摘 要：本文結(jié)合經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的實(shí)際，明確了企業(yè)檔案概念，研究提出了企業(yè)檔案的作用與潛在價(jià)值，研究分析了當(dāng)前企業(yè)檔案工作存在安全風(fēng)險(xiǎn)，研究提出了強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的一些重要舉措，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；作用與價(jià)值；安全風(fēng)險(xiǎn)；防范意識(shí)

當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，宏觀經(jīng)濟(jì)增速放緩，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)步入深度調(diào)整期，企業(yè)對(duì)檔案的資金投入及管理重視力度普遍不足，企業(yè)檔案的安全防范意識(shí)面臨了許多新的挑戰(zhàn)。在此情況下，如何重視企業(yè)檔案作用，明白檔案工作潛在價(jià)值，切實(shí)增強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，已成為企業(yè)檔案界的一個(gè)重要任務(wù)。本文擬在這方面進(jìn)行一些粗淺的探討與研究。

一、企業(yè)檔案的概念

企業(yè)檔案，是指企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。通俗地講，凡企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)形成的一切具有查考價(jià)值的各類記錄與載體，都應(yīng)納入檔案。譬如：企業(yè)的紅頭文件，包括各種工作計(jì)劃、總結(jié)、批復(fù)、薪酬福利材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、來(lái)往文書(shū)；企業(yè)的會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄；企業(yè)大事記及重要活動(dòng)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

二、企業(yè)檔案的作用與價(jià)值

（一）企業(yè)檔案的作用

檔案作為歷史記錄，雖然有著許多不同的載體形式，但它縱連企業(yè)歷史諸多階段，橫貫企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域，涉及企業(yè)黨、政工作的方方面面，記述了企業(yè)各領(lǐng)域各類活動(dòng)的全過(guò)程，存貯了大量的原始信息，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)承前啟后和得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，同時(shí)也使檔案具備了兩大特殊的重要作用。1、檔案具備了其它信息形式無(wú)法替代的憑證作用，成為了最權(quán)威的法律證據(jù)；2、檔案具備最可靠、最珍貴、最廣泛的史料參考作用，是企業(yè)歷史的真實(shí)全面反映，是企業(yè)規(guī)范加強(qiáng)管理、維護(hù)自身權(quán)益、建全信用體系的重要工具，并在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中得到最廣泛的運(yùn)用。

（二）企業(yè)檔案的價(jià)值

企業(yè)管理活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，但自古以來(lái)，企業(yè)管理的根本內(nèi)涵都強(qiáng)調(diào)對(duì)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析與預(yù)見(jiàn)性研究，沒(méi)有齊全完備的檔案資料與數(shù)據(jù)，就不能很好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。因此，檔案雖然不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但檔案信息資源所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值、巨大經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，難以用數(shù)字估算。在加強(qiáng)和改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，檔案可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供必要的參考。檔案是各項(xiàng)活動(dòng)得以持續(xù)順利進(jìn)展的基礎(chǔ)，是支持企業(yè)決策的寶典，是企業(yè)亟待挖掘的巨大寶藏，也是企業(yè)最為重要的無(wú)形資產(chǎn)。

三、如何強(qiáng)化企業(yè)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

（一）企業(yè)檔案現(xiàn)存的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，宏觀經(jīng)濟(jì)增速放緩，結(jié)構(gòu)調(diào)整陣痛顯現(xiàn)，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)步入深度調(diào)整期。企業(yè)對(duì)檔案資金的投入及管理重視力度普遍出現(xiàn)下滑局面。突出表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：1.部分企業(yè)檔案庫(kù)房、辦公、閱文面積不足，檔案實(shí)體分散，未能集中統(tǒng)一管理；2.管理制度與管理機(jī)制不完善，檔案人員流動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)低，部分單位未真正建檔；3.檔案工作未能引起各方面的廣泛重視，該歸檔的材料收集不齊全，非檔案專業(yè)部門所管檔案整理不規(guī)范，保護(hù)措施不健全；4.企業(yè)改制兼并重組后，檔案工作和其他工作一樣不宣而停，導(dǎo)致部分企業(yè)檔案下落不明。

（二）強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的幾個(gè)重要舉措

1.強(qiáng)化檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與制度建設(shè)。檔案工作好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。多年實(shí)踐證明，一個(gè)企業(yè)若沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視，就會(huì)缺乏必要的人員、經(jīng)費(fèi)投入，缺乏必要的工作安排與監(jiān)督考核，因此，強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，必須首先強(qiáng)化企業(yè)檔案工作的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，包括主要領(lǐng)導(dǎo)、直接領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)小組、工作網(wǎng)絡(luò)體系，包括檔案各項(xiàng)制度、責(zé)任追究、檢查督辦、風(fēng)險(xiǎn)防范的應(yīng)急預(yù)案等。

2.強(qiáng)化歸檔整理和人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升。確保檔案實(shí)體安全，必須保障各類檔案全部及時(shí)歸檔，及時(shí)科學(xué)分類，規(guī)范整理存放，因此，企業(yè)要設(shè)立綜合檔案室，配備專業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。要根據(jù)檔案形成規(guī)律，加強(qiáng)縱向、橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)，建立健全歸檔門類，保證檔案材料全宗的齊全完整。基層或部門整理好的檔案要及時(shí)移交檔案室，散失在領(lǐng)導(dǎo)和工作人員手中的應(yīng)歸檔材料也要及時(shí)歸檔，堅(jiān)決不允許任何人將檔案占為己有，嚴(yán)防檔案信息缺失。

3.強(qiáng)化檔案庫(kù)房建設(shè)與安全管理。要根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，確保檔案庫(kù)房建設(shè)在選址、設(shè)計(jì)、選材上充分考慮防震、防火、防水、防地質(zhì)災(zāi)害、防污染、防強(qiáng)光、防塵、防高溫高濕等要求，充分考慮檔案現(xiàn)有數(shù)量和未來(lái)增長(zhǎng)量，留足庫(kù)房空間，切實(shí)加強(qiáng)庫(kù)房保管安全意識(shí)。在實(shí)際工作中，如果將檔案材料散放在破舊木柜中，極不利于檔案防火與防蟲(chóng)；如果檔案人員缺乏電器防火常知，容易引發(fā)檔案火災(zāi)事故，因此需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案裝具、用電消防設(shè)備管理。

4.強(qiáng)化檔案信息安全，確保安全高效利用。對(duì)于企業(yè)而言，確保檔案信息安全極為重要。重要的文件信息或商業(yè)機(jī)密，絕對(duì)不能走漏半點(diǎn)消息；電子文件，稍不留心就易出現(xiàn)泄密、中病毒、數(shù)據(jù)丟失、設(shè)備不兼容等問(wèn)題。珍貴檔案如不用復(fù)制件替代查閱，就難以確保原件完好無(wú)損。新進(jìn)庫(kù)房的紙質(zhì)文件如不及時(shí)殺菌消毒，就會(huì)傳染至整個(gè)庫(kù)房；庫(kù)存檔案如不定期檢查，就難以消除檔案破損、丟失、霉變、字跡褪變等現(xiàn)象；查閱檔案如不專人負(fù)責(zé)，就難以避免出現(xiàn)混亂與差錯(cuò)。因此，需要結(jié)實(shí)企業(yè)實(shí)際認(rèn)真細(xì)致、深入全面地強(qiáng)化檔案信息安全，確保安全高效利用。

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作者簡(jiǎn)介：李紅恩，女，河南平頂山人，2006年畢業(yè)于鄭州大學(xué)，現(xiàn)任平煤天安八礦選煤廠辦公室綜合科檔案員。