醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理探析

郝飛

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是指各級(jí)各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的文件、圖表、簿冊(cè)、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案，包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、重要人物和重大事件檔案等。電子文件一般是指通過電子計(jì)算機(jī)處理、以數(shù)字化信息的形態(tài)產(chǎn)生在電子計(jì)算機(jī)里的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)電子檔案的定義是：“具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)?！彼^檔案電子化管理，是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將現(xiàn)代電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案的日常管理工作之中。目前，電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)普遍應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理工作中，但檔案的電子化管理還處于初級(jí)階段，本文擬對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理進(jìn)行分析探討。

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的必要性

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的生成方式發(fā)生很大變化，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程，以及化驗(yàn)結(jié)果、病理報(bào)告、手術(shù)安排、療程控制等過程均可以在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣一來，檔案的前身就以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案自然也以機(jī)讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案具有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（一）電子化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間

紙質(zhì)檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據(jù)極小的存儲(chǔ)空間。例如，一張光盤的容量可達(dá)600MB—4000MB，它可以存儲(chǔ)35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當(dāng)于把一個(gè)文件柜里的檔案內(nèi)容壓縮到一張光盤上，對(duì)于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節(jié)省大量的空間。

（二）電子檔案復(fù)制的精確度較高

紙質(zhì)檔案復(fù)制或縮微品拷貝時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制是通過數(shù)字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實(shí)現(xiàn)復(fù)制件內(nèi)容與原件內(nèi)容完全相同，有效避免信息丟失。

（三）電子化管理的操作簡(jiǎn)捷，工作效率高

電子檔案的形成和歸檔都可以借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)的軟件系統(tǒng)，減少了人工操作步驟，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時(shí)，還可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結(jié)果。即使在檔案存儲(chǔ)量很大、查詢條件模糊的情況下，計(jì)算機(jī)也可以較快地顯示查詢結(jié)果，使得檔案查詢工作方便快捷。

（四）電子化管理的傳遞更加快捷

電子檔案是在一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，其傳遞既可以使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備來進(jìn)行，也可以通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以同時(shí)傳遞給多個(gè)利用者，不受存儲(chǔ)載體的限制，簡(jiǎn)化了檔案的逐個(gè)傳遞過程，節(jié)省了傳遞時(shí)間，提高了工作效率。

（五）電子化管理可以促進(jìn)檔案的新分類

實(shí)行檔案電子化管理后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的分類方法將被打破，取而代之的是醫(yī)療信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分布在幾個(gè)管理模塊中，計(jì)算機(jī)按照規(guī)定指令，根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，檔案的分類更能貼近醫(yī)療工作各方面的實(shí)際情況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視

檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要資源，但不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)都存在“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，認(rèn)為檔案工作不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，致使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息資源開發(fā)不足，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）設(shè)施不完善，電子設(shè)施的投入力度不夠

重視不夠?qū)е铝藢?duì)檔案工作的投入不足，管理設(shè)施不完善。當(dāng)前許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都存在檔案庫房面積狹小、安全保管不到位、辦公設(shè)施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的日常工作之中，但檔案工作未能完全實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的及時(shí)轉(zhuǎn)變，有些單位對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等相關(guān)電子設(shè)施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現(xiàn)代化水平偏低。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作有待加強(qiáng)

檔案電子化管理的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，但目前許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的庫藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，案卷質(zhì)量不高導(dǎo)致電子化轉(zhuǎn)換工作任務(wù)繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現(xiàn)行的檔案整理、分類方法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng);各單位檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是、層次不一，其規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性較低，無法適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，成為亟待解決的問題。

（四）管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術(shù)層次、完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和熟練的操作技能。目前，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都缺乏具備現(xiàn)代高技術(shù)水平的高層次、復(fù)合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化程度偏低，缺少系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，難以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)。

三、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的實(shí)施途徑

（一）提高對(duì)檔案工作及其電子化管理重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常管理工作的重要內(nèi)容，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是各級(jí)各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)和發(fā)展過程的原始記錄和真實(shí)寫照，能為其當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)和管理提供研究依據(jù)和決策參考，所以應(yīng)該提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案電子化管理，既符合新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)，又是提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)整體管理水平的要求，各級(jí)衛(wèi)生行政主管部門及其管轄單位對(duì)此項(xiàng)工作都應(yīng)高度重視，加快推進(jìn)。

（二）加強(qiáng)電子化管理設(shè)施建設(shè)

一整套現(xiàn)代化的軟件、硬件設(shè)施，是實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。在硬件方面，應(yīng)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等;在軟件方面，應(yīng)購(gòu)置和開發(fā)檔案管理軟件，建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，并使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他各項(xiàng)工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩(wěn)、有序進(jìn)行。

（三）建立健全電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系

為避免在檔案管理中出現(xiàn)無法可依、無章可循的混亂情況，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須建立健全檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作具有統(tǒng)一科學(xué)的準(zhǔn)則和依據(jù)，將檔案各項(xiàng)工作有機(jī)聯(lián)系起來，保證檔案管理工作的有序、規(guī)范、高效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的優(yōu)化。各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。

（四）加強(qiáng)電子化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

為使檔案管理者具備扎實(shí)的檔案（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第76頁）學(xué)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，應(yīng)有計(jì)劃地組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)和理論知識(shí)，并在實(shí)際工作中考察他們的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能。

2.加強(qiáng)檔案電子信息技術(shù)培訓(xùn)

建立檔案電子化管理系統(tǒng)，要求檔案工作者必須熟悉計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和電子信息管理系統(tǒng)的各種功能，以確保系統(tǒng)的平穩(wěn)有序運(yùn)行。對(duì)于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)薄弱的人員，應(yīng)從基礎(chǔ)知識(shí)和基本操作入手，結(jié)合管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能進(jìn)行培訓(xùn);對(duì)于具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)的人員，培訓(xùn)的重點(diǎn)可以放在信息的規(guī)范采集、系統(tǒng)的全程運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的應(yīng)用方面。為鞏固培訓(xùn)成果，還應(yīng)將檔案電子信息技術(shù)的理論水平和操作能力作為重要指標(biāo)，納入對(duì)檔案管理人員的考核范疇中去。

3.留住現(xiàn)有人才，積極引進(jìn)人才

要營(yíng)造愛惜檔案人才、留住檔案人才的氛圍，使他們感受到重視，要在工作待遇和生活方面給予關(guān)心和照顧，做到用感情留人、用待遇留人，為人才成長(zhǎng)創(chuàng)造有利條件。還要積極引進(jìn)能夠適應(yīng)檔案電子化管理需求的高素質(zhì)專業(yè)人才，加強(qiáng)人才儲(chǔ)備，優(yōu)化人才梯隊(duì)。

（作者單位：唐山市人民醫(yī)院）