基于良好溝通策略的企業(yè)項(xiàng)目管理分析

戰(zhàn)丹

摘 要：溝通是項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)，沒有良好的溝通，各自都處于比較封閉的狀態(tài)，項(xiàng)目質(zhì)量難以保證的同時(shí)，項(xiàng)目管理也會(huì)陷入困境，因此做好溝通工作，對(duì)項(xiàng)目管理十分必要。本文主要是從四個(gè)方面來探討了項(xiàng)目管理中的溝通策略，希望為項(xiàng)目管理溝通進(jìn)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；溝通策略

良好的溝通能夠保證項(xiàng)目順利完成，同時(shí)彼此之間不會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的利益矛盾，但是有些員工雖然進(jìn)行了溝通，但是卻沒有取得良好的效果，這可能與溝通不夠及時(shí)，沒有掌握溝通技巧有關(guān)，因此有關(guān)人員應(yīng)該依據(jù)事情的輕重緩急來進(jìn)行溝通，同時(shí)也需要依據(jù)事情發(fā)展情況來選擇溝通的方式。

一、建立并逐漸完善溝通體系

良好有效的溝通是項(xiàng)目管理能夠順利完成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此注重溝通策略的研究對(duì)項(xiàng)目管理來說十分必要，而其中一個(gè)最重要的策略就是建立并逐漸完善溝通體系，該體系應(yīng)該由信息分發(fā)以及績(jī)效報(bào)告等組成。另外，該體系該應(yīng)該包括項(xiàng)目管理溝通培訓(xùn)，項(xiàng)目管理人員應(yīng)該依據(jù)項(xiàng)目的具體情況，做好員工的培訓(xùn)工作，使得員工在與客戶進(jìn)行交流時(shí)，能夠?qū)Υ鹑缌?。將有很多?xiàng)目管理者經(jīng)驗(yàn)豐富，能力強(qiáng)，但是一個(gè)項(xiàng)目的完成不僅僅要依靠個(gè)人的力量，還需要依靠團(tuán)體的力量，而這是需要經(jīng)過必要培訓(xùn)才能夠完成，因此溝通體系的建設(shè)必須著重考慮對(duì)員工溝通能力的培訓(xùn)，以此來提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)整體的溝通能力。

溝通體系的建設(shè)的重點(diǎn)是了解項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)以及成員，不同的項(xiàng)目的項(xiàng)目管理，所需要制定的溝通體系有所差異，尤其是細(xì)節(jié)部分，差異更加明顯。因此有關(guān)人員需要在掌握大量信息資料的情況下，才能進(jìn)行體系的建立與完善工作。

二、用積極的態(tài)度進(jìn)行溝通

項(xiàng)目管理中溝通所要達(dá)到的最終的目標(biāo)是使得信息共享，雙方或者多方不會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)稱的情況，從而使得項(xiàng)目管理順暢，彼此之間不會(huì)出現(xiàn)矛盾。這時(shí)參與項(xiàng)目中的各個(gè)單位或者部門都應(yīng)該用積極的態(tài)度進(jìn)行溝通，不能消極對(duì)待，哪些信息沒有掌握，要立即與相關(guān)人員進(jìn)行交流，以免影響這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程。依據(jù)項(xiàng)目本身而言，有關(guān)人員需要就以下內(nèi)容進(jìn)行溝通：首先，各個(gè)部門各自的需求以及需求的重點(diǎn)，便于相關(guān)管理者統(tǒng)籌規(guī)劃，有的放矢；其次，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的溝通，如果一方出現(xiàn)困難，要立即進(jìn)行溝通，避免產(chǎn)生誤會(huì)，影響項(xiàng)目管理工作的看展；再次，就項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)進(jìn)行積極的溝通，因?yàn)橛行r(shí)候，業(yè)務(wù)專家地位無法凸顯出來，因此如果項(xiàng)目管理組有必要或者有條件都可以進(jìn)行深層次的討論；第四，確保溝通的連續(xù)性，項(xiàng)目初期階段，溝通的主要目的是信息挖掘，而項(xiàng)目中期階段，溝通的主要目的是掌握客戶體驗(yàn)效果，而項(xiàng)目后期階段，溝通重要目的確保項(xiàng)目能夠交付使用，因此這幾個(gè)階段，各個(gè)部門之間都要互相溝通，互通有無；最后，如果溝通出現(xiàn)了阻礙，有關(guān)人員要及時(shí)的上報(bào)，尋求幫助，同時(shí)也可以借助外部力量來完成目標(biāo)。

三、采取科學(xué)的溝通方法

項(xiàng)目管理順利完成，溝通的確是不可缺少，但是有些項(xiàng)目卻因?yàn)闇贤ú患讯垢鱾€(gè)部門之間引發(fā)了矛盾，而之所以會(huì)出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)橛嘘P(guān)人員并沒有采取有效的溝通策略，因此反而引導(dǎo)了反效果。

一般而言，溝通方式可以分為三大類，一是書面溝通以及口頭溝通，書面溝通主要用于年報(bào)、內(nèi)部備忘錄等，通常情況下都是參加比較正式的活動(dòng)會(huì)進(jìn)行書面溝通，其內(nèi)容書寫要盡量的簡(jiǎn)潔，講明緣由即可，不可過多；而口頭形式主要是應(yīng)在私人接觸以及自由討論中，這種溝通方式比較自由，可以暢所欲言，因此比較受歡迎，但是無法留存下來，因此并不適合應(yīng)用在項(xiàng)目確認(rèn)等信息比較明確的項(xiàng)目中；二是，郵件、電話以及視頻等溝通，這種方式的溝通更為常見，一般用于緊急的項(xiàng)目處理中，但是需要項(xiàng)目管理者需要一個(gè)十分明顯的答復(fù)，則需要選擇使用郵件溝通；三是正式溝通與非正式溝通，一般項(xiàng)目比較緊急，需要馬上處理，都會(huì)采取非正式溝通的方式，因?yàn)檫@種方式可以十分快速使得各方都了解信息，從而做出裁決，而一般正式溝通則是需要制定某些方案，項(xiàng)目計(jì)劃等等，需要長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮的問題。

四、遵循一定的溝通原則

首先，盡早溝通，項(xiàng)目管理需要溝通的事情比較多，如果沒有及時(shí)溝通，很有可能會(huì)忘記，從而影響項(xiàng)目管理效果，而有些管理人員雖然知道需要去溝通，也進(jìn)行了溝通，但是卻沒有取得明顯的效果，而主要問題就在于溝通不夠及時(shí)，有些問題已經(jīng)發(fā)生了，才告知另一方有關(guān)信息，其后果不難猜想。比如項(xiàng)目管理沒有及時(shí)的告知施工人員的具體工作進(jìn)度，而待到工程最后才發(fā)生進(jìn)度比較緩慢，這勢(shì)必會(huì)加大醒目成本。其次，主動(dòng)溝通，溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與，會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。最后，保持暢通的溝通渠道，溝通看似簡(jiǎn)單，實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí)，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識(shí)、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽(yù)、權(quán)利、組織狀態(tài)等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對(duì)某一問題的理解產(chǎn)生差異。如果要想最大程度保障溝通順暢，當(dāng)信息在媒介中傳播時(shí)要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對(duì)理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

五、結(jié)語

綜上所述，可知項(xiàng)目管理中的溝通十分關(guān)鍵，但是有些項(xiàng)目管理者并不注重溝通，這使得員工與客戶交流時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，而使得項(xiàng)目管理形象大為下降，因?yàn)轫?xiàng)目管理者既需要自身學(xué)會(huì)溝通，同時(shí)也需要員工掌握基本的溝通技巧，以使其能夠與客戶對(duì)答如流，不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。

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