淺議檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展

潘琳嘉

摘 要：在改革開放和經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工 作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案 共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存發(fā)展；

中圖分類碼：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息時(shí)代的腳步越來越快，使得信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展，這給檔案事業(yè)帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管 理工作提供了豐富發(fā)展的契機(jī)，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機(jī)中典型的代表。但隨之而來的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個(gè)擺在我們面前的新課題， 值得我們深思和探究。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

就目前檔案管理工作來看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實(shí)踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識(shí)，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時(shí)代發(fā)展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信 息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案簡(jiǎn)介及特征

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o(jì)念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件，依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)等，并存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤上，時(shí)刻記錄著人們的真實(shí)活動(dòng)。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時(shí)間長(zhǎng)、易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀等優(yōu)點(diǎn)，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時(shí)又 有許多弊端。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理上的區(qū)別

電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應(yīng)在紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)電子文件形成的參與和電子檔案長(zhǎng)期保存，兩者根本的區(qū)別是電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)技術(shù)含量高。電 子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)系統(tǒng)技術(shù)工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面知識(shí)，還要具備一定的外語能力。

第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質(zhì)檔案從收集到分類和組卷，要經(jīng)過對(duì)文件進(jìn)行分類；對(duì)已立卷歸檔的案卷進(jìn)行排列、編號(hào)和整理，使其 用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因?yàn)樗梢越柚?jì)算機(jī)系統(tǒng)的超大功能，自動(dòng)組建數(shù)據(jù)庫(kù)，從任何角度任何時(shí)間進(jìn)行 組合和檢索，并呈現(xiàn)一種有序狀態(tài)。同時(shí)，電子檔案的歸檔時(shí)間也與紙質(zhì)檔案也不同，它可以在文件辦理結(jié)案后任何時(shí)間歸檔或在某一周期內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，工作人 員接受登記并給出檔案分類號(hào)，設(shè)定檔案分類級(jí)別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上的共同點(diǎn)

第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質(zhì)檔案靠紙張這個(gè)載體來延續(xù)其保存價(jià)值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質(zhì)和所處環(huán)境的條件，只要 紙張纖維在所處的環(huán)境中避免氧化和水解反應(yīng)，紙質(zhì)檔案的壽命就會(huì)得以延長(zhǎng)。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質(zhì)和聚酯底基，這兩種化 學(xué)材料易產(chǎn)生強(qiáng)大靜電，如若管理不善，將會(huì)導(dǎo)致磨損、卷曲等不良現(xiàn)象發(fā)生，直接影響信息的再讀取能力和保存價(jià)值，對(duì)電子檔案的壽命也會(huì)大幅度縮短，因此在 檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。

第二，在管理上可以相互轉(zhuǎn)化：這是二者最為典型的共性和交融點(diǎn)。為實(shí)現(xiàn)更便捷的保存但又能最大程度的反應(yīng)歷史的真實(shí)面貌，紙質(zhì)檔案和電子檔 案實(shí)現(xiàn)了相互轉(zhuǎn)化：一是將計(jì)算機(jī)中的部分電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之在實(shí)際應(yīng)用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務(wù)實(shí)的職業(yè)道德精神；二是為現(xiàn)有 的一些紙質(zhì)檔案制作電子文件和數(shù)字化副本，其主要出發(fā)點(diǎn)是便于改善和保護(hù)信息存儲(chǔ)，滿足異地查閱和實(shí)現(xiàn)資源共享。

五、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存

國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔 案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相 成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。

綜上所述，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達(dá)到檔案信息最大限度的利用，同時(shí)又能使這些資源得到最安全和最有效的保護(hù)。就目前發(fā)展的趨勢(shì)來看， 紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存時(shí)代已經(jīng)來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會(huì)有更多的技術(shù)和方法產(chǎn)生，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會(huì)成為 一個(gè)熱點(diǎn)話題。

參考文獻(xiàn)：

[1]王紅蕾，單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2004，（2）

[2]樊建平等.電子文件檔案與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].內(nèi)蒙古氣象，2006，（2）

[3]婁鳳梅.試論電子文件對(duì)檔案管理工作的影響[J].中國(guó)科技信息，2005，（12）

[4]郁清.淺談如何加強(qiáng)電子文件管理[J].吉林地質(zhì)，2004，（4）