多格式的頁碼頁眉問題研究

楊金花

（西安鐵路職業(yè)技術學院 陜西 西安 710014）

常見的文章中的頁碼、頁眉是單一的一種統(tǒng)一的格式，實現(xiàn)這種單一的統(tǒng)一頁碼格式，利用word軟件中的頁碼、頁眉工具即可完成。但是工作中也會遇到一篇文章中的頁碼、頁眉有多種格式，例如工作中常見的正式出版物、學生的畢業(yè)論文、科研結題報告、項目標書等，都會遇到一篇文章中有多種不同格式的頁碼、頁眉問題。例如，有一篇學生的畢業(yè)論文，第一頁是文章的封皮，封皮上沒有頁碼；第二頁和第三頁是文章的目錄，第二頁和第三頁的頁碼是按羅馬數(shù)字形式顯示，這兩頁的頁碼是連續(xù)的；從第四頁開始是文章的正文，其內容是以章節(jié)結構組織起來的。文章的正文每一頁頁碼是以阿拉伯數(shù)字形式顯示，而且是從“1”開始連續(xù)顯示。前面封皮和兩頁目錄無頁眉。文章的正文每一頁的頁眉位置上顯示內容是本頁所在的章節(jié)名稱。

要實現(xiàn)一篇文章中存在多種格式的頁碼、頁眉，除了要用word軟件中的設置頁碼、頁眉操作來實現(xiàn)，還必須使用到word中的“分節(jié)符”工具，以及與頁腳、頁眉有關的“鏈接到前一條頁眉”，“首頁不同”，域等的工具。目前，面對這種多格式的頁碼、頁眉的設置，絕大多數(shù)人都會以操作失敗而告終。

實現(xiàn)一篇文章中存在多種格式的頁碼、頁眉，會遇到以下關鍵問題：一是分節(jié)符類型選取；二是頁腳、頁眉與頁碼的關系；三是“鏈接到前一條頁眉”工具使用；四是“首頁不同”工具使用；五是word域工具。本文對這五個問題進行深入的研究和實踐證明。

1 分節(jié)符類型選取

word軟件中有一個“節(jié)”的概念。新建的一篇word文檔，word默認是一個節(jié)[1-3]。Word中的一個節(jié)，可以看成是一個獨立的區(qū)域，或者也可以理解為一個范圍，頁碼、頁眉格式設置是在一個節(jié)里有效。在不同的節(jié)里，word可以定義不同的頁碼或者頁眉格式。“節(jié)”是用“分節(jié)符”實現(xiàn)的。兩種不同頁碼或者頁眉之間需要插入“分節(jié)符”，一個“分節(jié)符”把word文檔分成了兩個節(jié)。word中許多設置的有效范圍是一個節(jié)，比如，頁碼、頁眉、頁面邊距的設置等[5]。通俗地可以這樣理解，一個分節(jié)符將文檔分成兩部分，每一部分可以有各自的頁碼、頁眉設置。所謂的“節(jié)”，就是Word用來劃分文檔的一種方式[7]。所以，從上面例子學生畢業(yè)論文的要求看，頁碼有三種不同的格式要求，即三個節(jié)，需要插入二個分節(jié)符來實現(xiàn)。

使用“分節(jié)符”時還涉及分節(jié)符類型的問題。分節(jié)符的類型有四種：一是“下一頁”，其功能是在光標所在位置開始插入一個分節(jié)符，把從光標處開始的內容移動到下一頁開始新節(jié)，。二是“連續(xù)”，其功能是在光標處插入一個分節(jié)符，并從光標處開始新節(jié)。三是“偶數(shù)頁”，其功能是在光標處插入分節(jié)符，并把從光標開始的內容移動到下一個偶數(shù)頁上開始新節(jié)。四是“奇數(shù)頁”，其功能是在光標處插入分節(jié)符，并從光標開始的內容移動到下一個奇數(shù)頁上開始新節(jié)[5-7]。

從上面的分析可以得知，在插入分節(jié)符時，選擇分節(jié)符類型與光標的位置有關。所以，在實際操作時，特別注意當前操作時的光標位置，決定選擇的分節(jié)符的類型。例如，文章中提到的學生論文這個例子，在第一頁與第二頁之間需要插入一個分節(jié)符，如果把光標放在第一頁的末尾，分節(jié)符的類型應該是“下一頁”。如果把光標放在第二頁開始，分節(jié)符的類型應該是“連續(xù)”。

由于第一頁封面上沒有頁碼，第二頁和第三頁目錄頁碼是連續(xù)的羅馬數(shù)字“Ⅰ”、“Ⅱ”。所以在第一頁與第二頁之間需要一個分節(jié)符。實現(xiàn)的方法是把光標移到第二頁的最上面一行的開始，用鼠標單擊菜單欄上的“分隔符”，系統(tǒng)會自動彈出菜單，移動鼠標到“分節(jié)符”類里的“連續(xù)”選項單擊鼠標左鍵，或者將光標移到第一頁的末尾，用鼠標單擊菜單欄上的“分隔符”，系統(tǒng)會自動彈出菜單，移動鼠標到“分節(jié)符”類里的“下一頁”選項單擊鼠標左鍵，于是在第一頁與第二頁之間插入了一個分節(jié)符。

由于目錄的頁碼是羅馬數(shù)字形式，而從正文開始，頁碼是從阿拉伯數(shù)字“1”形式開始編碼且顯示的。所以在正文的第一行需要插入一個分節(jié)符。實現(xiàn)的方法是把光標移動到正文開始第一行，在此處插入一個分節(jié)符，類型是“連續(xù)”即可。

分節(jié)符是一個雙虛橫線。如果插入分節(jié)符后，但看不見分節(jié)符，這時可以單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕，之后就可以看到分節(jié)符了。

分節(jié)符是可以刪除的。把光標放在分節(jié)符的最前面，按“Delete”鍵，或者把光標放在分節(jié)符的最后，按“Backspace”鍵，分節(jié)符就被刪除了。

2 頁腳、頁眉與頁碼關系

頁腳的位置是在一頁正文的最下面位置。頁腳的準確位置是可以設置的。決定頁腳的位置值是在“頁眉和頁腳工具設計”選項卡中“位置”組“頁腳底端距離”列表框中輸入，頁腳底端距離應該小于頁邊距值。頁腳內容可以是頁碼、文本和圖像。當頁腳內容僅為頁碼時可以用word軟件中的 “頁碼”工具來設置。

頁眉的位置是在一頁正文的最上面位置。頁眉的準確位置是可以設置的。決定頁眉的位置值是在“頁眉和頁腳工具設計”選項卡中“位置”組“頁眉底端距離”列表框中輸入，頁眉底端距離應該小于頁邊距值。頁眉內容可以是頁碼、文本和圖像。當頁眉內容僅是頁碼時可以用word軟件中的 “頁碼”工具來設置。

在設置一頁的“頁碼”時必須確定二個內容。一是頁碼的位置，二是頁碼的格式。確定頁碼位置的操作是：用鼠標單擊菜單欄“插入”，在“頁眉和頁腳”組中用鼠標單擊“頁碼”按鈕，下拉菜單中前二項都是有關頁碼位置的選項。頁碼數(shù)字形式是由頁碼的格式確定的。頁碼可以是各種形式的數(shù)字。例如阿拉伯數(shù)字形式1，2，3，……，或者羅馬數(shù)字形式Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，……，或者一，二，三，……，等。頁碼格式的設置操作是：用鼠標單擊菜單欄“插入”，在“頁眉和頁腳”組中用鼠標單擊“頁碼”按鈕，選擇下拉菜單中第五項“設置頁碼格式”選項即可。

結合上面的學生畢業(yè)論文例子，首先是把光標放在第一個分節(jié)符之后，將頁碼格式設置成羅馬數(shù)字形式Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，……。然后將光標放在第二個分節(jié)符之后，將頁碼格式設置成阿拉伯數(shù)字形式 1，2，3，……。

3 “鏈接到前一條頁眉”工具

在設置頁碼、頁眉時會涉及到“鏈接到前一條頁眉”工具。該工具在“導航”組中。“鏈接到前一條頁眉”按鈕有效時，該按鈕顏色是桔紅色，其功能是在一個節(jié)里，每一頁的頁碼、頁眉內容完全一樣。當該按鈕無效時，該按鈕顏色由桔紅色變?yōu)闇\灰色，即關閉了每一頁的頁碼、頁眉內容完全一樣功能[4]。用鼠標單擊此按鈕，可以實現(xiàn)該按鈕有效與無效的轉換。

上面提到的學生畢業(yè)論文，共有三種頁碼格式，即有三個節(jié)，每個節(jié)里頁碼的格式不一樣。在一節(jié)里頁碼數(shù)字是連續(xù)的。因此，在設置每一個頁的頁碼時，應注意將光標移到一個節(jié)里，一定要將“鏈接到前一條頁眉”按鈕點成無效狀態(tài)，才能使頁碼數(shù)字連續(xù)。

4 “首頁不同”工具

Word中有一個“首頁不同”工具，其功能可以實現(xiàn)在同一節(jié)里的所有頁，唯獨首頁不顯示頁碼，其他頁上都有頁碼。特別要注意的是，雖然首頁不顯示頁碼，但是首頁占用了一個頁碼數(shù)，因此其他頁的頁碼數(shù)應該是從首頁頁碼數(shù)的下一個數(shù)分配的。也就是說，如果首頁不顯示頁碼，而下一個頁的頁碼又是從“1”開始的，那么第一頁和第二頁不能是同一個節(jié)，在它們之間必須插入一個分節(jié)符。

上面提到的學生論文首頁沒有頁碼，而第二頁和第三頁目錄頁碼是連續(xù)的羅馬數(shù)字“Ⅰ”、“Ⅱ”，從第四頁開始，頁碼是從阿拉伯數(shù)字“1”開始連續(xù)顯示，必須在第一頁與第二頁之間插入一個分節(jié)符，在第三頁與第四頁之間再插入一個分節(jié)符，這樣論文的第一頁在一個節(jié)，而論文的第二頁和第三頁在另一個節(jié)里，從第四頁開始，一直到論文結束又是另一個節(jié)。論文的第一頁不顯示頁碼，是用word中“首頁不同”工具實現(xiàn)。第二頁和第三頁在一個節(jié)里，把光標放在這個節(jié)里的任意一個位置，將它們的頁碼格式設置成羅馬數(shù)字“Ⅰ”、“Ⅱ”即可。論文中的第四頁開始在一個節(jié)里，把光標放在這個節(jié)里的任意一個位置將它們的頁碼格式設置成阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”、……即可。

5 word域工具

域就是引導word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼。每個域都有一個唯一的名字，它具有的功能與Excel中的函數(shù)非常相似。

上面提到的學生畢業(yè)論文，格式上要求從正文開始，要求在頁眉處顯示這一頁正文所在的章節(jié)名稱。這一功能可以借助word中域工具來實現(xiàn)。用鼠標雙擊正文頁眉處進入頁眉和頁腳操作狀態(tài)，將光標定位在頁眉位置處，用鼠標單擊“插入”選項卡，在“文本”組用鼠標單擊“文檔部件”按鈕，在下拉菜單中選擇“域”選項，打開了“域”對話框。先在左側“類別”列表框中選擇“StyleRef”，然后在右側“樣式名”列表中選擇“標題1”，同時選中復選項“更新時保留原格式”，鼠標單擊“確定”按鈕即可，如圖1所示。

圖1 域的設置Fig.1 Domain settings

6 關鍵技術

在完成以上功能時，特別要注意三點。一是在實現(xiàn)一篇文章頁碼有三種不同格式要求時，是依據(jù)word中分節(jié)符把一篇文章分成三個節(jié)。這三個節(jié)可以看成是三種頁碼格式的范圍。分節(jié)符的位置和類型是決定分開的位置。分節(jié)符類型是與光標位置有關[8]。 二是第一頁不顯示頁碼，是利用的word的“首頁不同”功能實現(xiàn)的。雖然此處頁碼不顯示，但是這個頁還是占有一個頁碼，與它同在一個節(jié)里的其他頁的頁碼是從首頁的頁碼下一個數(shù)開始連續(xù)設置的。三是由于是三部分頁碼格式不同，所以一定要使“鏈接到前一條頁眉”按鈕變成暗色，使該功能無效，就是“鏈接到前一條頁眉”按鈕的顏色由橘紅色變成灰色，即由有效轉變成了無效。

7 結束語

本論文中研究了日常工作中常見的在一個文檔中出現(xiàn)多種不同頁碼格式，以及利用word中的域，實現(xiàn)在文檔中的頁眉處顯示內容所在的章節(jié)名稱。解決這些問題是利用了word中的分節(jié)符，把一個文檔劃分成若干個范圍，然后分別定義每個范圍里的頁碼位置、頁碼格式。一個范圍的第一頁不顯示頁碼是用“選項”組中的“首頁不同”項實現(xiàn)的，但是這頁也占一個頁碼，只是不顯示而已，同一節(jié)中的其他頁的頁碼是由下一個頁碼數(shù)開始的。

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