公共管理視角下檔案管理問題探討

徐敏

檔案管理工作與檔案信息資源息息相關(guān)，有效的檔案管理工作能夠?yàn)槲覈?guó)的各種社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供豐富的檔案信息資源。隨著各種社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展，現(xiàn)行的檔案管理工作越來越不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展。針對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的快速發(fā)展，相關(guān)的專業(yè)人士需要改變檔案管理的理念，從而更大程度的滿足當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的需求。我國(guó)的公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化起步較晚，正處于發(fā)展的初期階段，在這個(gè)階段中，應(yīng)該不斷的研究開發(fā)出合理的檔案管理方法，構(gòu)建高速、及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)我國(guó)檔案管理的質(zhì)的發(fā)展。

一、公共管理下的檔案管理及基本理念

（一）公共管理下的檔案管理

公共管理是指以社會(huì)公眾為服務(wù)對(duì)象并圍繞著服務(wù)對(duì)象開展管理工作的公共服務(wù)管理，在公共管理的過程中需要采用有效的管理方法。公共管理視角下的檔案管理數(shù)字化是指將檔案管理工作清晰化，使之能夠更廣泛的表現(xiàn)給大眾。在進(jìn)行公共管理下的檔案管理數(shù)字化的過程中，需要考慮檔案利用者的要求，通過對(duì)檔案利用者的重視，使得公眾觀念在檔案管理中突出顯現(xiàn)。檔案管理與公共管理有著相同之處，在服務(wù)的理念上來說，都是從廣大受眾利益出發(fā)，為社會(huì)公眾檔案用戶服務(wù)。在服務(wù)的對(duì)象上來說，都是社會(huì)公眾、社會(huì)組織、機(jī)關(guān)團(tuán)體等。在公共管理視角下，將用戶放在檔案管理工作的重要位置上，通過用戶對(duì)公共檔案管理的感受進(jìn)行的反饋，對(duì)檔案管理的模式和方法進(jìn)行改進(jìn)。

（二）公共管理的基本理念

公共責(zé)任是檔案管理存在的一個(gè)基礎(chǔ)，在內(nèi)在上推動(dòng)著檔案管理的發(fā)展，在履行社會(huì)責(zé)任的前提下能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的合法性。在社會(huì)責(zé)任的范圍和程度上，現(xiàn)代檔案管理的社會(huì)責(zé)任明顯的與傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯的差別，傳統(tǒng)的檔案管理的責(zé)任主要是政治責(zé)任，而現(xiàn)代的檔案管理的責(zé)任在原有的責(zé)任基礎(chǔ)上增加了全新的社會(huì)責(zé)任，全新的社會(huì)責(zé)任包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任、政治責(zé)任、文化責(zé)任以及社會(huì)責(zé)任在內(nèi)的促進(jìn)社會(huì)事業(yè)發(fā)展的責(zé)任和為公眾提供檔案信息完整性和安全性的責(zé)任。

在全面發(fā)展理念上，表現(xiàn)為檔案信息資源的建設(shè)和檔案信息的服務(wù)能夠給社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)提供全面的發(fā)展支持，傳統(tǒng)的檔案管理只是針對(duì)政治與行政管理、歷史研究等領(lǐng)域展開服務(wù)，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于現(xiàn)代檔案管理的理念的。在工作的對(duì)象上，摒棄了傳統(tǒng)的只面向政府人員、科研人員等人員的服務(wù)，轉(zhuǎn)向了廣大人民群眾。檔案管理服務(wù)的范圍在朝著整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)上發(fā)展，是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。

在公平服務(wù)理念上，體現(xiàn)在檔案管理服務(wù)在本質(zhì)上消除了對(duì)部分對(duì)象的歧視現(xiàn)象上，在進(jìn)行檔案管理的執(zhí)行過程中需要秉承開放性的特點(diǎn)，在控制好開放的基礎(chǔ)上能夠滿足于社會(huì)上各類的人員進(jìn)行自由的使用。通過原則、政策和標(biāo)準(zhǔn)的同化，保持檔案信息的核心利用群體能夠和公眾一樣共同的享受同等的權(quán)利。通過統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類的利用者的利用權(quán)限進(jìn)行控制。

二、公共管理下的檔案管理規(guī)范化

（一）文檔集成式

通過集成化的技術(shù)能夠形成較為系統(tǒng)的管理規(guī)范，然后運(yùn)用這種系統(tǒng)的管理規(guī)范對(duì)公共管理下的檔案進(jìn)行管理的方法就是文檔集成式檔案管理方法。協(xié)調(diào)各文檔管理的過程是文檔集成式管理方法的核心所在。在文檔管理中，一般的將文書部門和檔案部門進(jìn)行分離，使其單獨(dú)的進(jìn)行工作。文書部門著重于文件的管理部分，而檔案部門是對(duì)檔案管理進(jìn)行負(fù)責(zé)，這兩個(gè)部門相互獨(dú)立，互不影響，不能充分的保證文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，使得檔案管理的質(zhì)量得不到相應(yīng)的保障。在文檔集成式管理方法下，將文件管理部門和檔案管理部門這兩個(gè)部門有機(jī)的結(jié)合到了一起，使之在管理系統(tǒng)中能夠充分的發(fā)揮自己的作用，在保證文件檔案的完整性的基礎(chǔ)上還能體現(xiàn)文件檔案的開放性。

（二）資源管理式

電子檔案隨著社會(huì)和信息技術(shù)的進(jìn)步得到了越來越快的發(fā)展，伴隨著眾多的電子檔案，檔案的管理也需要向著信息檔案管理的方向發(fā)展。在未來檔案管理的工作中，應(yīng)該大力發(fā)展信息資源，這對(duì)檔案管理有著十分重要的作用。在信息資源方向加大檔案管理的發(fā)展力度，使得信息資源體系能夠作為一種基礎(chǔ)影響著檔案管理工作。

（三）公眾參與式

公眾參與模式是公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化的最為基本的具體表現(xiàn)形式之一。公平、公正和大眾化是公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化的主要的發(fā)展方向，為了更好的使得檔案管理服務(wù)面向廣大人民群眾，可以讓公眾參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理的公共管理。首先應(yīng)該加強(qiáng)公眾文檔管理的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高群眾的文檔管理能力，使得群眾能夠更好的參與到文檔管理中來，而且盡量減少文檔管理的質(zhì)量問題。群眾在檔案管理工作的評(píng)價(jià)過程中，需要及時(shí)向檔案管理的相關(guān)人員反映在檔案管理中的問題，使得檔案管理的相關(guān)人員能夠及時(shí)的對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行改正處理，提高檔案管理質(zhì)量。公眾參與能夠顯著的提高檔案管理的公開度，在保證檔案管理的有效性和完整性的基礎(chǔ)上，貫徹落實(shí)公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化。

（作者單位：滄州市檔案局、河北省委黨校2013級(jí)公共管理專業(yè)在職研究生）