淺談如何提高檔案管理效率

張靜

摘 要：檔案管理作為一種機(jī)密性高、專業(yè)性強(qiáng)的工作，有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，如何保證檔案管理的質(zhì)量和效率，是當(dāng)前亟待需要解決的重要問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；質(zhì)量；效率

當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)管理，提高工作人員素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。

1 當(dāng)前檔案管理存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2、檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

3、檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

4、在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過長失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

2 提高檔案管理效率的對(duì)策

扭轉(zhuǎn)目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

2.1 切實(shí)加強(qiáng)自己的專業(yè)素養(yǎng)

檔案專業(yè)人員必須系統(tǒng)地、嚴(yán)格地學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，并且在理論基礎(chǔ)上培養(yǎng)全面的實(shí)踐技能。檔案管理的實(shí)踐技能需要在不斷的實(shí)際工作中逐漸培養(yǎng)，而在實(shí)際工作中又不免穿插著檔案學(xué)理論知識(shí)，如對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業(yè)理論知識(shí)的指導(dǎo)。因此，檔案專業(yè)人員只有在深厚的理論知識(shí)作前提的條件下，才能在實(shí)際的工作中有所發(fā)現(xiàn)，并能提供合理的解決方案。對(duì)于文史知識(shí)，檔案工作要做記錄，因此對(duì)于檔案工作者的文學(xué)知識(shí)有一定要求，語言表達(dá)能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的清晰與否，只有了解歷史，對(duì)于歷史知識(shí)有相關(guān)見解，才能對(duì)檔案的歷史背景、內(nèi)容有理解；對(duì)于學(xué)科知識(shí)，科技的進(jìn)步直接影響著文化的發(fā)展，現(xiàn)代化管理學(xué)理念滲入各行各業(yè)，作為檔案管理者，對(duì)于管理學(xué)、圖書管理學(xué)也應(yīng)該有所涉獵；對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)，現(xiàn)代化技術(shù)為檔案管理工作提供了便利，如電子計(jì)算機(jī)以及聲音音像存儲(chǔ)設(shè)備的應(yīng)用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術(shù)；對(duì)于外語知識(shí)，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業(yè)人員具備一些外語知識(shí)對(duì)保證外語文獻(xiàn)資料的管理保存與應(yīng)用能夠便利進(jìn)行具有相當(dāng)重要的意義。檔案是一種重要的資源，它必然要與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的高科技相結(jié)合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，來提高自己的能力，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)決定著當(dāng)前以及未來檔案管理事業(yè)的總體發(fā)展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎(chǔ)。

2.2 調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1、增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2、更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ鳎鲆暳丝偨Y(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點(diǎn)，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步

企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問題；其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。endprint