淺談電子表格在檔案管理活動中的運用

陳 軍

（射陽農(nóng)村商業(yè)銀行，江蘇射陽，224300）

隨著電子表格功能的不斷強大，電子表格在檔案管理活動中發(fā)揮的作用也越來越大。本文結(jié)合自身工作實踐，闡述電子表格在檔案收集、整理、利用、統(tǒng)計、編研等環(huán)節(jié)中的運用，揭示電子表格對于減輕勞動強度，提高檔案工作效率，提升檔案工作品質(zhì)所發(fā)揮的作用，進(jìn)而激發(fā)起檔案同仁更多更好地運用電子表格的熱情，把我們的檔案工作做得更好。

一、電子表格在檔案管理活動中的運用

1.電子表格在檔案收集環(huán)節(jié)的運用

在檔案收集環(huán)節(jié)的前期準(zhǔn)備工作中可以利用電子表格創(chuàng)建本單位各部門應(yīng)歸檔文件材料的收集清單，便于各部門按照此清單向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔文件材料，或直接向綜合檔案室移交整理完畢的檔案。

在檔案收集的實際操作中，無論是移交方，還是接收方，都可以根據(jù)收集清單準(zhǔn)備或接收文件材料或檔案。由于用電子表格創(chuàng)建的收集清單，條目清晰、便于操作，按表收集和移交，能夠最大限度地保證材料收集齊全完整，為下一步的材料整理奠定基礎(chǔ)。

在檔案的移交或接收環(huán)節(jié)中利用電子表格創(chuàng)建檔案交接文據(jù)和移交材料目錄，交接雙方對交接文據(jù)和移交目錄及材料核對無誤后，在交接文據(jù)上簽字確認(rèn)，完成交接程序，使文件材料的交接達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.電子表格在檔案整理環(huán)節(jié)的運用

電子表格在檔案整理環(huán)節(jié)中可以大顯身手，有助于提高檔案整理工作質(zhì)量和工作效率。

首先，利用電子表格可以制定本單位本部門的文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案，為檔案整理者提供直觀的、方便操作的檔案整理依據(jù)。

其次，可以利用電子表格創(chuàng)建各種檔案的卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。如在創(chuàng)建人事檔案目錄時，第一步，創(chuàng)建本單位的人事檔案文件夾；第二步，在其文件夾中創(chuàng)建每個人的檔案正本目錄；第三步，創(chuàng)建本單位所有人員的索引目錄，人員按漢語拼音順序排列，便于檢索；第四步，利用電子表格的超鏈接功能，在索引目錄中，將每個人的姓名和其對應(yīng)的檔案正本目錄鏈接起來。完成這四個步驟后，只要點擊索引目錄中需要的姓名，其對應(yīng)的檔案正本目錄就會立即顯現(xiàn)在屏幕上，輕松實現(xiàn)快速查找、修改、添加、利用的目的。此外，如在索引目錄中添加籍貫、出生年月、參加工作時間等項目，可以利用電子表格的篩選功能，對這些項目中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。如對出生年月的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以快速查找到當(dāng)年有哪些人員到達(dá)退休年齡，以便及時辦理這些人員的退休手續(xù)，從而大大提高了工作質(zhì)量和效率。

3.電子表格在檔案鑒定環(huán)節(jié)中的運用

電子表格在檔案鑒定環(huán)節(jié)中的運用：一是創(chuàng)建銷毀檔案清冊，對需要銷毀的檔案逐件進(jìn)行詳細(xì)登記，為銷毀檔案的審核工作提供第一手的數(shù)據(jù)；二是創(chuàng)建銷毀檔案統(tǒng)計表，方便填寫各種銷毀檔案數(shù)據(jù)以便核查和統(tǒng)計；三是創(chuàng)建銷毀檔案審批表，填寫相關(guān)內(nèi)容，按程序提供給有關(guān)部門進(jìn)行審核確認(rèn)。此外，通過鑒定對需要調(diào)整保管期限的檔案，也可以創(chuàng)建相應(yīng)的電子表格進(jìn)行登記，為檔案的安全保管提供詳盡的數(shù)據(jù)，進(jìn)而采取相應(yīng)的安全保管措施，最大限度地延長檔案的使用壽命。

4.電子表格在檔案保管環(huán)節(jié)的運用

電子表格在檔案保管環(huán)節(jié)中的運用也是比較多的。如利用電子表格可以創(chuàng)建檔案檢查記錄簿，定期檢查記載室藏檔案數(shù)量、安全保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題；創(chuàng)建檔案溫濕度記錄簿，按規(guī)定記錄室內(nèi)外溫濕度，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不正常溫濕度時，及時采取機械調(diào)控、開窗通風(fēng)等措施，使室藏檔案的溫濕度達(dá)到安全值；創(chuàng)建重點檔案目錄和搶救檔案目錄，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行錄入登記，以便對這些檔案進(jìn)行特殊保護(hù)，確保這些珍貴檔案的絕對安全。

5.電子表格在檔案統(tǒng)計環(huán)節(jié)的運用

電子表格在檔案統(tǒng)計環(huán)節(jié)中發(fā)揮的作用尤為明顯，不僅可以利用電子表格創(chuàng)建檔案收進(jìn)和移出登記表，對案卷基本情況和重要檔案利用基本情況進(jìn)行統(tǒng)計，還可以利用電子表格的自動求和功能，將統(tǒng)計表中需要計算的數(shù)據(jù)，通過求和公式將程序預(yù)置在表格中，在實際運用中，只要將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入相應(yīng)的表格里，各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)就會自動統(tǒng)計出來，不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且可以確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，大大提高了統(tǒng)計質(zhì)量和效率。

檔案統(tǒng)計臺賬是檔案部門常用的基礎(chǔ)性統(tǒng)計臺賬，許多基層檔案人員反映，為了確保統(tǒng)計數(shù)字的準(zhǔn)確無誤，往往要通過多次核實，才對最后的統(tǒng)計數(shù)字有信心。因為統(tǒng)計數(shù)字之間是相互聯(lián)系的，只要有一個數(shù)字錯了，就會影響到最終的數(shù)字準(zhǔn)確。而要糾錯，也不是一件容易的事情，因為一字動，百字搖。特別是一些成立年代久遠(yuǎn)的單位檔案統(tǒng)計臺賬更是如此。例如：當(dāng)檔案向綜合檔案館移交后，就會出現(xiàn)相關(guān)年度檔案“本期減少”的情況，檔案數(shù)量減少后，就意味著其原來后面的合計數(shù)字都要進(jìn)行變動。其實只要我們掌握了電子表格的求和功能后，這些困擾就會迎刃而解。

圖1 所示的《檔案統(tǒng)計臺賬》，已經(jīng)將計算程序預(yù)置在表格里，在沒有錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)前，其計算結(jié)果均為“0”，只要一錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，計算結(jié)果立即發(fā)生變化。不論基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生怎樣的變化，其計算結(jié)果都會發(fā)生相應(yīng)的變化。所以學(xué)會了此方法，就再也不會為修改數(shù)據(jù)而發(fā)愁了。

6.電子表格在檔案利用環(huán)節(jié)的運用

電子表格在檔案利用環(huán)節(jié)中的運用主要是創(chuàng)建檔案查借閱登記簿，方便查檔登記、統(tǒng)計、分析，從中掌握查借閱檔案人員的構(gòu)成，查閱檔案內(nèi)容情況，進(jìn)行歷年檔案查借閱各種數(shù)據(jù)分析等，從中找出規(guī)律性，為進(jìn)一步做好檔案利用工作提供各種數(shù)據(jù)參考。

7.電子表格在檔案編研環(huán)節(jié)的運用

電子表格在檔案編研環(huán)節(jié)中可以發(fā)揮重要作用。如利用電子表格創(chuàng)建檔案編研成果登記簿，統(tǒng)計和分析歷年編研成果數(shù)量、內(nèi)容，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案編研決策提供參考。

在檔案編研過程中，利用電子表格創(chuàng)建基礎(chǔ)材料目錄，將每一條目錄與其對應(yīng)的材料鏈接起來，運用電子表格的篩選功能進(jìn)行分類篩選，為編研選材提供快速通道，從而提高編研效率。

8.電子表格在檔案工作其他環(huán)節(jié)中的運用

圖1

電子表格在檔案工作的其他環(huán)節(jié)中同樣能夠發(fā)揮重要作用。如收發(fā)文登記、文件閱辦單、擬文稿紙、人員統(tǒng)計、用品發(fā)放、請銷假登記等，都可以利用電子表格進(jìn)行創(chuàng)建，從而方便工作，提高效率。

總之，電子表格與檔案管理活動的各個環(huán)節(jié)都密不可分，熟練掌握電子表格的各種功能，對于提高檔案工作質(zhì)量和效率，更好地服務(wù)于各項工作都有著重要的意義。

二、提高運用電子表格水平的途徑和方法

電子表格雖然功能強大，能夠為我們的檔案工作提供很多便利，但要學(xué)好電子表格也不是一件容易的事情，需要我們付出相應(yīng)的努力，才能夠達(dá)到熟練運用的程度。這里，結(jié)合自身的實踐，談?wù)勌岣哌\用電子表格水平的途徑和方法。

首先要多親近，提興趣。要學(xué)好電子表格，一定要多親近電子表格，對電子表格接觸多了，了解多了，能夠親身感受到電子表格的作用和神奇，從而提高利用電子表格的興趣和積極性，實現(xiàn)良性循環(huán)。

其次要多學(xué)習(xí)，強基礎(chǔ)。學(xué)好電子表格和學(xué)好其他東西一樣，都要從基礎(chǔ)性的東西學(xué)起。把基礎(chǔ)性的東西學(xué)好學(xué)牢，再在實踐中穩(wěn)步推進(jìn)，自然會成為運用電子表格的高手。對于初學(xué)者而言，應(yīng)先從學(xué)習(xí)瀏覽菜單、選擇多重單元格、創(chuàng)建和編輯工作表、使用模板、創(chuàng)建公式和函數(shù)、使用粘貼函數(shù)、自動求和、自動套用格式、使用圖表向?qū)?、編輯圖表等學(xué)起，再去學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫及其管理、工作表管理、邏輯塊、高級數(shù)據(jù)管理、用戶自定義函數(shù)、創(chuàng)建自定義菜單、自定義工具欄、創(chuàng)建模板等，循序漸進(jìn)，強基固本。

第三要多實踐，長本領(lǐng)。要學(xué)好電子表格，必須在“游泳中學(xué)會游泳”，實踐出真知，實踐長本領(lǐng)。如設(shè)置頂端標(biāo)題行、分散對齊縮進(jìn)、超鏈接、篩選、預(yù)置計算公式等，光學(xué)不練，速記速忘，很難運用到實際工作中去，只有反復(fù)磨練，反復(fù)運用，才能牢記于心，熟能生巧，把學(xué)到的各種技巧靈活運用到檔案實際工作中去。如自動求和功能，說起來非常簡單，選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)，再點擊自動求和圖標(biāo)就成功了。但要熟練掌握和運用，也并非是件易事，如預(yù)先將求和公式設(shè)計在表格中、建立表與表之間的數(shù)據(jù)求和等就比較復(fù)雜，需要我們不斷地進(jìn)行知識的積累。唯有如此，電子表格才能和我們?nèi)跒橐惑w，使我們隨心所欲地運用電子表格，從而為我們創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。