淺析監(jiān)獄固定資產管理的現(xiàn)狀及完善措施
——以GS省JC監(jiān)獄為例

文 | 楊彬鈺

淺析監(jiān)獄固定資產管理的現(xiàn)狀及完善措施
——以GS省JC監(jiān)獄為例

文 | 楊彬鈺

建立完善監(jiān)獄監(jiān)獄固定資產管理制度，使監(jiān)獄固定資產管理有章可循。按照監(jiān)獄固定資產管理程序辦事，做好固定資產的計劃、購置、調整、調撥、處置工作。建立監(jiān)獄固定資產信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)監(jiān)獄固定資產動態(tài)管理。加強監(jiān)獄固定資產內部控制管理，合理保證監(jiān)獄固定資產的安全。

監(jiān)獄 固定資產 管理

近年來，在全額保障、監(jiān)企分開、規(guī)范運行、收支分開為主要內容的監(jiān)獄體制改革實施和逐步完善的大背景下，國家加大了對監(jiān)獄的投資力度，同時隨著監(jiān)獄經濟環(huán)境的良性發(fā)展，監(jiān)獄自我發(fā)展自我投資的力度增加，固定資產也逐年增加，在監(jiān)獄資產總額中占有比例也逐步增大，監(jiān)獄家底越來越厚實。監(jiān)獄作為特殊行業(yè)的行政單位，應根據(jù)2006年5月頒布的《行政（事業(yè)）單位國有資產管理暫行辦法》，（以下簡稱《辦法》），結合固定資產使用情況進一步加強管理?，F(xiàn)以GS省JC監(jiān)獄為例，就固定資產管理談談自己的看法，供商榷。

監(jiān)獄固定資產管理的現(xiàn)狀

固定資產的賬實不符，家底不清

固定資產管理是指對固定資產的計劃、購置、驗收、登記、領用、使用、維修、報廢等全過程的管理。監(jiān)獄固定資產管理因無完善的管理制度規(guī)定，造成部分固定資產賬實不符、賬賬不符，固定資產家底不清。

一是固定資產管理有分工，但管理中各部門責任落實不到位，協(xié)調管理不夠。在監(jiān)獄固定資產管理中，實物由后勤服務部門負責管理，賬務由財務部門負責管理，使用由各單位各部門負責管理，三個部門應當相互配合、相互協(xié)調，共同做好固定資產的計劃、購置、驗收、登記、使用、報廢等管理工作。但在實際管理中各部門責任落實不到位，后勤保障部門僅僅只負責了固定資產登記，未建立固定資產卡片，未定期組織固定資產清查，未根據(jù)使用部門意見提出資產報廢、調撥意見；財務部門雖然建立了與上級部門聯(lián)網(wǎng)的資產管理軟件，登記了賬務上的固定資產并建立了卡片，但僅僅為了進行賬務管理，服務于年終賬務報表及資產報廢核銷時的依據(jù)；使用部門在固定資產使用過程中，未對固定資產使用情況進行報告，未按固定資產審批程序要求進行調撥，隨意變更使用部門，管理責任不清。

二是固定資產管理流程未嚴格按照程序執(zhí)行。固定資產管理按《辦法》規(guī)定，新增固定資產驗收后應當先登記后入賬再使用，報廢固定資產先申請再審核，呈報上級財政部門批準核銷后，再進行實物和賬務處理。但現(xiàn)實管理中還存在部分固定資產只進行賬務處理不登記、只登記未入固定資產賬、使用部門未經批準隨意將固定資產轉移至其他部門等現(xiàn)象。隨著時間的推移，固定資產管理人員的變更，極易造成監(jiān)獄固定資產的流失；如個別車輛沒有按審批程序報廢，先斬后奏，車輛切割處理后，與廢舊公司辦理了報廢手續(xù)，才向上級部門申請報廢，不僅造成賬實不符，也為該固定資產的后續(xù)處置工作帶來了極大的困難。

三是監(jiān)獄部分固定資產入賬不嚴謹。目前監(jiān)獄還存在部分固定資產已投入使用，但還未入賬，甚至2-3年后才進行賬務處理。也有從其他監(jiān)獄調撥來的固定資產（如監(jiān)獄醫(yī)院的X光機，購買時間為2001年，調撥時間為2012年），調撥來時該固定資產已無法正常使用，但財務入賬時仍按新固定資產入賬，致使本該報廢的固定資產因賬務登記不嚴謹而排除在報廢范圍之外，不僅固定資產管理費用增加，新購置設備也受到了影響。另外，還有上級相關部門劃撥或獎勵的固定資產，因無固定資產調撥單和相關手續(xù)，致使財務入賬有遺漏，從而形成賬外固定資產，極易造成固定資產的流失。

四是部分固定資產報廢不及時。監(jiān)獄有部分固定資產從生存狀態(tài)看呈現(xiàn)報廢狀態(tài)，但實際情況是管理部門沒有提出報廢申請，不能及時報廢，不僅增加了固定資產管理費用，而且為重新申請購買資產帶來障礙。

未建立比較完善的監(jiān)獄固定資產管理制度

監(jiān)獄參照《辦法》進行固定資產管理，但管理較為粗放，與一般行政單位相比較，未結合固定資產的使用頻率、效率、使用人群等方面進行管理。

一是固定資產使用壽命不同。固定資產的使用壽命不僅和使用年限有關，還和使用頻率有關，使用頻率越高，使用壽命就越短。如打印、復印機，每年除去辦公、服刑人員其他方面的打印、復印外，僅服刑人員減刑假釋一項的材料打印、復印紙張就高達10000張。還有飲水設備等。此類固定資產設備使用時間集中，使用頻率高，極易造成設備損壞報廢，無法達到正常設備規(guī)定使用壽命。

二是部分固定資產購買的價值不高。監(jiān)獄經費屬財政全額保障，但仍然不能滿足監(jiān)獄的正常運轉和全面發(fā)展，在購置或自制部分固定資產時因為自身經濟實力不得不控制價格范圍。如監(jiān)獄為了降低費用自制了一批服刑人員用床，目前該批價值達15萬元多的高低床已損壞嚴重，但因未達到應有的固定資產使用壽命而無法報廢。

三是使用人群不同。監(jiān)獄很多固定資產的使用人群為服刑人員，雖然確定了具體的使用人員，但是服刑人員流動性大，管理人員頻換，也是造成固定資產易損的原因。因此急需根據(jù)《辦法》，從實際出發(fā)，結合固定資產使用頻率、使用效率建立完善監(jiān)獄固定資產管理制度，以合理保證監(jiān)獄固定資產的安全。

未對固定資產的內部控制管理

一是未進行固定資產的風險管理。未建立完善固定資產管理流程，未在固定資產的購置、配置、使用和處置等環(huán)節(jié)進行風險分析，未從固定資產購置質量、使用保護、處置程序方面建立財產保護控制，使固定資產的領用、調撥、報廢無章可循。

二是監(jiān)獄固定資產未實行定期的清查。監(jiān)獄除原監(jiān)獄整體轉讓時對原址固定資產進行清查外，對現(xiàn)有資產還未進行清查，無法掌握存量固定資產新舊程度，亦無法掌握賬實相符、賬賬相符、賬卡相符情況。

未建立固定資產信息系統(tǒng)，不能進行固定資產動態(tài)管理

隨著科學技術的發(fā)展，越來越多的軟件應用于各個領域的管理，監(jiān)獄的軟件應用相對于社會發(fā)展滯后，除上級部門要求使用的軟件管理外，基層單位還尚未使用固定資產管理軟件，還未建立固定資產數(shù)據(jù)庫，對存量固定資產的使用情況、使用頻率、使用效率均無法實行動態(tài)管理，致使固定資產底子不清。

監(jiān)獄固定資產管理完善對策

加強監(jiān)獄固定資產內部控制管理，合理保證固定資產的安全

一是落實崗位責任制，實行歸口管理。明確固定資產管理相關部門和崗位的職責權限，落實各部門及具體使用人和保管人責任，貴重、危險、有保密等特殊要求的固定資產，應當指定專人保管、專人使用，并規(guī)定嚴格的接觸限制條件和審批程序。

二是加強實物資產管理。監(jiān)獄固定資產管理的各部門之間應相互溝通協(xié)調，管理部門按照各部門實際需要，合理配置和有效利用閑置固定資產，財務部門根據(jù)固定資產購進、調撥、報廢及時做好賬務處理；使用部門按照“誰使用、誰保管、誰負責”的原則，加強實物資產保護，并及時上報在固定資產的實際使用情況，為固定資產的調撥、使用、報廢打好基礎。審計部門加強監(jiān)督檢查，實現(xiàn)監(jiān)獄固定資產的保全和合理、有效地使用。

三是加強監(jiān)獄固定資產的風險管理。從固定資產預算、采購、驗收、處置、清查盤點等各個管理環(huán)節(jié)控制風險，相關部門互相協(xié)作，保證監(jiān)獄資產預算符合實際，有效地控制固定資產的重復采購或擱置；履行相關審批手續(xù)，若符合政府采購條件的要嚴格按照政府采購方式進行采購，否則按照各級領導及相關部門授權審批權限進行購買；處置固定資產應按《辦法》的有關規(guī)定，履行審批手續(xù)，對固定資產殘值收入實行“收支兩條線”管理；新增固定資產驗收程序規(guī)范，質量符合要求，保證使用效果；對部分易損易耗固定資產應納入低值易耗品進行管理，避免因處理不及時影響監(jiān)獄管理效率。

四是建立固定資產定期清查盤點制度。由固定資產后勤部門組織相關部門定期對固定資產進行清查，有效防止資產丟失、毀損而造成的賬實不符情況發(fā)生，對發(fā)生賬實不符情況，及時查明原因，并按照相關規(guī)定處理。五是加強內部審計部門監(jiān)督。內部審計部門應當根據(jù)監(jiān)獄固定資產管理情況確定內部監(jiān)督檢查的方法、范圍和時間，并及時將監(jiān)督檢查結果進行反饋，固定資產管理部門根據(jù)檢查結果及時整改，并據(jù)此進一步完善固定資產管理。

嚴格按照固定資產管理程序辦事，做好固定資產的計劃、購置、調整、調撥、處置等工作，避免資產閑置浪費

固定資產購置前期，監(jiān)獄應據(jù)各部門對固定資產的實際需要，進行匯總，屬于預算范疇的呈報上級部門審批后實施，不屬于預算范疇的經監(jiān)獄審批后授權相關部門進行購置。新增固定資產在交付使用時，應由后勤保障、審計、財務、使用、供貨（施工）等部門組織驗收，驗收合格后，以各方簽字的驗收表為據(jù)，在后勤保障部門進行固定資產登記，并建立固定資產卡片，依據(jù)以上資料在財務部門辦理賬務結算，并將固定資產卡片交由使用部門進行管理。

使用部門在使用固定資產的過程中，根據(jù)其使用情況進行報告，對無用的固定資產合理調劑調撥，對損壞的固定資產及時申請報廢。對調劑調撥固定資產經監(jiān)獄批準后直接變更使用部門，對報廢固定資產經監(jiān)獄審核批準報請上級部門審核并報省財政廳審批。批準后后勤保障部門對固定資產進行處置，將殘值交財務部門，財務部門根據(jù)批復進行賬務處理，并將固定資產殘值上交上級財務部門，實行“收支兩條線”管理。

建立固定資產信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產動態(tài)管理。一是加強硬（軟）件建設，提高固定資產管理信息化水平

一是隨著監(jiān)獄信息化建設進程和“智慧司法”項目啟動，監(jiān)獄應加強固定資產管理設備和應用軟件建設，安排專人進行固定資產信息化業(yè)務培訓，促進固定資產管理流程與信息系統(tǒng)的有機結合，減少和消除人為操縱因素，使固定資產管理水平上臺階。

二是建立固定資產數(shù)據(jù)庫。監(jiān)獄固定資產管理部門應用相關軟件，建立固定資產管理數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)固定數(shù)據(jù)庫及時對存量資產現(xiàn)狀、使用年限、使用頻率進行定期分析，排查出資產使用效益、效率，為資產的調撥、報廢等工作打下堅實的基礎。

三是加強固定資產信息溝通。固定資產管理部門各部門以及與上級相關部門加強信息溝通，在充分利用現(xiàn)有存量資產的情況下，根據(jù)上級部門安排的政府采購項目，結合監(jiān)獄實際需要，科學合理安排固定資產的購置、調撥和報廢，防止固定資產的閑置浪費和流失。

要建立完善固定資產管理制度，使固定資產管理有章可循

監(jiān)獄要從實際出發(fā)，結合固定資產使用頻率、使用效率和使用壽命等方面制定監(jiān)獄固定資產管理制度，進一步明確固定資產的計劃、購置、驗收、登記、領用、使用、維修、報廢等各環(huán)節(jié)審批程序和各相關部門管理責任，定期進行一次全面的財產清查，做到賬賬相符、賬卡相符、賬實相符。加強固定資產內部控制，合理保證監(jiān)獄固定資產的安全。

（作者單位：甘肅省金昌監(jiān)獄）