張炎敏

摘 要：醫(yī)院的文書(shū)檔案管理是醫(yī)院提供良好醫(yī)療服務(wù)的前提，因此，加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案的管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展十分重要。本文從醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中分析，指出當(dāng)前醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面所存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

文書(shū)檔案，是記錄政務(wù)活動(dòng)（包括黨務(wù)、行政管理等）的檔案，它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動(dòng)，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等，因此，文書(shū)檔案通常也被稱作管理性檔案[1]。

醫(yī)院作為一個(gè)公益性質(zhì)的事業(yè)單位，隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)療市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展也離不開(kāi)文書(shū)檔案的管理，我們要高度重視文書(shū)檔案的管理重要性，醫(yī)院文書(shū)檔案擔(dān)負(fù)這各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)公文分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)原始資料收集工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見(jiàn)證和有效憑證，具有嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性和服務(wù)性，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有利的保證。

1 目前醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面存在的問(wèn)題

1.1 文書(shū)檔案管理意識(shí)薄弱

由于對(duì)于文書(shū)檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案無(wú)關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒(méi)有存在的價(jià)值，對(duì)于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

1.2 沒(méi)有建立切實(shí)可行的管理制度

醫(yī)院文書(shū)檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因?yàn)獒t(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而各種檢查影像圖文檔案等分別有相應(yīng)的科室進(jìn)行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開(kāi)發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學(xué)、混亂的管理模式會(huì)造成大量的檔案無(wú)法進(jìn)行存儲(chǔ)，甚至可能導(dǎo)致丟失。

1.3 文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

因檔案的歸屬部門(mén)多，管理人員的調(diào)動(dòng)、未經(jīng)檔案管理培訓(xùn)、檔案管理知識(shí)面窄等原因，使文書(shū)檔案的保管、利用率大大降低。這嚴(yán)重影響了我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊(duì)伍也造成了醫(yī)院檔案管理水平的落后。

1.4 文書(shū)檔案的管理未能向現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變

因檔案只記載盒編目錄，無(wú)室編目錄，查閱檔案費(fèi)時(shí)，無(wú)形中增加了工作人員很大的工作量。因沒(méi)有運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開(kāi)發(fā)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)于檔案法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳的力度，提高管理人員對(duì)于檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。對(duì)于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個(gè)干部職工都能夠自覺(jué)的配合檔案管理工作。

2.2 緊抓文書(shū)檔案的收集整理工作

醫(yī)院檔案收集整理工作，是醫(yī)院資料、信息保存的重要環(huán)節(jié)，使之在使用之時(shí)能夠按照要求提供必要的服務(wù)，這在文明醫(yī)院、等級(jí)醫(yī)院評(píng)比的過(guò)程中尤其重要。同時(shí)為醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準(zhǔn)確詳細(xì)的個(gè)人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。

2.3 緊抓檔案文書(shū)工作人員的培訓(xùn)

醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段提高其管理水平，推動(dòng)檔案管理水平的提升，同時(shí)提高檔案管文書(shū)人員自身文化素質(zhì)的修養(yǎng)。

2.4 設(shè)立專職檔案文書(shū)工作人員

文書(shū)檔案管理工作是份十分細(xì)致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫(kù)擺放等要經(jīng)過(guò)十多道工序。設(shè)立專職檔案文書(shū)工作人員，招聘相關(guān)專業(yè)人員從事檔案工作，力求做到專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化的進(jìn)行文書(shū)檔案管理。

2.5 以公文處理為主，建立健全文書(shū)檔案保存制度

醫(yī)院文書(shū)檔案主要由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的，可見(jiàn)公文管理是做好文書(shū)檔案的基礎(chǔ)，為此，文書(shū)檔案以公文為核心，以公文質(zhì)量規(guī)范性為保障，探索檔案工作的新方法，進(jìn)一步完善和規(guī)范了文書(shū)檔案工作制度。

2.6 建立檔案文書(shū)工作績(jī)效考評(píng)制度

對(duì)照工作目標(biāo)或績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的考評(píng)方法，評(píng)定文書(shū)檔案管理人員的工作任務(wù)完成情況和工作職責(zé)履行程度，并將上述評(píng)定結(jié)果反饋給檔案管理員，以提高檔案管理人員的工作積極性。

2.7 加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子一體化

加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到文書(shū)檔案管理工作的成效。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞和開(kāi)發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。無(wú)紙化辦公及電子技術(shù)的普及對(duì)檔案管理自動(dòng)化提出了更高的要求，文書(shū)檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變[2]。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索醫(yī)院的各種門(mén)類和載體的檔案，方便利用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間，也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李彩香 胡可征.《文書(shū)檔案管理》[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2010. 1-2

[2]李江 劉卓.《淺談醫(yī)院文書(shū)檔案管理對(duì)策》[N].《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志總第418期2011.07.