高校教師業(yè)務(wù)檔案的作用與管理

杜玉春

摘 要：本文就高校教師業(yè)務(wù)作用、管理及與高校其它檔案的關(guān)系作了初淺探討。

關(guān)鍵詞：教師業(yè)務(wù)檔案；檔案作用；檔案管理

建立教師業(yè)務(wù)檔案是高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，是高?！叭瞬艖?zhàn)略”的需要。同時(shí)它也是一個(gè)科學(xué)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，有許多問(wèn)題值得研究和探討。

1 高校教師業(yè)務(wù)檔案的作用

1.1 評(píng)定職稱，考核、選拔人才的重要依據(jù)

教師業(yè)務(wù)檔案是隨著專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)的評(píng)聘而興起的產(chǎn)物，它對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的過(guò)去與現(xiàn)在的業(yè)務(wù)情況有較為詳細(xì)的反映，教師業(yè)務(wù)檔案中記載有教師的學(xué)歷、考核成績(jī)、對(duì)其業(yè)務(wù)水平的評(píng)價(jià)、論文、論著、科研成果等內(nèi)容，這些材料成為教師評(píng)定職稱和晉升的最可靠材料。它與人事檔案共同為歷史地、全面地考核、選拔和合理使用人才提供依據(jù)。利用教師業(yè)務(wù)檔案來(lái)考核、選拔人才，從而改變過(guò)去那種取決于領(lǐng)導(dǎo)的“印象”，同志間的“人緣”不能客觀地評(píng)價(jià)的做法；也可以克服過(guò)去那種只憑人事檔案中對(duì)業(yè)務(wù)能力幾筆定性評(píng)語(yǔ)的弊端。將業(yè)務(wù)檔案展示出來(lái)，讓材料說(shuō)話，用檔案這把“尺子”去度量，就會(huì)更客觀、更公正，減少許多麻煩和人際矛盾。

1.2 能為學(xué)校管理決策服務(wù)

教師業(yè)務(wù)檔案能反映學(xué)校教師隊(duì)伍的狀況、業(yè)務(wù)水平。學(xué)校必須根據(jù)教師隊(duì)伍的狀況，提出學(xué)校規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、各級(jí)職稱配置、優(yōu)化師資結(jié)構(gòu)等管理決策。如學(xué)校在開(kāi)設(shè)新專業(yè)之前必須了解教師所學(xué)專業(yè)，課程情況，從而確定其是否能勝任某門課程的教學(xué)。學(xué)校的師資管理部門也可以從教師業(yè)務(wù)檔案中了解到教師的學(xué)歷和業(yè)務(wù)水平等情況，從而制定出合理的使用教師，有目的培訓(xùn)教師的計(jì)劃和制度。

1.3 能反映一所高校的學(xué)術(shù)水平，關(guān)系到一所高校的聲譽(yù)

教師業(yè)務(wù)檔案，尤其是學(xué)術(shù)論文、專著，對(duì)教師本人而言，它忠實(shí)地體現(xiàn)出自己在教學(xué)、科研中的真實(shí)水平和地位，是社會(huì)評(píng)價(jià)其教學(xué)、科研工作較為客觀的依據(jù)；對(duì)一所高校而言，一個(gè)教師在某一學(xué)科建設(shè)的發(fā)展取得成果，其實(shí)也是該校學(xué)術(shù)水平的反映。在國(guó)際上，都把發(fā)表論文、專著的多少作為評(píng)估一所高校的重要條件。世界名牌大學(xué)都是由于擁有超一流的學(xué)術(shù)成就而使學(xué)校聲譽(yù)鵲起。

1.4 形成學(xué)術(shù)氛圍，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高

教師業(yè)務(wù)檔案收集了大量高水平的學(xué)術(shù)論文、專著、教案及科研成果，有較高的學(xué)術(shù)參考價(jià)值。通過(guò)了解教師業(yè)務(wù)檔案，教師之間相互學(xué)習(xí)，及時(shí)交流信息，促進(jìn)教師之間的業(yè)務(wù)竟?fàn)?，形成良好學(xué)術(shù)氛圍，進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的不斷提高，為社會(huì)培養(yǎng)更多的合格人才。如從事自然科學(xué)研究的教師必然會(huì)利用過(guò)去科研成果來(lái)從事創(chuàng)新研究。

2 教師業(yè)務(wù)檔案管理

2.1 收集

哈佛大學(xué)就規(guī)定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家屬要將其全部文稿移交檔案館保存。教師業(yè)務(wù)檔案的專業(yè)性決定其必須也只能采取專業(yè)歸口、部門立卷的制度。由學(xué)校師資管理部門負(fù)責(zé)組織各系、部門收集、加工整理、立卷、歸檔，定期向?qū)W校綜合檔案（館）室移交。由于種種原因，這些材料一部分分散在教師個(gè)人手中，很多教師認(rèn)為個(gè)人的論著、論文是個(gè)人心血的結(jié)晶，可以不交。另外，教師認(rèn)為自己保管更為保險(xiǎn)，利用也方便，因此不愿交。這是許多高校沒(méi)有開(kāi)展這項(xiàng)工作的原因之一。要解決這一問(wèn)題，首先應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》宣傳教育，使每個(gè)教師增強(qiáng)檔案意識(shí)。其次，學(xué)校應(yīng)制定出相應(yīng)的制度和獎(jiǎng)懲措施以保證收集工作的進(jìn)行。

2.2 整理

教師業(yè)務(wù)檔案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先將院（系）、部、所分開(kāi)，再按人頭排列的方法。隨著以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，學(xué)校檔案部門必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理教師業(yè)務(wù)檔案，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息采集與核對(duì)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢。

2.3 利用

為了使教師業(yè)務(wù)檔案更好地發(fā)揮作用，檔案部門要建立嚴(yán)格和管理和借閱制度，并采取一些方便教師利用的措施。同時(shí)檔案工作者要熟悉《著作權(quán)法》、《專利法》等法規(guī)條例，凡提供利用要履行有關(guān)手續(xù)，有的還要征得本人或家屬的許可，任何人不得擅自提供利用。

3 處理好教師業(yè)務(wù)檔案與其它檔案的關(guān)系

3.1 教師業(yè)務(wù)檔案與人事檔案的關(guān)系

教師業(yè)務(wù)檔案?jìng)?cè)重在對(duì)個(gè)人學(xué)識(shí)水平、科研成果、業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，對(duì)于業(yè)務(wù)情況的反映，它比人事檔案更詳細(xì)具體。人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，主要反映生平、經(jīng)歷、政治態(tài)度、工作表現(xiàn)、職稱等，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力及工作情況的反映。可以說(shuō)：人事檔案較教師業(yè)務(wù)檔案全面，而教師業(yè)務(wù)檔案是人事檔案的具體補(bǔ)充。

3.2 教師業(yè)務(wù)檔案與科研檔案的關(guān)系

科研檔案主要包括本校教師發(fā)表的論文、專著、科研成果等。它與教師業(yè)務(wù)檔案中的這部分內(nèi)容發(fā)生重復(fù)、交叉。為了避免這一問(wèn)題，減少重復(fù)館（室）藏檔案數(shù)，教師的這些著作和科研成果應(yīng)存入科研檔案中。教師業(yè)務(wù)檔案中的這部分內(nèi)容可通過(guò)建立“索引卡”或“參見(jiàn)卡”來(lái)解決。這樣，既可使館（室）檔案不重復(fù)，又能形成一個(gè)完整的信息資源。

3.3 教師業(yè)務(wù)檔案與“名人檔案”的關(guān)系

一些重點(diǎn)院校如南京大學(xué)檔案館建立了“名人檔案”。 “名人檔案”的對(duì)象范圍比教師業(yè)務(wù)檔案的范圍小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）領(lǐng)導(dǎo)、優(yōu)秀工作者等。“名人檔案”收集內(nèi)容所涉及的范圍更廣，既涉及名人個(gè)人經(jīng)歷、涉及其所從事的研究領(lǐng)域，也廣泛涉及社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化各個(gè)領(lǐng)域。在高校檔案館（室）中，如建立了“名人檔案”的這部分人物，可不再建其教師業(yè)務(wù)檔案。

參考文獻(xiàn)

[1]韓玉梅：《英美等國(guó)高校檔案簡(jiǎn)介》，《學(xué)校檔案》1990年第2期

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[3]徐燕燕：《對(duì)“名人全宗”檔案征集工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)》，《學(xué)校檔案》1994年第6期