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      發(fā)揮檔案信息化管理綜合服務(wù)作用助推唐山城市建設(shè)和發(fā)展

      2015-05-30 10:48:04董玲玲
      檔案天地 2015年13期
      關(guān)鍵詞:南湖公園城建南湖

      董玲玲

      檔案是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的印跡,城建檔案更是城市建設(shè)發(fā)展的重要?dú)v史性記錄,是城市、村鎮(zhèn)、廠企變遷的真實(shí)寫照,尤其是今后城市建設(shè)發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。但目前城建檔案陳舊,不宜保存,電子化程度低,與城市建設(shè)發(fā)展不相適應(yīng)。諸如南湖公園建設(shè)初期,受多種原因影響,檔案缺損嚴(yán)重,對南湖公園建設(shè)的精細(xì)度和內(nèi)涵挖掘的深入度產(chǎn)生較大影響。結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際,著眼今后城市建設(shè)發(fā)展,認(rèn)為城建檔案工作必須堅(jiān)持社會化、數(shù)字化和精細(xì)化管理模式,做到收集全面、管理規(guī)范、查詢方便,提高信息化綜合管理水平。

      一、依托分級分類查詢處理平臺,完善檔案信息化管理的數(shù)字化程度。南湖公園是在原有采煤沉降區(qū)基礎(chǔ)上規(guī)劃建設(shè)而成,由于起步前屬規(guī)劃放棄區(qū)域,沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu),在檔案搜集管理范圍、類別、要求等方面不夠完善。南湖公園組建后,管委會高度重視南湖公園開發(fā)建設(shè)檔案的搜集整理和規(guī)范提升工作,在市檔案局指導(dǎo)下,對照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置專門檔案室和庫房,新增微機(jī)3臺,統(tǒng)一安裝適應(yīng)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的河北科怡檔案管理軟件,采購檔案專用切割機(jī)和膠裝機(jī)等專用設(shè)備。同時(shí),在完善硬件基礎(chǔ)上,對現(xiàn)存及新產(chǎn)生的城建檔案全部掃描錄入,基本做到了室藏檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索。2010年,市檔案局在南湖召開唐山市“四城、一河、三島”檔案工作會議,現(xiàn)場組織參觀南湖管委會綜合檔案室,唐山電視臺《唐山新聞》節(jié)目專題報(bào)道。2010至2011年,管委會檔案工作受到市檔案局表彰,獲唐山市檔案工作先進(jìn)單位榮譽(yù)稱號,《利用檔案,為城鎮(zhèn)面貌三年大變樣工作服務(wù)》獲唐山市第十五屆開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果一等獎。2011年,經(jīng)河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理評審認(rèn)定,南湖檔案管理工作達(dá)到AAA標(biāo)準(zhǔn)。但這還只是停留在管理效率提升層面,在充分、高效利用、保存現(xiàn)有檔案方面還有很大空間,特別是隨著檔案管理信息化和科技化推進(jìn),對檔案特別是城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理尤其迫切,應(yīng)該積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù),全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源,統(tǒng)一納入分級分類查詢處理平臺。重點(diǎn)和方向應(yīng)把握住三點(diǎn):一是建立健全網(wǎng)絡(luò)平臺目錄查詢系統(tǒng),讓每個(gè)公民都能通過每個(gè)城建館藏的網(wǎng)上檔案館進(jìn)行目錄查詢,減少實(shí)地查詢時(shí)間,提高館內(nèi)查詢有效性。二是繼續(xù)完善和強(qiáng)化自助平臺索引網(wǎng)絡(luò)查詢,讓每一個(gè)城建館藏目錄均能通過自助查詢載體完成,并及時(shí)準(zhǔn)確提交查檔申請,既能快速提升查詢效率,也能強(qiáng)化查詢數(shù)字化。三是全面強(qiáng)化檔案館內(nèi)電子化查詢,力求將館藏檔案,包括城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息檔案全部掃描錄入,實(shí)現(xiàn)100%電子文檔化,一般查詢直接提供電子文檔查詢,并根據(jù)需要提供掃描復(fù)印文本,特殊需要的,經(jīng)申請可查詢原紙質(zhì)文本正本或副本,以有效減少檔案破損。

      二、積極拓展延伸領(lǐng)域和范圍,推進(jìn)檔案信息化管理的精細(xì)化程度。僅就南湖公園而言,檔案資料還停留在開園以后建設(shè)層面,對以前的富含歷史性、人文性、民俗性、群眾性的檔案資料還偏少,還處在機(jī)關(guān)部門公文模式層面,程式化太強(qiáng),精細(xì)化不足,覆蓋面不廣。要重點(diǎn)圍繞服務(wù)社會、服務(wù)群眾、服務(wù)城建發(fā)展這條主線,調(diào)整檔案管理思路,利用靈活的方式方法,加大對民間、百姓和各類機(jī)構(gòu)散存檔案資料的征集力度,建立多元化館藏結(jié)構(gòu),推進(jìn)檔案信息化管理精細(xì)化。一是轉(zhuǎn)變征集手段,由單靠行政手段向多種手段并用,加強(qiáng)橫向聯(lián)合,積極與各類團(tuán)體協(xié)會、民間收藏機(jī)構(gòu)和民間愛好者等方面保持聯(lián)系和協(xié)作,將反映自然風(fēng)光、城市面貌、民風(fēng)民俗、歷史變遷、重大事件(活動)的檔案材料收集進(jìn)館。二是轉(zhuǎn)變收集內(nèi)容,將所有涉及到人的檔案如房產(chǎn)檔案、交通檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案等全部納入接收范圍,既讓檔案資源體系能夠覆蓋城建的各個(gè)領(lǐng)域,又實(shí)現(xiàn)檔案收集管理的精細(xì)化。三是轉(zhuǎn)變收集渠道,在互聯(lián)網(wǎng)和各種新聞媒體上建立城建檔案收集平臺,征集散落遺失各類檔案線索,動員全社會力量進(jìn)行豐富完善,更好地實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。在此基礎(chǔ)上,推進(jìn)查詢的精細(xì)化,主要是以縣(市)區(qū)為單位,劃分城建檔案管理系統(tǒng),下面細(xì)分縣域網(wǎng)格,明確相應(yīng)檔案原本、副本(影印本、復(fù)印件)的主輔保存單位責(zé)任,建立起一鍵式市級檔案查詢平臺,讓公眾需求者通過網(wǎng)絡(luò)平臺兩三分鐘就能知曉有無、獲知所要查詢檔案的具體收藏檔案館址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等精細(xì)化項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)一站式查閱。

      三、利用好民間機(jī)構(gòu)和基層群眾的資源,提高檔案信息化管理的社會化程度。隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展,各種門類、各種載體的城建檔案大量產(chǎn)生,而有些單位和部門檔案工作的軟硬件設(shè)施相對滯后,影響了國家檔案資源的安全保管和有效利用。特別是南湖生態(tài)城經(jīng)歷了由廢棄、復(fù)建、再放棄、再復(fù)建的過程,再加上地震的原因,造成了大量歷史資料遺失、散落,及時(shí)搜集、完善檔案缺憾十分重要。一方面,可以按照優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的總體要求,面向經(jīng)濟(jì)社會各階層,探索性推出檔案寄存和代保管業(yè)務(wù),為缺乏檔案管理能力的建筑施工企業(yè)和個(gè)人提供檔案寄存和代保管服務(wù),不斷拓展館藏檔案的結(jié)構(gòu)和價(jià)值。另一方面,可以對既屬家族代代相傳的資料,又可作為歷史見證檔案的資料,政府相關(guān)部門拿出相應(yīng)的資金,鼓勵(lì)支持引入第三方檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案寄存和代保管,特殊情況可由原持有單位(個(gè)人)進(jìn)行檔案管理,并給予適當(dāng)補(bǔ)貼。特別是唐山作為因煤而建、因煤而興的大市,始建于1878年的開灤煤礦,堪稱中國煤炭工業(yè)的活化石,也融合了南湖區(qū)域?yàn)橹攸c(diǎn)的歷史性檔案,啟新水泥廠展館、大釗紀(jì)念館、地震科普館等也是如此。對這些大型企業(yè)、科普展館和一些收藏愛好者手中的往來書信、影像檔案也要進(jìn)行收集歸納,通過簽訂檔案保管責(zé)任書等形式,使其融入整體管理體系,既可以完善檔案信息化管理模式,也可以提升檔案的收藏價(jià)值和人文藝術(shù)觀賞水準(zhǔn)。

      (作者單位:唐山市南湖生態(tài)城管理委員會綜合辦公室)

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