ERP對企業(yè)內(nèi)部控制體系的整合

邸海燕

遼寧慧金會計師事務所有限公司 遼寧 沈陽 110003

ERP對企業(yè)內(nèi)部控制體系的整合

邸海燕

遼寧慧金會計師事務所有限公司 遼寧 沈陽 110003

由于科學技術的快速發(fā)展,通訊技術和網(wǎng)絡技術全球的普及,全球電子化的發(fā)展,使企業(yè)間的競爭形成了無形的信息科技競爭。根據(jù)時代要求,企業(yè)資源計劃（即ERP)系統(tǒng)應運而生。EPR系統(tǒng)是指建立在信息技術上,為企業(yè)做出相關決策提供平臺,為員工提供有效的管理措施。本文針對ERP系統(tǒng)對于其企業(yè)內(nèi)部控制的具體影響展開了深入的討論。

內(nèi)部控制 ERP 意義

由于經(jīng)濟國際化的不斷深入,企業(yè)越來越受到來自世界各國的壓力,這就要求企業(yè)提高競爭力,對于企業(yè)提高競爭力最好的辦法就是提高企業(yè)的經(jīng)營效率。因此,ERP系統(tǒng)應運而生,ERP系統(tǒng)的應用新企業(yè)內(nèi)部控制所處的環(huán)境帶來了新變化。

一、ERP對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

所謂的ERP就是指將企業(yè)所謂的資源充分整合起來,實現(xiàn)集成管理,并將企業(yè)的物流、資金、信息等內(nèi)容進行統(tǒng)一化的管理,用于管理的一個平臺。ERP系統(tǒng)可以將客戶方面的具體需求以及企業(yè)內(nèi)部的活動需求,另外包括供應商提供的相關資源有效的整合到一起,進而提升企業(yè)整體的運作能力。在這種環(huán)境下,企業(yè)的結構日趨扁平化,ERP能夠有效改變企業(yè)原有的生產(chǎn)經(jīng)營結構,同時深度影響了企業(yè)內(nèi)部控制。

ERP系統(tǒng)是一種全新的管理模式,也帶來了一種全新的管理思想,能夠幫助企業(yè)解決諸多以往難以解決的問題。使用ERP系統(tǒng)以后,企業(yè)的會計人員以及相關的業(yè)務人員都從繁重的手工工作中解放了出來,可以花費更多的時間在整理財務信息和經(jīng)濟管理上。ERP的系統(tǒng)下,數(shù)據(jù)完全可以被大眾人所看見,真正實現(xiàn)共享。同時ERP也為企業(yè)內(nèi)控帶來新的挑戰(zhàn),在企業(yè)內(nèi)部帶來積極作用的同時也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的風險及挑戰(zhàn)。使用ERP系統(tǒng)需要針對原來的業(yè)務實施流程和方法進行優(yōu)化改革,從企業(yè)的組織結構開始整改,其主要目的是將不必要的環(huán)節(jié)去除,完全不同于以往的由手工操作的內(nèi)部控制。

企業(yè)在運作期間對于ERP系統(tǒng)非常依賴,這主要是因為該系統(tǒng)本身存在著明顯的依賴性特點,進而很容易生成全新的業(yè)務風險。例如:使用ERP系統(tǒng)以后,可以將以往需要會計人員手工處理的審批流程改為自動處理,進而各項業(yè)務的行使效率都能得到有效提升。ERP使用幫助企業(yè)內(nèi)部控制的整個流程實現(xiàn)了跨職能部門的高效率處理,整個審批過程都能得到有效壓縮和精簡。但是,過度的壓縮也很容易將企業(yè)內(nèi)部的審計線索隱藏起來,ERP系統(tǒng)使用以后就找不到了。

二、ERP實施后的不足之處

引入ERP系統(tǒng)以后,企業(yè)的內(nèi)部控制實現(xiàn)了大規(guī)模的革新,其內(nèi)部控制方法得到了大幅度的改良,對于整個企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)來說,都帶來了很大幫助。特別是某個功能部門,例如采購、銷售、財務等系統(tǒng), ERP的實施能夠全面完成跨職能業(yè)務處理,將從前的處理流程進一步精簡壓縮。

應用ERP系統(tǒng)以后,企業(yè)傳遞信息將會承擔更大的風險,因為傳統(tǒng)的各個部門的信息系統(tǒng)是完全獨立的,引用ERP系統(tǒng)以后,各個部門能夠有效地聯(lián)系起來,信息處理可以伴隨著物流自動完成,同時,會計系統(tǒng)還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,想要保證信息不外漏,難度被大大提升了。所以,實際應用ERP系統(tǒng)之前,企業(yè)自身應該先對可能會產(chǎn)生的風險進行評估,并找出針對性的規(guī)避策略,制定出科學合理且安全的業(yè)務流程,及時修正內(nèi)部控制制度,最后充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用。

三、內(nèi)部控制的五要素

（一）控制環(huán)境是內(nèi)部控制的基礎

控制論原理,環(huán)境是相對于研究系統(tǒng)外的部分系統(tǒng)和環(huán)境相互影響,不斷進行信息交換,拋開環(huán)控制系統(tǒng)無疑是紙上談兵,所以在對內(nèi)部控制系統(tǒng)研究時,必須考慮內(nèi)部控制對環(huán)境的影響。

對于系統(tǒng)來說,環(huán)境就是系統(tǒng)外部,從構成要素的角度分析,環(huán)境也可以看成是系統(tǒng)其本身,所以,企業(yè)的經(jīng)營管理也應該引進內(nèi)部控制系統(tǒng),將其看成是企業(yè)內(nèi)部的組成部分。整個企業(yè)就是ERP系統(tǒng)的環(huán)境,決定了系統(tǒng)的運作效果,若是環(huán)境出現(xiàn)問題或是缺陷,很可能導致企業(yè)內(nèi)部控制失效。根據(jù)企業(yè)自身的特點以及區(qū)分于其他行業(yè)的特點,企業(yè)應該充分考慮其自身經(jīng)營特點構建出更加適用于自身的內(nèi)部控制方法,保證應用期間能夠伴隨環(huán)境的變化而隨之調(diào)整。

（二）提前進行風險評估

將整個系統(tǒng)從原有的狀態(tài)轉變成另外一種狀態(tài),將要承擔很大的風險,根據(jù)整個過程中可能出現(xiàn)的影響因素對發(fā)生具體風險的可能性進行判別,就是風險評估。所以進行控制之前,務必對想要采取的方法進行評估,判斷可能會出現(xiàn)的問題,以及該方法是否能夠解決已經(jīng)出現(xiàn)的問題。若是會出現(xiàn)風險,那么怎樣避免,這些內(nèi)容都需要事先做好評估,保證控制落實后能夠有利于企業(yè)的經(jīng)營管理。

（三）利用控制活動直接進行內(nèi)部控制

企業(yè)管理人員想要將控制方針真正落實下去,那么最直接的方法就是通過控制活動來實現(xiàn)?；顒訉嵤┻^程中,可以將企業(yè)組織內(nèi)部想要落實的政策以及程序徹底落實下去,保證企業(yè)各個層面都能實現(xiàn)想要實現(xiàn)的功能,同時能夠合理的規(guī)避風險。

（四）信息與溝通要貫穿內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)想要準確落實,必須獲取企業(yè)相關的實時信息以及正確的信息,因此,企業(yè)必須保證其內(nèi)部信息溝通完全暢通,進而實現(xiàn)控制系統(tǒng)的應用。首先,企業(yè)要保證豐富的信息源,能夠?qū)?nèi)部控制系統(tǒng)需要的信息全部收入進來;其次,各個部門之間保證信息溝通完全暢通,彼此之間很好的進行交流。

比如深圳的愛德發(fā)高科技集團,漫步者ERP的實施:首先由上級領導制定ERP項目指導委員會,制定一系列項目的實施綱要;然后在指導委員會的指導下進行分組,企業(yè)主管和智德多項目經(jīng)理為一組。漫步者研發(fā)的副總則為客戶方的項目經(jīng)理。接著智德多項目的經(jīng)理擔任實施一方的經(jīng)理并且按照ERP項目的實施方法進行整個項目的實行;成立關鍵用戶的小組和普通用戶的小組,實施顧問結合實際系統(tǒng)進行演練來實現(xiàn)知識的擴大化。

（五）內(nèi)控需要實時監(jiān)督

企業(yè)內(nèi)控要時時處于監(jiān)理人員的監(jiān)督之下,這也是對內(nèi)控系統(tǒng)的運行評價。在持續(xù)性的監(jiān)督過程中,要實行單獨評估和綜合評估相結合的評估方式。企業(yè)通過監(jiān)督人員的評估找出內(nèi)部控制系統(tǒng)的存在問題和不足之處,保證監(jiān)督期間能夠?qū)⒄麄€內(nèi)控流程都包含在內(nèi),形成網(wǎng)絡性的實時監(jiān)督。

根據(jù)上面所講,這五個要素相鋪相成,綜合起來可以組成系統(tǒng)對實時變化環(huán)境及時響應。內(nèi)部控制與該企業(yè)的實際經(jīng)營管理密不可分,存在是由于商業(yè)原因,最有效的方式是內(nèi)部控制嵌入企業(yè)的基本機構中,成為企業(yè)的本性與本能。

四、ERP系統(tǒng)使用期間企業(yè)內(nèi)控制度的構建

實施ERP系統(tǒng)以后,對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了雙方面的影響,一方面,該系統(tǒng)的應用可以有效調(diào)動企業(yè)內(nèi)控管理人員的工作積極性,因為其薪資待遇將直接與相應的推廣效果相對應?？蒲胁块T也要加強重要性,不斷學習,提高管理水平。還要做好成果的轉換的環(huán)境條件,加快成果轉換的步伐。ERP的建設過程可以幫助企業(yè)設置科學的內(nèi)部組織機構,主要包括企業(yè)如何治理,還有一系列的權責分配,比如企業(yè)的文化還有人力資源等等方面。在ERP的運行中,首先要解決內(nèi)部控制中信息的傳遞,然后解決業(yè)務是否流暢。

對于管理層來講,ERP對管理層的評估風險也起到了不可小視的作用。風險評估是實現(xiàn)內(nèi)部控制的重要組成部分,對于外部的風險也能將風險縮到最小,在ERP這個系統(tǒng)中有專門規(guī)避風險的報表和流程,比如對于企業(yè)盈利能力的分析,還有企業(yè)成本的分析,還有在生活中的一些操作性所帶來的風險,對于時間和還有金錢這方面,ERP可以給出一定的指標,可以對其中的結構進行數(shù)據(jù)分析,得出一定的參考價值,讓管理層進行決策。企業(yè)還可以用ERP將企業(yè)的內(nèi)部資源進行整合,對于采購生產(chǎn)一些資源進行一定的優(yōu)化,達到最好的組合,能夠獲取最好最高的利潤。系,就能夠進一步的提高其整個企業(yè)的管理水平。

[1]張橋.基于ERP的內(nèi)部控制研究[D].武漢理工大學,2013.

[2]錢慶軍.對ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控審計的研究[D].首都經(jīng)濟貿(mào)易大學,2014.

[3]喬浩.實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制影響的實證研究[D].首都經(jīng)濟貿(mào)易大學,2013.

[4]劉瑞娜.ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制制度問題探析[J]. 價值工程, 2005（12）.

[5]伍恒昌.ERP對企業(yè)成本控制的影響探討[J]. 會計師,2014.

[6]梅奇.實施ERP對企業(yè)內(nèi)部控制的影響[J]. 科技成果縱橫,2008.（03）.

[7]孟憲文.ERP實施與企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立[D].天津大學, 2008.

[8]楊竹.ERP環(huán)境下壽險公司內(nèi)部控制機制研究[D].湖南大學, 2007.

結語

ERP是企業(yè)管理信息化進程中非常重要的一點,企業(yè)系統(tǒng)中逐漸的得到了廣泛的應用,企業(yè)要能夠?qū)W會應用這種工具,也要能夠意識到ERP系統(tǒng)所帶來的風險,重新建立起有效的,在ERP環(huán)境內(nèi)的內(nèi)部控制體