27號令中“學生類”檔案概念辨析

廖 穎

（上海理工大學檔案館，上海，200093）

1 引言

《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27 號令）是指導新時期高校檔案工作科學發(fā)展的法規(guī)性文件，自2008年發(fā)布實施以來，其意義和作用備受肯定。但同時也存在一些爭議，“學生類”檔案概念便是其中之一。

增設“學生類”檔案被認為是27 號令的一大亮點，這一舉措為不少人所贊頌。正如教育部人士所言，27 號令“將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。”［1］然而，時隔6年，“學生類”檔案的概念依然存在爭議。盡管27 號令對“學生類”檔案作了如下界定：它主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等［2］，但由于以上材料在綜合檔案（尤其是“教學類”檔案）和學生個人檔案中都或多或少地有所體現(xiàn)，因此這種界定并未能消除各種可能存在的歧義，從而不可避免地產(chǎn)生多種不同的解讀?；仡?7 號令發(fā)布實施以來的相關文獻和政策法規(guī)，我們不難發(fā)現(xiàn)，無論是在理論界還是實踐界，“學生類”檔案還未成為一個約定俗成的概念，大家對其還沒形成某種共識。人們對“學生類”檔案的概念解讀仍然存在明顯的分歧。本文企圖就“學生類”檔案的概念作一辨析，并提出對“學生類”檔案提法的修改建議。

2 對“學生類”檔案的三種解讀

2.1 “學生類”檔案的本質(zhì)就是學生個人檔案

這是多數(shù)人所贊同的觀點。27 號令對“學生類”檔案的界定幾乎涵蓋了學生個人檔案（即學生人事檔案，通常被簡稱為“學生檔案”）的全部內(nèi)容。無論從哪個方面來看，27 號令中“學生類”檔案的具體所指與學生個人檔案的內(nèi)容幾乎是完全重疊的。因此，有學者直接如此認定：“‘學生類’檔案實際上就是以往的學生檔案?！?7 號令對“學生類”檔案單獨設類，“主要目的在于以學生為本，規(guī)范目前各高校學生檔案管理混亂、不到位的情況，維護學生的切身利益?！保?］也有學者指出，“這類檔案屬于人事檔案的范疇，是以人為管理單元的”，“與6 號令要求的學校檔案機構保存的教學類檔案中本校學生高等教育階段學籍管理檔案（招生名錄、新生入學登記表、學籍成績卡、畢業(yè)生登記表、學位名冊、畢業(yè)生名冊和獎學金等獎懲材料等等）是截然不同的兩大系列?！保?］

從地方層面對27 號令的貫徹落實情況來看，一些地方出臺的相關實施細則或辦法也堅持了上述觀點。如四川省教育廳和四川省檔案局于2009年8月28日聯(lián)合發(fā)布的《四川省<高等學校檔案管理辦法>實施細則（試行）》明確規(guī)定，“學生類”檔案按四川省教育廳《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》（川教［2007］26 號）的相關規(guī)定執(zhí)行［5］。這是將“學生類”檔案理解為學生個人檔案在實踐中的具體體現(xiàn)之一。

2.2 “學生類”檔案是指綜合檔案中與學生相關的檔案材料

這一觀點的產(chǎn)生主要源于“學生類”檔案與綜合檔案的密切聯(lián)系。所謂“綜合檔案”，是多年來檔案業(yè)界對“高校檔案”的簡稱，主要內(nèi)容包括原國家教育委員會于1989年10月10日發(fā)布施行的《普通高等學校檔案管理辦法》（簡稱6 號令）規(guī)定的文件材料歸檔范圍所涉及的黨政管理類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等九個一級類目［6］。1993年11月16日，原國家教育委員會發(fā)布《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》，將黨政管理類分解為黨群類和行政類，使綜合檔案的歸檔范圍從6 號令中的九大類擴容為十大類。27 號令將“學生類”檔案作為單獨的檔案門類置于綜合檔案十大類之列，使“學生類”檔案與其他門類檔案構成并列關系。而且，綜合檔案的內(nèi)容確實已經(jīng)包含了許多與學生密切相關的檔案材料，僅“教學類”檔案就涵蓋了錄取新生名冊、入學登記表、成績單、學位審批表、獎懲記錄和學歷學位簽收單等材料，而這些材料看上去正是構成“學生類”檔案的重要內(nèi)容。

基于以上理由，不少學者將“學生類”檔案理解為綜合檔案的一部分，認為它是由綜合檔案中與學生相關的材料組成。有學者如此理解：“（27 號令）文件材料的歸檔范圍將學生檔案從黨政管理類和教學類中單列出來組成獨立的一類。”［7］類似地，也有檔案業(yè)界人士如此解讀：“學生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學生檔案整合而成，因此，學生類檔案的建立并不是‘從無到有’的過程，而是‘變零為整’的過程。”［8］

2.3 “學生類”檔案包含學生個人檔案和綜合檔案中與學生相關的檔案材料

這種觀點兼顧了學生個人檔案和綜合檔案，所構建的“學生類”檔案在內(nèi)容上似乎更加“強大”。有學者認為，“高校學生產(chǎn)生的只要是對學校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為‘學生類’檔案。”［9］也有學者對“學生類”檔案的涵義進行詳細的分析，認為“學生類”檔案由個性信息和共性信息兩部分構成。個性檔案信息包括原學生個人檔案中的個性材料信息和原“教學類”檔案中的個性材料信息。前者包括學生的高中檔案、體檢表、個人自傳、政審、黨團組織關系等材料，后者包括入學（學籍）登記表、成績登記表、畢業(yè)生登記表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、獎懲記錄、學籍異動等材料。共性檔案信息包括原“教學類”檔案中既反映學生個性又體現(xiàn)共性的材料，如新生錄取名單、在校生名冊、畢業(yè)驗印名冊、學歷學位等材料［10］。類似的理解在具體實踐中也有所體現(xiàn)。如江蘇省教育廳和江蘇省檔案局于2012年4月25日聯(lián)合發(fā)布的《江蘇省高等學校檔案管理辦法》對“學生類”檔案作了如下解釋：“學生類檔案在實際操作中應當分為兩種，一種是隨學生畢業(yè)、就業(yè)而派遣的學生人事檔案材料；另一種是由高校檔案機構永久或定期保存的與教學、科研等活動相關的學籍類文件材料。兩種學生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應當區(qū)分開來，并制定相應的管理辦法。前者作為高校專門檔案管理，后者納入高校綜合檔案管理?！保?1］

3 “學生類”檔案概念辨析

上述情況表明，一個界定不明確的概念必然帶來認識上的模糊和檔案實踐中的混亂。因此，對“學生類”檔案概念予以辨析是非常必要的。之所以出現(xiàn)以上多種理解，究其原因，主要是“學生類”檔案與綜合檔案、學生個人檔案之間存在密切的聯(lián)系，其具體所指在綜合檔案和學生個人檔案中都有所體現(xiàn)。盡管如此，綜合檔案中與學生相關的檔案材料和學生個人檔案無論是在內(nèi)容上還是在形式上都存在差異，對“學生類”檔案概念的判定不能簡單地根據(jù)材料的名稱來辨別，而是要對其進行系統(tǒng)地分析。筆者認為，27 號令中的“學生類”檔案指的就是學生個人檔案。主要有以下三大理由：

3.1 從27 號令增設“學生類”檔案的意義和目的分析

27 號令增加“學生類”檔案并單獨設類，其主要目的一方面是將學生個人檔案納入高校檔案管理體系中，加強和規(guī)范學生檔案管理，維護學生的合法權益；另一方面是實現(xiàn)高校檔案資源的集中統(tǒng)一管理。正如教育部人士所言，27 號令的特色及現(xiàn)實意義之一是“強調(diào)了高校檔案資源建設的‘大檔案’理念”，其中，“將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念?！保?2］此處作者使用的是“學生檔案”來指代“學生類”檔案，而“學生檔案”在一般情況下指的正是學生個人檔案。這大概也是沿襲了傳統(tǒng)的簡稱習慣。長期以來，檔案業(yè)界一直有對各門類檔案使用簡稱的習慣，如將“黨群類”檔案簡稱為黨群檔案，將“教學類”檔案簡稱為教學檔案。按照這種傳統(tǒng)，“學生類”檔案被簡稱為學生檔案也是理所當然的。

3.2 從“學生類”檔案的具體所指分析

27 號令明確規(guī)定，“學生類”檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。對“學生類”檔案的以上具體所指對象進行分析，不難發(fā)現(xiàn)“學生類”檔案與干部人事檔案的十大類具有明顯的對應關系，具體如以下表1。

由于27 號令在列舉“學生類”檔案所包含的具體內(nèi)容時最后用“等”字省略了其他材料，因此，以上表1 所列的“學生類”檔案材料未能與干部人事檔案的十大類全部對應上，但從表1 可以看出，“學生類”檔案材料與干部人事檔案十大類的對應關系是高度吻合的，這足以證明“學生類”檔案屬于人事檔案的范疇，它實際上就是學生的人事檔案，即學生個人檔案。

3.3 從非學生個人檔案角度分析

如果“學生類”檔案不是指學生個人檔案，而是指綜合檔案中與學生相關的材料，或是由學生個人檔案和綜合檔案中與學生相關的檔案材料組成，這種理解會引發(fā)一些相關問題。

如果“學生類”檔案是指綜合檔案中與學生相關的材料，則會出現(xiàn)以下矛盾：（1）綜合檔案不包含高中檔案。綜合檔案中唯一與高中有關聯(lián)的就是招生錄取新生名冊，它記錄的主要信息是學生的高考成績，與高中檔案是完全不同的概念。（2）在綜合檔案中，學籍檔案包含了入學登記表，兩者是屬種關系，不是并列關系，這與27 號令將入學登記表和學籍檔案以并列關系列入“學生類”檔案的歸檔范圍不相符。（3）“學生類”檔案與綜合檔案的其他門類檔案無法構成全異關系。由綜合檔案中與學生相關的材料組成“學生類”檔案，意味著原綜合檔案其他門類檔案的內(nèi)容構成和實施辦法發(fā)生改變，然而事實并非如此。以“教學類”檔案為例，27 號令明確規(guī)定該類檔案“主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016 號）的相關規(guī)定執(zhí)行。”這與6 號令對“教學類”檔案的規(guī)定完全吻合，即“教學類”檔案的內(nèi)容構成與實施辦法沒有發(fā)生任何改變，仍然按照傳統(tǒng)的做法開展相關工作。如此一來，新組建的“學生類”檔案必定與“教學類”檔案產(chǎn)生交叉關系，從而導致“學生類”檔案這個概念不具備排他性。

表1 “學生類”檔案材料與干部人事檔案十大類的對應關系

如果“學生類”檔案是由學生個人檔案和綜合檔案中與學生相關的檔案組成，那么其主要存在的問題體現(xiàn)在具體操作上。兼顧了學生個人檔案和綜合檔案的“學生類”檔案，其內(nèi)容看似更加“強大”，但如何科學整合、構建和管理“學生類”檔案卻是很大的難題。除非按照傳統(tǒng)的做法，將兩部分檔案分開管理，否則“學生類”檔案所強調(diào)的僅僅是一種理念。而將兩部分檔案分開管理只會把我們帶回老路子。將學生個人檔案和綜合檔案相關材料整合為一體的“學生類”檔案到目前為止仍然停留在概念層面，還未真正被應用到實踐中去。正如有學者指出，“在學生類檔案與原十大類檔案統(tǒng)一管理的前提下，由于缺乏針對新《辦法》（即27 號令）的實施細則，而在實踐中學生個人檔案又獨立于高校檔案管理體系之外，鮮有高校按照新《辦法》精神開展學生類檔案管理的實踐案例?！保?3］高校檔案工作本身具有很強的實踐性，開展各項業(yè)務都非常注重原有基礎，不宜也沒必要將其復雜化。

4 對27 號令中“學生類”檔案提法的修改建議

“學生類”檔案與學生檔案僅一字之差，卻讓很多人如此困惑。這主要源于27 號令對“學生類”檔案未作明確的界定。筆者認為，對這一問題有必要引起重視并予以改變。27 號令被譽為“我國高校檔案工作發(fā)展史上的重要里程碑”，“是新時期高校檔案工作的風向標和催化劑”，但就“學生類”檔案的界定這一點而言，其嚴謹性仍存在較為明顯的不足。“學生類”檔案作為一種新型的檔案類別，其定性問題應該是首要解決的問題。但是很顯然，27 號令并未能解決該問題?！皩W生類”檔案的定性問題不解決，最直接受影響的便是學生檔案管理工作實踐。27 號令發(fā)布實施至今已有6年之久，我國高校學生檔案管理仍然比較混亂。從管理主體上看，負責管理高校學生檔案的機構主要存在以下三種：學生管理部門（如學生處、研究生部）、院系和檔案機構；從管理客體上看，各高校學生檔案的歸檔范圍各不相同。管理不規(guī)范可能會引發(fā)各種問題，如歸檔材料不齊全、檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范等，其中最為嚴重的當屬學生檔案的丟失。2014年夏天，正值高校學生畢業(yè)季，安徽大學就有24 名研究生檔案莫名失蹤。檔案的丟失，對學生造成的影響也許不會很直接，但其后遺癥將會非常明顯，尤其是對那些將來要進入政府機關和事業(yè)單位工作的學生來說更為嚴重。諸多問題的出現(xiàn)，在很大程度上歸結于相關法規(guī)的不健全。為進一步規(guī)范高校學生檔案的管理，有必要對27 號令進行相應的修改。筆者認為，比較理想的選擇是繼續(xù)沿用“學生類”檔案的提法，但要注明其本質(zhì)就是學生個人檔案，并配備相應的法規(guī)。這樣選擇的理由如下：

（1）充分利用原有基礎。自6號令發(fā)布實施以來，高校檔案的種類均以“類”命名，如教學類、科研類和財會類等。這種命名法作為一項傳統(tǒng)已經(jīng)在高校檔案界存在多年，在業(yè)內(nèi)已經(jīng)普遍達成共識。27 號令是在對6 號令進行修訂的基礎上形成的，作為文件材料歸檔范圍的一項新增內(nèi)容，學生個人檔案以“類”命名也是順理成章的，它體現(xiàn)了充分利用原有基礎的原則。因此，以“學生類”指代學生個人檔案是完全可行的，而且從用語的統(tǒng)一性與用語的相對性角度看，“學生類”的提法是必要的。但正如前文所提到的，由于“學生類”的具體所指與“教學類”檔案和學生個人檔案均有密切的聯(lián)系，所以有必要注明“學生類”檔案的本質(zhì)就是學生個人檔案，從根本上消除各種歧義。

（2）考慮未來發(fā)展趨勢。27號令確定了高等學校文件材料的歸檔范圍共有11 大類，但高校的檔案類別并非固定不變。隨著高校及其檔案工作的向前發(fā)展，在今后仍將繼續(xù)會產(chǎn)生新的檔案類型?，F(xiàn)在及以前的命名法則，為將來新增檔案類別命名打下了基礎。以“學生類”指代學生個人檔案的做法，在沿襲傳統(tǒng)的同時，從某種程度上講也是出于對高校檔案工作未來發(fā)展趨勢的考慮。自27 號令發(fā)布實施以來，已有部分省市出臺相關實施細則，要求將教職工人事檔案納入高校檔案管理體系中，如《四川省<高等學校檔案管理辦法>實施細則（試行）》（自2009年8月28日起施行）、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》（自2010年1月1日起施行）和《江西省<高等學校檔案管理辦法>實施細則》（自2012年1月1日起施行），除了包含“學生類”之外，還新增了“人事類”。其中，“人事類”的提法絕非偶然，它與“學生類”有著某種必然的聯(lián)系。

（3）為實踐部門提供可操作性保障。學生檔案工作具有很強的實踐性，這決定了任何與之相關的政策法規(guī)都應具有可操作性。針對“學生類”檔案，27 號令僅列舉了其所包含的一些具體對象，此外并未作任何延伸。這對規(guī)范高校學生檔案工作是遠遠不夠的，有必要配備具有針對性的專門法規(guī)，從管理體制、歸檔范圍、工作流程與規(guī)范等方面作出規(guī)定，為實踐部門提供可操作性保障。目前，已有部分省市出臺地方層面的高校學生檔案管理辦法，如前文所提到的《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》，許多高校也制定了本校的學生檔案管理規(guī)范，在此情況下，由國家層面出臺專門針對高校學生檔案管理方面的法規(guī)就顯得尤為重要。因為國家層面的法規(guī)注重從宏觀上統(tǒng)領全局、把握原則與方向，更有利于實現(xiàn)高校學生檔案工作規(guī)范在宏觀上的統(tǒng)一，從根本上改變我國高校學生檔案管理混亂的局面。各地區(qū)、各高校則可以結合實際情況，在國家相關法規(guī)的框架下制定適合本地區(qū)、本單位的高校學生檔案管理辦法。只有健全相關的政策法規(guī)，高校學生檔案工作才有可能走上規(guī)范化、制度化、科學化的管理道路。

［1］牟陽春.學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》促進高等學校檔案工作科學發(fā)展［N］.中國教育報，2008年9月26日第3版.

［2］《高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號，2008年8月20日.

［3］李銀銀.對《高等學校檔案管理辦法》增設“學生類”檔案的思考［J］.檔案與建設，2009(7):15-16.

［4］匡定發(fā). 內(nèi)涵與理念的變化是27 號令最大的變化——高等學校檔案管理辦法27號令與6 號令比較［J］.銅陵學院學報，2009(2):87-88.

［5］四川省教育廳四川省檔案局關于印發(fā)《四川省<高等學校檔案管理辦法>實施細則（試行）》的通知［EB/OL］.［2014- 09- 16］.http://yb.cmc.edu.cn/info/1999/2637.htm.

［6］《普通高等學校檔案管理辦法》，國家教育委員會令第6 號令，1989年10月10日.

［7］馬仁杰，張浩.我國高校檔案工作發(fā)展史上的重要里——評新頒布的《高等學校檔案管理辦法》［J］.檔案學通訊，2009(2):13.

［8］王婉萍. 高校學生類檔案的分類與組卷［J］.檔案管理，2013(3):51.

［9］張娟，王蓓. 從“檔案工作的最終目的”角度議“學生類”檔案［J］.陜西教育.高教，2013(9):49.

［10］顏丙通.高?！皩W生類”檔案的構建與服務創(chuàng)新［J］.中國檔案，2011(6):64-65.

［11］關于印發(fā)《江蘇省高等學校檔案管理辦法》的通知［EB/OL］.［2014-09-18］.http://dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html.

［12］牟陽春. 學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》促進高等學校檔案工作科學發(fā)展［N］.中國教育報，2008年9月26日第3版.

［13］顏丙通.高?！皩W生類”檔案的構建與服務創(chuàng)新［J］.中國檔案，2011(6):64-65.