提高檔案管理工作水平的分析

崔東霞

吉林省四平市人民政府軍用飲食供應(yīng)站

提高檔案管理工作水平的分析

崔東霞

吉林省四平市人民政府軍用飲食供應(yīng)站

在我國全球一體化經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展目標(biāo)的背景下，國內(nèi)各行業(yè)都以迅雷不及掩耳之勢快速地發(fā)展前進(jìn)著。而真正促進(jìn)及推動(dòng)各行業(yè)前進(jìn)的動(dòng)力則是企業(yè)內(nèi)部所建立的健全的檔案管理制度。下面。就一起跟隨本文對提高檔案管理工作水平進(jìn)行一個(gè)簡單的分析與論證。

檔案管理；重要性；措施

一個(gè)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中最主要的是擁有一個(gè)強(qiáng)大的財(cái)務(wù)組織機(jī)構(gòu)，而財(cái)務(wù)組織機(jī)構(gòu)中最重要的則是財(cái)務(wù)檔案的建立與管理。隨著國內(nèi)各企業(yè)近幾年的不斷發(fā)展，其越來越意識到財(cái)務(wù)檔案的有效管理對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要性。因此，目前企業(yè)也將財(cái)務(wù)檔案管理作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中最為重要的內(nèi)容，以此加強(qiáng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場條件下的核心競爭力。

1、檔案及檔案管理的重要性

所謂的檔案主要是指企業(yè)在日常的經(jīng)營活動(dòng)中所形成的一種具有保存價(jià)值的并以媒體或書機(jī)形式存在的一種對企業(yè)歷史發(fā)展的記錄與證明。檔案為企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略決策提供必要的支持。同時(shí)檔案也是對企業(yè)以往工作的一種檢查與肯定。它是以科學(xué)發(fā)展觀為基礎(chǔ)，以客觀事實(shí)存在為依靠的真實(shí)性較高的資料信息。因此可以說，檔案是保證企業(yè)順利發(fā)展的必備條件。

檔案管理是一種利用科學(xué)化、先進(jìn)化、合理化的手段對企業(yè)進(jìn)行管理的一種方式，它是通過對企業(yè)財(cái)務(wù)帳目的真實(shí)性記錄的管理來反映企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展中的各項(xiàng)事件，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的基礎(chǔ)。另外來講，檔案的管理有助于衡量一個(gè)企業(yè)整體的業(yè)績以及內(nèi)部管理水平的重要憑證。同時(shí)，檔案內(nèi)所記錄的內(nèi)容均是企業(yè)以往發(fā)展中每一項(xiàng)的財(cái)務(wù)資金來新以及企業(yè)的負(fù)債情況，并記錄著企業(yè)科研成果所取得的資金量。。因此，檔案管理對企業(yè)下一步的經(jīng)營發(fā)展方式以及所要研究的技術(shù)提供了一個(gè)基礎(chǔ)的資料信息。另外，企業(yè)在發(fā)展中還可以通過對檔案的管理與分析總結(jié)出企業(yè)近幾年來發(fā)展的總體情況，以便企業(yè)可以取其精華，去其糟粕，幫助企業(yè)順利完成發(fā)展計(jì)劃。最后，在我國現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)體系下，做好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理意識有利于提高企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場中的核心競爭力。

2、檔案管理中現(xiàn)存的問題

目前在企業(yè)檔案管理中，普遍存在著幾點(diǎn)問題，這些問題導(dǎo)致了檔案管理工作整體水平下降的趨勢。

首先，在檔案管理工作中，企業(yè)財(cái)務(wù)人員對檔案的收集與整理工作十分不到位，甚至有些財(cái)務(wù)人員認(rèn)為檔案的整理工作是十分麻煩的，也不愿意對其進(jìn)行核對與整理，從而造成了檔案管理工作中檔案內(nèi)容十分混亂的現(xiàn)象。另外，由于企業(yè)財(cái)務(wù)管檔案管理人員的缺乏以及財(cái)務(wù)人員無法實(shí)時(shí)深入到企業(yè)各部門的工作中去等制約，一但企業(yè)各部門人員沒有及時(shí)將最新的財(cái)務(wù)信息交至財(cái)務(wù)部門的話，將會導(dǎo)致檔案缺記、漏記的現(xiàn)象發(fā)生，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)造成極大的損失。最后，在檔案管理中，沒有一個(gè)完善的制度作為基礎(chǔ)，從而導(dǎo)致了在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案分類不明確，歸放混亂的現(xiàn)象，不檔案管理工作造成了諸多的困難。

其次，在我國目前的經(jīng)濟(jì)市場競爭環(huán)境下，國內(nèi)諸多企業(yè)都將發(fā)展的重心放于生產(chǎn)經(jīng)營及創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益上去，而對檔案管理工作則不太重視，從而阻礙了檔案管理工作的整體水平。另外，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有財(cái)務(wù)帳目就可以完全記錄企業(yè)的經(jīng)濟(jì)情況了，而檔案則是無需重要的事情，因此對檔案管理工作的支持力度不足，造成了檔案管理工作十分被動(dòng)的局面。從而在某一方面來講也造成了企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展停滯不前的狀況。

3、提高檔案管理工作水平的措施

在我國現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展體系中，檔案的管理對促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展有著十分重要的作用。因此，必須對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理工作的水平及實(shí)效性。

3.1、建立健全的檔案管理工作制度

要想提高檔案管理工作水平，首先要建立一個(gè)完善的檔案管理工作制度。也就是說，要建立一個(gè)專門的檔案管理機(jī)制，并在財(cái)務(wù)部門內(nèi)成立個(gè)檔案管理小組，對日常的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與管理。另外，檔案管理小組要定期在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行檔案管理工作重要性的宣傳活動(dòng)，以此來增加企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)各部門人員的認(rèn)知度。最后，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視與支持，并將檔案管理工作觀納入到企業(yè)的日常經(jīng)營活動(dòng)中去，使檔案管理工作與企業(yè)的生存管理以及發(fā)展形成統(tǒng)一的結(jié)合體，促進(jìn)企業(yè)有序發(fā)展。

3.2、加強(qiáng)檔案收集與管理的規(guī)范性

針對于企業(yè)檔案收集與管理不完善所造成的問題。財(cái)務(wù)人員首先要清楚地了解檔案管理工作中的各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容以及收集檔案的形式，并了解通過哪種渠道才能更有效保障檔案的真實(shí)性的工作內(nèi)容。同時(shí)，在檔案管理工作中，要協(xié)調(diào)好檔案形成時(shí)企業(yè)各部門之間的關(guān)系，并且，財(cái)務(wù)部門指定專人進(jìn)行各部門經(jīng)濟(jì)檔案的回收工作，并根據(jù)需要抽出時(shí)間深入到某一部門中，跟隨該部門完成日常的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營活動(dòng)，從而保證所收集的檔案資料的準(zhǔn)確度。最后，做到隨時(shí)掌握企業(yè)經(jīng)營動(dòng)態(tài)的工作，從而保證檔案記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確性。

3.3、加強(qiáng)檔案管理工作人員素質(zhì)

在檔案管理工作中，人員的素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作是否能夠有效進(jìn)行的關(guān)鍵。因此，企業(yè)首先要提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知度，使其清楚地認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。同時(shí)，企業(yè)要通過培訓(xùn)的方式加強(qiáng)檔案管理人員的管理技能，并提高檔案管理人員對信息化技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力。最后，在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，存在著利益與道德矛盾性因素。因此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，使其能夠抵擋住誘惑，堅(jiān)守自己的道德底線及原則，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，從而推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述可知，檔案管理工作對促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。因此，在檔案管理工作中，首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對其的重視程度，并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)今的發(fā)展?fàn)顩r制定出科學(xué)合理的檔案管理制度要求，從而全方位提高檔案管理工作水平，推進(jìn)企業(yè)朝預(yù)期的方向發(fā)展。

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[2]董兵，劉麗英.談如何提高檔案管理工作水平[J].《科技創(chuàng)新與應(yīng)用》，2014（06）.

[3]曾湘平.借助質(zhì)量管理體系認(rèn)證提高檔案管理工作水平[J].《成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)》，2013（02）.

崔東霞（1976-），吉林四平人，館員，本科，吉林省四平市人民政府軍用飲食供應(yīng)站，辦公室財(cái)務(wù)檔案。