開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)思考

（福建廣播電視大學(xué)，福建福州，350003）

在當(dāng)今信息時(shí)代，借助于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù)等高科技成果建立起來(lái)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不但極大地改變了人類傳統(tǒng)的信息傳輸、存儲(chǔ)和加工處理等方式，而且還結(jié)合管理科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等理論和方法，為管理、決策活動(dòng)提供了有力的信息支持。信息系統(tǒng)的應(yīng)用已成為現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一，而在檔案管理領(lǐng)域，尤其是對(duì)于開(kāi)放大學(xué)，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)無(wú)疑處于舉足輕重的地位，并將發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但目前檔案管理系統(tǒng)不容樂(lè)觀，以福建廣播電視大學(xué)為例，所用的檔案管理系統(tǒng)還是2001年引進(jìn)的科怡檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)存在如下問(wèn)題：一是陳舊，無(wú)法與校內(nèi)各信息系統(tǒng)尤其是新開(kāi)發(fā)的OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)對(duì)接；二是容量小，無(wú)法承載檔案信息化后的大數(shù)據(jù)；三是系統(tǒng)編程結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文快速檢索以及各模塊功能之間的協(xié)同。為適應(yīng)開(kāi)放大學(xué)建設(shè)需要，加快實(shí)現(xiàn)電大的轉(zhuǎn)型升級(jí)，本文就開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)作初淺的思考與探索。

一、開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容

從主動(dòng)適應(yīng)學(xué)習(xí)者的需求和充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)理念出發(fā)，開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)包括電子文件管理系統(tǒng)、檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)、檔案資源利用系統(tǒng)、檔案信息采集平臺(tái)、檔案網(wǎng)站以及檔案鑒定銷毀、信息編研、統(tǒng)計(jì)等綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)等，這些內(nèi)容的建設(shè)都是為了推動(dòng)教育信息資源與教育教學(xué)深度融合，更好地完善開(kāi)放大學(xué)終身教育服務(wù)體系，適應(yīng)開(kāi)放大學(xué)先進(jìn)的教學(xué)模式和遠(yuǎn)程辦學(xué)的需求。

（一）電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)是電子文件的聚集地，具有鑒定、獲取、著錄、保管、檢索、查詢電子文件等功能，能夠滿足開(kāi)放大學(xué)對(duì)檔案憑證信息的需求，以實(shí)現(xiàn)開(kāi)放大學(xué)教育信息資源共享。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)

所謂信息系統(tǒng)是能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、維護(hù)和使用的，由人和計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)所組成的人機(jī)系統(tǒng)。對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)講，則是對(duì)檔案自身的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、利用等業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的自動(dòng)化。

（三）檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)

電子文件主要存在于電子設(shè)備中，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，而電子文件的訪問(wèn)是通過(guò)軟件來(lái)讀取的，不同的軟件，其存儲(chǔ)的電子文件的數(shù)據(jù)格式也不完全相同。開(kāi)放大學(xué)在建設(shè)檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)根據(jù)自己不同的需求選擇功能不同的存儲(chǔ)系統(tǒng)，在選擇時(shí)還應(yīng)首先考慮經(jīng)濟(jì)問(wèn)題，特別是增加設(shè)備要考慮與老系統(tǒng)的兼容性問(wèn)題，然后是考慮后期的維護(hù)問(wèn)題。

（四）檔案資源利用系統(tǒng)

收集檔案，儲(chǔ)存檔案，是為了盡可能地增加檔案資源，最終目的是為學(xué)校師生及社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。開(kāi)放大學(xué)應(yīng)以“檔案利用者為本”，通過(guò)檔案信息發(fā)布平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)一步豐富開(kāi)放大學(xué)的辦學(xué)內(nèi)涵，提供檔案信息資源共享以及檔案信息的查詢服務(wù)，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得利用者的支持和好評(píng)。

（五）檔案信息采集平臺(tái)

檔案信息采集平臺(tái)的建設(shè)，一方面是通過(guò)與OA校園網(wǎng)的接口，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)部門(mén)歸檔電子文件的接收；另一方面就是實(shí)現(xiàn)對(duì)館（室）藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的功能。

（六）檔案網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是檔案信息化的綜合平臺(tái)，集宣傳、服務(wù)、信息資源共享等功能于一體。開(kāi)放大學(xué)通過(guò)對(duì)檔案網(wǎng)站的建設(shè)，為廣大師生、社會(huì)提供鮮活、真實(shí)的素材，展示開(kāi)放大學(xué)辦學(xué)的印跡、文化和成就。

二、開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的路徑

（一）升級(jí)舊的科怡檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集成的系統(tǒng)建設(shè)方案

通過(guò)對(duì)科怡公司的調(diào)研，可以把舊系統(tǒng)升級(jí)為科怡大型網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)（CS版）或（BS版），完善原先的模塊功能，開(kāi)發(fā)集成接口，以實(shí)現(xiàn)與學(xué)校各管理信息系統(tǒng)集成的建設(shè)方案。此方案優(yōu)點(diǎn)是資金投入少，能完成檔案系統(tǒng)與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件即時(shí)歸檔以及全文檢索。但是，后期的系統(tǒng)維護(hù)以及能否適應(yīng)未來(lái)開(kāi)放大學(xué)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）所需要的檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，還值得進(jìn)一步斟酌，避免重復(fù)建設(shè)。

（二）重新購(gòu)買(mǎi)檔案管理系統(tǒng)軟件，立足全局的系統(tǒng)建設(shè)方案

開(kāi)放大學(xué)應(yīng)把檔案信息化納入學(xué)校的整體建設(shè)的高度來(lái)規(guī)劃，即納入電子校務(wù)、數(shù)字化校園建設(shè)的總體規(guī)劃中，將電子文件管理的前端控制和全程管理思想貫穿于系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，使檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)共同開(kāi)發(fā)，重新購(gòu)買(mǎi)達(dá)到高度集成的電子文件管理系統(tǒng)軟件，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。購(gòu)買(mǎi)時(shí)要注意選用大型公司開(kāi)發(fā)研制的成熟的、高端用戶選用較多的檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足國(guó)家檔案局提出的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、共享性的要求，并保證在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)不落后，為未來(lái)建設(shè)開(kāi)放大學(xué)數(shù)字檔案館（室）奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)電子文檔一體化管理進(jìn)程

開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)必須嚴(yán)格按照國(guó)際通用的檔案數(shù)字化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家檔案局制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。國(guó)際通用的檔案數(shù)字化管理規(guī)范（OAIS）是由美國(guó)空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)（CCSDS）制定的標(biāo)準(zhǔn)，是一項(xiàng)旨在為長(zhǎng)期保存的信息系統(tǒng)建立的一個(gè)參考模型和基本概念框架，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字信息的長(zhǎng)期保護(hù)和可存取。開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是以實(shí)現(xiàn)歸檔單位與檔案館（室）之間的互聯(lián)為前提，所以必須遵守一定的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，即檔案管理部門(mén)和文件形成部門(mén)應(yīng)密切配合，參照國(guó)家相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，共同制定一套既能適應(yīng)文件管理又能滿足檔案管理需求的統(tǒng)一的業(yè)務(wù)工作規(guī)范，特別是要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)規(guī)范，將電子文件管理納入科學(xué)化、制度化的管理軌道。

（二）系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)具備擴(kuò)展性和安全性

可擴(kuò)展性不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)底層架構(gòu)，還體現(xiàn)在上層功能應(yīng)用及用戶數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)對(duì)象等方面要有足夠的擴(kuò)展空間。同時(shí)，開(kāi)放大學(xué)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)最好采用靈活的模板技術(shù)，無(wú)論用戶所要管理的檔案數(shù)據(jù)或相關(guān)業(yè)務(wù)如何擴(kuò)充或變化，均可以在不需要二次開(kāi)發(fā)，在原有的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)配置或設(shè)置后使用。安全性是由檔案管理的性質(zhì)所決定，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)所處理的信息很多涉及學(xué)校的機(jī)密，而且不同的應(yīng)用人員在不同的時(shí)間對(duì)檔案信息的處理權(quán)限也是不同的，因此電子文件歸入檔案庫(kù)后的安全性功能是檔案管理系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的安全性控制應(yīng)包括防止非法用戶入侵、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密等。

（三）從實(shí)際出發(fā)，避免盲目建設(shè)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息化、數(shù)字化的核心載體，所以要關(guān)注開(kāi)放大學(xué)教育管理信息化、數(shù)字化校園建設(shè)的進(jìn)程，特別要從檔案業(yè)務(wù)工作的實(shí)際狀況、檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程、人才隊(duì)伍現(xiàn)狀等出發(fā)，有計(jì)劃地分步推進(jìn)。要選擇能滿足當(dāng)前需要的，軟件功能比較穩(wěn)定的，又可在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不落后的檔案信息系統(tǒng)，并進(jìn)行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)。

（四）做好需求調(diào)研，系統(tǒng)功能定位全面準(zhǔn)確

要從自身?yè)碛械臋n案種類、選擇的分類方案、單位的規(guī)模、信息化的程度以及未來(lái)發(fā)展的方向和單位經(jīng)濟(jì)能力等各個(gè)方面，深刻了解內(nèi)需，選擇合適的檔案管理軟件。在此基礎(chǔ)上，開(kāi)放大學(xué)無(wú)論是購(gòu)買(mǎi)成熟的軟件系統(tǒng)，還是定制軟件系統(tǒng)時(shí)都需要從應(yīng)用系統(tǒng)的功能需求作充分、深入、細(xì)致、全面的調(diào)研。調(diào)研不僅要立足管理者對(duì)檔案管理的角度，更多地要站位于利用者對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際效用。

（五）注意與開(kāi)放大學(xué)其他系統(tǒng)的互聯(lián)和兼容

選擇軟件系統(tǒng)應(yīng)具有兼容性，方便與校內(nèi)其它信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享與傳輸存儲(chǔ)。開(kāi)放大學(xué)檔案部門(mén)要盡可能關(guān)注學(xué)校其他部門(mén)在建或?qū)⒔ǖ臉I(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，提前介入，從檔案管理的角度提出要求，將前端控制和全程管理思想貫穿到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)從源頭上對(duì)電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有機(jī)關(guān)聯(lián)性。

（六）盡快建成電子文件管理系統(tǒng)，整合開(kāi)放大學(xué)各校之間的信息資源

現(xiàn)階段，各校的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)各自為政，信息的格式、處理方法不統(tǒng)一，相互之間不兼容，信息難以共享，而且由于各系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)時(shí)，檔案部門(mén)沒(méi)有介入，各系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與操作時(shí)往往只注重對(duì)電子文件的保存和利用，忽視了對(duì)元數(shù)據(jù)的采集，從而構(gòu)成了對(duì)電子文件真實(shí)性、準(zhǔn)確性的威脅。因此，開(kāi)放大學(xué)應(yīng)當(dāng)基于校園網(wǎng)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，盡早、盡快建成電子文件管理系統(tǒng)，建立與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的鏈接，實(shí)行文檔一體化管理模式，提供全文檢索等便利的信息資源檢索途徑，使檔案部門(mén)成為各部門(mén)資源綜合利用中心，成為信息提供利用的門(mén)戶。

四、結(jié)語(yǔ)

開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)不但關(guān)系到檔案日常工作的管理和利用，還將為未來(lái)建設(shè)數(shù)字檔案館（室），適應(yīng)檔案信息化和檔案現(xiàn)代化管理奠定平臺(tái)基礎(chǔ)，并滿足國(guó)家檔案局提出的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、共享性的要求，確保在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)不落后，使開(kāi)放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)成為信息資源的中心，利用的門(mén)戶，成為開(kāi)放大學(xué)終身教育服務(wù)體系的一個(gè)重要元素。

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[3]張正軍.高校數(shù)字檔案館建設(shè)探討[J].蘭臺(tái)世界，2014，（1）.

[4]孫麗梅.基于“個(gè)性化”的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[J].山東檔案，2013，（4）.