談檔案對企業(yè)管理與發(fā)展的意義

孫玉平

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，是一種綜合多方面的信息。伴隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)之間競爭的日趨激烈，為了企業(yè)的發(fā)展壯大，決策者對各種信息的需求越來迫切，在企業(yè)管理中充分發(fā)揮檔案的作用及深度挖掘其潛在價值已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。下面就檔案在企業(yè)管理中的意義和作用談幾點看法。

第一、檔案為企業(yè)決策提供重要參考

檔案記錄著企業(yè)從無到有、由弱變強的整個成長過程，是決策者的第一手參考材料，更是企業(yè)生存發(fā)展的重要信息資源。在這些信息中既包括了企業(yè)在管理、生產(chǎn)等方面所走的彎路，也記錄了各種各樣的成功經(jīng)驗。一切活動和企業(yè)創(chuàng)造與發(fā)展的全過程都反映在企業(yè)檔案上。因此，決策者可以依據(jù)檔案了解企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，掌握企業(yè)包括人力、財物、生產(chǎn)、供銷等各種基礎條件的準確數(shù)據(jù)，站在一個更高的位置上展望未來，做出更加科學和實際的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，讓自身企業(yè)在競爭中立于不敗之地。

第二、檔案為企業(yè)解決糾紛提供有力支持

在當前市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，企業(yè)的發(fā)展更加趨于多元化的合作經(jīng)營，管理人員、組織機構(gòu)、管理制度、經(jīng)營范圍區(qū)域都在時刻發(fā)生著變化，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中難免因為意見不同、年代久遠等發(fā)生這樣或那樣的糾紛，此時如何保護自身的合法權(quán)益不受侵害就顯得極為重要。而檔案作為財務單證、合同、影像等各種原始資料的集合，具有一定的法律效力，可以在法律解決糾紛方面提供有效證據(jù)?？梢?，檔案能夠減少企業(yè)損失、維護企業(yè)形象、確保企業(yè)合法權(quán)益不受非法侵犯，成為企業(yè)生存發(fā)展的法律保護盾。

第三、檔案可以增強企業(yè)誠信建設

誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，是全體員工在長期的生產(chǎn)經(jīng)營過程中都應遵守的基本思想信念和行為準則，更是企業(yè)生存、競爭、發(fā)展的靈魂。檔案，是企業(yè)發(fā)展的信譽支撐，它作為一種無形資產(chǎn)，記錄了企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展的各種信用記錄，是企業(yè)信用狀況的積累。企業(yè)管理的好，講誠信、信用好，就會得到廣大消費者與合作者的認可，經(jīng)營狀況就好，經(jīng)濟效益就好。企業(yè)講誠信、效益好，員工就有榮譽感、就有干勁，企業(yè)就容易管理。由此可見，企業(yè)信用度高就能形成企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)。另外，加強企業(yè)信用檔案建設，既可以提升企業(yè)的形象和知名度，也有利于規(guī)范市場經(jīng)濟秩序、促進經(jīng)濟健康發(fā)展。因此，檔案和企業(yè)信譽密切相關，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的無形推手。

第四、檔案可以規(guī)范企業(yè)信息管理

隨著科技發(fā)展，信息的產(chǎn)生、傳播、保存都較以前有了翻天覆地的發(fā)展。信息的來源、傳播途徑、保存方法更加多元化、多樣化。信息的傳播速度更加迅速，對社會的影響也在不斷增強。企業(yè)在經(jīng)營中所產(chǎn)生的信息既有公開的一般資料，也有重要商業(yè)機密的信息資料，有些信息的價值對企業(yè)的經(jīng)營管理及未來起著決定作用。如果管理混亂就容易發(fā)生失泄密問題，給企業(yè)帶來不應有的損失甚至毀滅性的打擊。而如果信息經(jīng)過檔案人員整理就會形成檔案，就有了密級及查閱和公開的年限、范圍等性質(zhì)。只要企業(yè)加強檔案管理與利用就會避免發(fā)生企業(yè)機密泄露的事件發(fā)生，企業(yè)的檔案信息也將得到很好的利用。

第五，檔案能夠推動企業(yè)文化建設

企業(yè)文化是企業(yè)價值觀、信念、儀式、符號、處事方式等各種因素的集合體，是一種歷史積淀，是企業(yè)的無價資產(chǎn)。優(yōu)秀的企業(yè)文化能激發(fā)員工的使命感、增強員工的榮譽感與自豪感。檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的信息載體本身就具有很強文化特征，為企業(yè)文化的建設提供了大量文獻資料，是企業(yè)文化建設的基礎。檔案作為企業(yè)文化的服務者可以發(fā)揮很重要的作用，如體現(xiàn)企業(yè)榮譽、財力等各方面的資料都能成為教育和影響員工的優(yōu)秀素材。企業(yè)檔案實際本身就與企業(yè)文化相輔相成，互不分離，對企業(yè)文化的發(fā)展起著不可替代的作用。

總之，檔案對企業(yè)管理運營的每個環(huán)節(jié)都有著重要意義，企業(yè)的成長離不開檔案信息的支撐，企業(yè)管理者與檔案人員應當重視企業(yè)檔案建設，與檔案管理行政部門一起規(guī)范本企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平，讓企業(yè)檔案更好的為企業(yè)服務，真正使之成為企業(yè)的重要財富。

（作者單位：滄州市檔案局 ）