唐紅梅

湖南省邵陽市高級(jí)技工學(xué)校

高級(jí)技工學(xué)校檔案管理初探

唐紅梅

湖南省邵陽市高級(jí)技工學(xué)校

作為檔案管理人員既要對(duì)檔案室內(nèi)存檔資料充分熟悉，在檔案收集的過程中要注重質(zhì)量和提高檔案的利用率，又要及時(shí)的對(duì)利用率進(jìn)行分析和研究，查找不足及時(shí)糾正。學(xué)校的檔案管理工作就要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，使其在學(xué)校管理的工作中發(fā)揮極大作用。本文著重論述學(xué)校檔案管理工作中的問題和不足，簡(jiǎn)要的提出自己的幾點(diǎn)看法和建議。

檔案；高級(jí)技工學(xué)校；電子文檔

一、檔案的定義和學(xué)校檔案的范圍

檔案系指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。技工學(xué)校的檔案是記載學(xué)校日常教育教學(xué)和科研實(shí)踐活動(dòng)的歷史資料。這些原始的記錄是學(xué)校教師在教學(xué)實(shí)踐中產(chǎn)生的智慧結(jié)晶，它客觀的反映了學(xué)校教學(xué)工作的發(fā)展。

高級(jí)技工學(xué)校的檔案內(nèi)容一方面包括文件資料、校園文化建設(shè)、科研成果、學(xué)生學(xué)籍檔案、招生管理和畢業(yè)就業(yè)等幾方面的管理。另一方面在學(xué)校運(yùn)行方面包括財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理和技能鑒定等過程中的綜合情況管理。

二、檔案在學(xué)校管理中的作用

檔案的特殊功能主要體現(xiàn)在檔案具有服務(wù)性，它在具備人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中的記載憑證作用和參考作用是其他記載方式無法相比的。

1憑證作用

檔案是歷史活動(dòng)的真實(shí)記載和人們社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，與其他文獻(xiàn)不同的是檔案具有一定法律效益。檔案的憑證作用，是由它的特點(diǎn)所決定的。檔案因?yàn)樗匀恍纬傻倪@種自然性決定它記錄內(nèi)容的客觀性，使檔案成為重要可靠的歷史依據(jù)。從檔案的自身出發(fā)，它能夠保留當(dāng)事人在歷史中的真跡，比如手稿、信件等。有些影音文件還能夠保留當(dāng)事人的影相和聲音等等，這些都能作為真實(shí)證據(jù)反映了檔案的真實(shí)特點(diǎn)。

2參考作用

都能干作為一種歷史的真實(shí)記錄方式除了具有憑證作用以外還具有參考作用。因?yàn)?，檔案既能真實(shí)記錄人們?cè)谏鐣?huì)中的活動(dòng)情況，也能反映出社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的范圍等等，為人們認(rèn)識(shí)自然和改造自然提供了真實(shí)有效的研究依據(jù)。

三、高級(jí)技工學(xué)校檔案工作存在的問題

在高級(jí)技工學(xué)校的檔案管理中還存在很多的多問題，具體如下：

1、學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性重實(shí)小、認(rèn)識(shí)淺。學(xué)校的相關(guān)管理人員檔案管理意識(shí)差、責(zé)任感不強(qiáng)，不能對(duì)學(xué)生檔案的管理給予足夠的重視，對(duì)學(xué)生檔案材料歸檔工作缺乏主動(dòng)性，使檔案材料不完整、不規(guī)范。

2、缺乏科學(xué)、有效的檔案管理形式

現(xiàn)階段大部分院校的學(xué)生檔案管理形式陳舊，甚至有些學(xué)校仍然以手寫、手抄的紙質(zhì)檔案為主，缺乏現(xiàn)代化的管理方法。

3、檔案管理隊(duì)伍薄弱，管理人員水平差

長期以來在檔案管理工作中，普遍存在檔案立卷不規(guī)范等問題，都是由于管理人員業(yè)務(wù)水平不夠，管理隊(duì)伍薄弱造成的。由于高級(jí)技工學(xué)校對(duì)檔案管理工作缺乏重視，檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠，專業(yè)知識(shí)缺乏，從而導(dǎo)致了檔案管理不正規(guī)、不規(guī)范，阻礙學(xué)校信息管理發(fā)展甚至有可能影響學(xué)生未來的就業(yè)。

四、高級(jí)技工學(xué)校檔案管理工作的改革方向

檔案的管理和資料的收集、保存工作，是一項(xiàng)長期的且具有重要意義和深遠(yuǎn)影響的工作，不可小視。高級(jí)技工學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)和規(guī)范，對(duì)學(xué)校的科學(xué)管理、學(xué)生的就業(yè)發(fā)展，都起到重要的作用。具體建如下：

1、統(tǒng)一思想，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，重點(diǎn)提高高級(jí)技工學(xué)校檔案管理意識(shí)。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，重點(diǎn)推進(jìn)檔案管理的考核機(jī)制的建立，出臺(tái)行之有效的檢查程序，責(zé)成專業(yè)人員從事檔案管理工作，并將檔案管理列入學(xué)校日常工作范圍。重點(diǎn)提高高級(jí)技工學(xué)校的檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)意識(shí)。

2、大力加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校要對(duì)檔案資料等進(jìn)行及時(shí)收集，悉數(shù)保存，保證原始資料的安全性和完整性。主要內(nèi)容包括：

（1）人員檔案。通過人員資料收集整理有效提高教職工的工作積極性，建立健康向上的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，達(dá)到有效提高工作效果的目的。

（2）圖像資料。學(xué)校的教學(xué)、科研等活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的推按資料，包括教師培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流和師生獎(jiǎng)懲等，這些內(nèi)容都要及時(shí)等級(jí)保存，保證資料的完整和全面。

（3）撰寫年鑒記事和榮譽(yù)檔案等。學(xué)校要建立起《學(xué)校年鑒》的編纂制度，重點(diǎn)按照時(shí)間順序記載學(xué)校一年當(dāng)中的各項(xiàng)活動(dòng)和工作，便于了解學(xué)校發(fā)展歷史。對(duì)高級(jí)技工學(xué)校師生每年獲得的表彰和榮譽(yù)等要嚴(yán)格登記建檔保存。

（4）影音資料等。對(duì)學(xué)校的非文字資料進(jìn)行收集保存，包括遺跡、文物、影音資料等，都要及時(shí)進(jìn)行登記存檔，進(jìn)行妥善保管。

3、配強(qiáng)專業(yè)人員，提升工作效率。

為加強(qiáng)高級(jí)技工學(xué)校的檔案管理，需要配備專業(yè)管理人員進(jìn)行檔案統(tǒng)一保存和管理，要選拔思想素質(zhì)過硬、有責(zé)任感并對(duì)學(xué)校工作熟悉、辦事規(guī)律了解且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志單位管理人員。檔案管理人員不僅需要具備足夠的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，還要掌握科學(xué)的管理知識(shí)和現(xiàn)代化的管理理念。要建立健全檔案管理人員責(zé)任機(jī)制。此外，還要強(qiáng)化硬件水平，有助于提高檔案管理水平，保證檔案管理質(zhì)量。要從實(shí)際出發(fā)有效配齊防火、防盜、防蟲等措施，保證檔案資料的安全、規(guī)范。

4、做好電子文檔的處理保存，認(rèn)真貫徹落實(shí)電子文件管理措施。新形勢(shì)下必須做好新型文件的歸檔和保存工作，這幾要求檔案管理人員必須有效融入現(xiàn)行文件領(lǐng)域，對(duì)接收和處理大量的電子文件進(jìn)行有效處置和保存，保護(hù)電子文件信息。同時(shí)，還必須詳細(xì)記錄文件信息重組的詳細(xì)過程，采取先進(jìn)處理方式，確保電子文件的及時(shí)收集和保管。

結(jié)語：

通過以上論述，我們可以看出要想為高級(jí)技工學(xué)校的改革和發(fā)展提供有力的理論支持，就必須切實(shí)的抓好學(xué)校的檔案管理工作?？茖W(xué)有效的檔案管理不僅可以為學(xué)校的教育教學(xué)改革、內(nèi)部管理等提供有效的參考，還可以幫助學(xué)校在科研、決策、處置重大問題等方面提供有力依據(jù)。建立良好的檔案管理工作機(jī)制能規(guī)范學(xué)校的日常工作，保證教育教學(xué)活動(dòng)的順利靠站，有利于對(duì)教育工作的宏觀調(diào)控。綜上，我們要講快速改進(jìn)高級(jí)技工學(xué)校的檔案管理工作提上日程，加速改革和完善檔案管理模式，這不僅是教育教學(xué)實(shí)際的需要，同時(shí)也是提升教育品質(zhì)、創(chuàng)立精品學(xué)校品牌的迫切需要。

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[2]陳偉霞.高職院校教學(xué)檔案管理初探[J].企業(yè)文化旬刊，2012 (9)

[3]張華.如何提高學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].大觀周刊，2011(39)

唐紅梅（1974-），女，籍貫：邵陽，學(xué)歷：大專，職稱：檔案管理助理，研究方向：檔案管理。