信息化條件下的開灤檔案編研工作

趙彤

一、開灤檔案編研的現(xiàn)狀及特點

開灤檔案編研工作始于上世紀(jì)五、六十年代，八十年代逐步規(guī)范化。主要包括開灤檔案史料的開發(fā)，完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)，常規(guī)業(yè)務(wù)有《開灤年鑒》、《開灤史鑒》和黨史資料征編等工作。據(jù)不完全統(tǒng)計，從上世紀(jì)八十年代至今，開灤推出的編研成果累計超過2100萬字，成果類別包括：志書、年鑒、匯編、紀(jì)實性文學(xué)作品等，內(nèi)容涵蓋黨史、工運、生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展、安全生產(chǎn)、企業(yè)文化等方面，較好地發(fā)揮了資治、教化、存史的作用。

2004年開灤集團(tuán)公司機關(guān)實現(xiàn)辦公自動化后，開灤檔案編研工作開始運用數(shù)字化技術(shù)手段。通過局域網(wǎng)辦公系統(tǒng)傳遞收發(fā)資料，實現(xiàn)了資源網(wǎng)絡(luò)共享。同時，利用局域網(wǎng)檔案管理平臺查詢館藏檔案資料，通過互聯(lián)網(wǎng)搜索工具查詢所需信息，并直接下載使用。數(shù)字化手段的應(yīng)用，大大縮短了編研成果時限，提高了工作效率。2004至2014年，開灤檔案館累計完成了1380多萬文字量的編研任務(wù)，在開灤檔案館全部編研成果中所占比例超過60%。

與傳統(tǒng)的檔案編研手段相比，信息化條件下的檔案編研呈現(xiàn)出以下優(yōu)勢和特點：

（一）手段更加便捷。以《開灤煤礦志》為例，1986年編纂工作開始啟動，1998年完成1-5卷分卷編修出版。當(dāng)時的資料搜集、文稿編輯大多是手工抄錄或油印，不僅速度慢，而且勞動強度大，編纂任務(wù)完成后留存下數(shù)萬頁的手稿。2008年，開灤檔案館開始續(xù)修《開灤煤礦志》，續(xù)志的各個工作環(huán)節(jié)全部運用先進(jìn)的多媒體手段，使用計算機對文稿統(tǒng)一錄入，編輯時可以隨意復(fù)制，隨意排版，計算機的拼寫語法、圖表插入編輯等功能，使許多傳統(tǒng)手工操作無法實施的操作快速得到處理，成稿電子文檔也很好保存，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代化手段的便捷優(yōu)勢。

（二）選材更加系統(tǒng)準(zhǔn)確。開灤檔案數(shù)字化管理平臺投入使用之前，查詢開灤檔案資料需要經(jīng)過檢索目錄、原卷借閱等程序，手續(xù)繁瑣耗時。要想掌握某個專題的檔案資料，需要翻閱數(shù)十本紙質(zhì)檔案目錄，搜集到一起需要耗費相當(dāng)多的時間和精力。2007年后，隨著開灤綜合檔案信息管理平臺的投入使用，開灤館藏檔案資料逐步實現(xiàn)網(wǎng)上查詢和局域資源共享。使用者坐在電腦前，鍵入檢索關(guān)鍵詞，會搜索到全部相關(guān)檔案案卷條目，由此可以系統(tǒng)了解某一專題的館藏情況，更好地確定選材范圍和選材內(nèi)容。

2008年，在編寫《開灤130年人物紀(jì)事》一書時，筆者利用當(dāng)時的掃描數(shù)據(jù)庫資料，很快查詢到胡華、金達(dá)、那森·愛德等人的案卷線索，又通過美國哈佛大學(xué)圖書館網(wǎng)站、香港某鐵路網(wǎng)頁，查詢到金達(dá)去世時間、那森·愛德離職后情況、胡華開灤任職前的情況等信息，并確認(rèn)了修筑中國第一條準(zhǔn)軌鐵路的某些細(xì)節(jié)，充實了文稿內(nèi)容。

系統(tǒng)準(zhǔn)確利用檔案選材在清史項目實施過程中再次得到驗證。2012年，開灤檔案館承擔(dān)了國家清史項目《開灤煤礦檔案史料》的編纂任務(wù)。項目組利用綜合檔案信息管理平臺，很快檢索并篩選出數(shù)萬頁斷限內(nèi)的專題檔案資料。在打印錄入過程中，檔案管理平臺的原文縮放功能使許多模糊不清的檔案原稿變得易于識別，提高了材料的準(zhǔn)確性。

（三）資料利用更加高效安全。通過檔案信息管理平臺，可以在授權(quán)范圍內(nèi)同時看到需要的內(nèi)容，這就解決了傳統(tǒng)方法多人不能同時閱看這一難題。開灤館藏4萬余卷檔案中，許多檔案原件已過百年。這些當(dāng)屬“文物級”的歷史資料，已經(jīng)不起人們的反復(fù)折騰。如果頻繁調(diào)閱原件，勢必會影響到這些珍貴歷史資料的長久保存。使用檔案平臺直接閱讀掃描件，或下載打印后使用，不僅更加容易識別，還有效防止了珍貴檔案的殘缺遺失等現(xiàn)象的發(fā)生，檔案利用變得更加安全可靠。

（四）受眾更加廣泛。開灤檔案館充分利用網(wǎng)絡(luò)受眾面廣、信息量大等優(yōu)勢，將編研成果以信息、電子書等方式上傳發(fā)布，擴大了閱讀范圍和影響力。2014年，《開灤史鑒》PDF電子書正式上線，走出了網(wǎng)上辦刊的關(guān)鍵一步。

二、信息化檔案編研面臨的新問題

（一）編研成果的數(shù)字化應(yīng)用有待提高。開灤的編研成果主要以紙質(zhì)成果為主，多媒體方式（光盤、電子書等）的推廣力度不大。利用網(wǎng)絡(luò)等方式對外發(fā)布成果等手段尚處在嘗試階段，有待進(jìn)一步規(guī)范和完善。

（二）深層次系統(tǒng)開發(fā)的功能不夠完善。由于人員素質(zhì)、軟件設(shè)計等原因，檔案管理平臺的功能還未能充分發(fā)揮出來，資源共享還只局限于各個區(qū)片，編研素材仍以館藏資料為主，對檔案資料的挖掘深度不夠，檔案信息平臺的功能有待拓展延伸。

（三）隊伍素質(zhì)及檔案利用開發(fā)意識有待提高。開灤編研工作仍處于“獨立編研”狀態(tài)，互相之間缺乏互動協(xié)作，“重管理，輕利用”的形象普遍存在，在檔案編研方面投入的時間和精力不足。

三、幾點建議

（一）利用信息化技術(shù)，整合資源，推進(jìn)開灤檔案數(shù)字化建設(shè)，為檔案編研提供技術(shù)支撐和保證。目前，開灤直屬區(qū)域及下屬26家基層單位已搭建起檔案綜合信息平臺，檔案材料的篩選更加便捷。因此，開灤檔案館及下屬檔案科室應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，做好檔案編研資料的內(nèi)容篩選，并在此基礎(chǔ)上，確定實際可行的檔案選題。按層次開發(fā)，由淺入深逐步實施。

（二）將現(xiàn)代信息技術(shù)與開灤檔案編研的傳統(tǒng)優(yōu)勢相結(jié)合，為企業(yè)的改革發(fā)展提供重要參考。發(fā)揮開灤檔案編研的傳統(tǒng)優(yōu)勢，運用現(xiàn)代化手段對相關(guān)檔案資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整理。

（三）互動協(xié)作，提高編研人員素質(zhì)和成果質(zhì)量。進(jìn)一步增強編研業(yè)務(wù)方面的互動、合作，加強編研工作人員的電子文稿編輯、OCR文稿識別轉(zhuǎn)換加工和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等能力的培訓(xùn)，提高檔案編研人員的綜合素質(zhì)。

（作者單位：開灤集團(tuán)公司檔案館）