不務(wù)正業(yè)，Excel輔助管理文件

傅海軍

在大多數(shù)用戶的心目中，Excel就是一款數(shù)據(jù)處理軟件，其實(shí)不僅如此，它還可以用來輔助管理電腦中的文件，如，批量創(chuàng)建多個(gè)文件夾，快速生成文件目錄，往往能夠事半功倍，效率成倍提升。

批量生成指定名稱的文件夾

最近單位要接受現(xiàn)代化學(xué)校的驗(yàn)收，校長把材料目錄羅列在Excel中，讓我根據(jù)材料目錄，分別創(chuàng)建相應(yīng)的文件。這看起來很簡單，可拿到目錄后就知道沒那么容易，因?yàn)榭偣灿幸话俣囗?xiàng)材料，也就是要?jiǎng)?chuàng)建一百多個(gè)文件夾，雖然沒啥技術(shù)含量，但是費(fèi)時(shí)費(fèi)力是難免的。那么能不能另覓蹊徑呢？在Excel中還真有妙招。

第一步：打開材料目錄電子表格，在后面的單元格中輸入："md "&A1（見圖1），注意md后面有一個(gè)空格，然后使用自動(dòng)填充，這樣該列所有單元格的目錄前都會(huì)自動(dòng)添加上“MD ”，復(fù)制該列所有內(nèi)容。

第二步：打開記事本，將從Excel中復(fù)制的內(nèi)容粘貼到記事本中，然后選擇菜單“文件→另存為”彈出對話框，輸入文件名：wjj.bat（見圖2），將該文件保存后要?jiǎng)?chuàng)建文件夾的位置。

第三步：雙擊wjj.bat文件，會(huì)自動(dòng)執(zhí)行這個(gè)文件并打開命令符窗口，稍后會(huì)看到當(dāng)前位置會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建多個(gè)相應(yīng)的文件夾（見圖3）。其實(shí)這個(gè)bat文件是一個(gè)批處理程序，md是命令符中的創(chuàng)建文件夾命令。

巧做帶超鏈接的文檔目錄

辦公室的文秘接觸最多的就是各類文檔，為了方便地管理文檔，我們可以請Excel來幫忙。在Excel中為文檔創(chuàng)建目錄，并且在Excel中創(chuàng)建超鏈接指向相應(yīng)的文檔，這樣只要單擊目錄即可打開文檔，方便又快捷。

第一步：首先在文檔所在文件夾中，新建一個(gè)名為hqml.bat文件，該文件是獲取當(dāng)前文件夾中所有文件的目錄，bat文件中的內(nèi)容是“dir *.*/B >目錄.TXT”，雙擊當(dāng)前文件，則會(huì)在當(dāng)前文件中生成一個(gè)包含目錄的文檔（見圖4）。注意：dir后有空格，B后面有空格。

第二步：復(fù)制記事本中的目錄，然后粘貼到Excel中A列中，然后在B1單元格中輸入“=HYPERLINK（"G：＼個(gè)人資料＼常用文檔＼"&A1，A1）”（見圖5），其中“G：＼個(gè)人資料＼常用文檔”是文檔所在目錄，最后使用自動(dòng)填充功能即可創(chuàng)建出帶鏈接的目錄。