有兼職屬性，兼職人員由于在崗位時(shí)間不長(zhǎng)，責(zé)任意識(shí)方面可能存在某種缺失，要提高兼職人員的責(zé)任意識(shí)，確定其工作職責(zé)。

7.創(chuàng)新檔案管理理論知識(shí)。當(dāng)前全球已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化進(jìn)程也在不斷深入，檔案管理工作需要緊緊跟隨這個(gè)步伐，從理論創(chuàng)新角度促進(jìn)其健康發(fā)展。就當(dāng)前的工作形勢(shì)而言，檔案管理工作的創(chuàng)新還具備較大空間。例如，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中，各種經(jīng)濟(jì)行為在其中發(fā)揮了重要作用，如何針對(duì)這些經(jīng)濟(jì)行為展開(kāi)檔案管理工作意義重大。而且我國(guó)市場(chǎng)體制趨于完善，檔案管理工作發(fā)作作用的深度與廣度都將快速增加。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這些方面的理論研究，爭(zhēng)取為未來(lái)的發(fā)展作鋪墊，以創(chuàng)新的理論指導(dǎo)高校的發(fā)展。

總之，檔案管理對(duì)高校的發(fā)展運(yùn)行具有重要意義。當(dāng)前，信息技術(shù)不斷向前發(fā)展，為了適應(yīng)這種形勢(shì)，必須以創(chuàng)新視角看待辦公室檔案管理工作，促使檔案管理符合現(xiàn)代化要求建，改變以往的管理觀念，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓工作人員以服務(wù)的心態(tài)開(kāi)展工作，為了高校的檔案管理工作順利發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-10-0232