摘要：農業(yè)科研檔案具有重要作用，本文提出如何做好農業(yè)科研檔案實體管理工作的幾點建議；以及對新形勢下農業(yè)科研檔的數(shù)字信息化建設進行了探討。以期農業(yè)科研檔案工作適應信息化技術的不斷發(fā)展，更好的為農業(yè)發(fā)展服務。

關鍵詞：農業(yè)科研檔案、管理、實體、數(shù)字信息化

中圖分類號： G275.9 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.13.069

農業(yè)科研檔案記載著科研院所的歷史與今天，并將傳承到未來。它記錄了農業(yè)科研單位各個時期科研工作的存在與發(fā)展，包含科研準備階段、實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果報獎以及推廣應用階段的文件材料和原始數(shù)據(jù)。農業(yè)科研檔案是農業(yè)科研院所工作的重要組成部分，做好農業(yè)科研檔案的管理工作對于服務農業(yè)有著重要意義。

1 農業(yè)科研檔案的重要作用

1.1 農業(yè)科研檔案的繼承作用

科研工作是一種創(chuàng)造性勞動，需要借助前人的成果和研究方法，這在很大程度上需要借助大量的科研檔案。在前人的研究基礎上創(chuàng)新，可避免重復性試驗。重復研究，會在一定程度上浪費物力、人力、資金和時間，借助于科研檔案能夠系統(tǒng)、客觀、完整和連續(xù)地反映出科研項目的研究進展，由此避免研究工作的重復。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)是農業(yè)科研檔案較理想的管理模式。通過自動化、實時化、網絡化檔案管理，能使集中管理和利用有機結合，同時更有利于保護農業(yè)科研的知識產權，推進科研成果的交流、轉化和應用，創(chuàng)造更大的經濟效益和社會效益。

1.2 農業(yè)科研檔案的參考作用

一項科學研究有時候需要借鑒前人研究的經驗與方法，而檔案管理更重要的價值在于提供開發(fā)利用。將兩者加以結合，可以更好的為科研工作提供輔助參考作用。農業(yè)科研檔案管理信息化建設，使有關部門在農業(yè)決策時更具連續(xù)性、科學性。廣大民眾，也可以通過信息檔案指導自己的實踐活動，保證農業(yè)的科學發(fā)展，對推動農業(yè)科技進步和現(xiàn)代農業(yè)的建設具有重要意義。

1.3 農業(yè)科研檔案的憑證作用

農業(yè)科研檔案是農業(yè)科研工作者在科研、生產、應用推廣等工作中產生的，它具有一定的專業(yè)性和保密性。當農業(yè)科研知識權屬發(fā)生糾紛時，鑒定過程較為復雜，給知識產權保護帶來很大難度。農業(yè)科研檔案便成為保障產權保護有利的憑證，這也是檔案生命力和價值的另一種彰顯。

1.4提高工作效率

首先，將傳統(tǒng)的手工及集中建檔變?yōu)槲C建檔和經常性建檔，可使檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，以便更有效地從事檔案的收集、編研和建檔工作；其次在檔案采用上更方便快捷。檔案資料的電子化更便于科技人員根據(jù)檔案管理權限自行查詢，實現(xiàn)多次利用，提高農業(yè)科研的效率。

2 如何做好農業(yè)科研檔案的實體管理

2.1 農業(yè)科研檔案工作的庫房和設施要求

檔案的實體大多是由紙質、照片和光盤等磁性載體組成。為了增加保存時長，檔案庫房應做好溫濕度控制和調節(jié)，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。照片和底片應放入專門的相片檔案冊，存放在背光暗處，避免陽光直射。光盤等磁性載體需要放入防磁柜中保存。

2.2 農業(yè)科研檔案管理工作的建章立制

檔案的管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)。按照不同環(huán)節(jié)，分別制定管理制度。建立健全檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度以及檔案安全防護制度、檔案員崗位責任制、檔案庫房管理制度等。

2.3 要把農業(yè)科研檔案管理工作納入績效考評

要把農業(yè)科研檔案工作列入本單位的發(fā)展計劃，應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理緊密結合。每年從本單位科研經費總額中劃撥出一定數(shù)額作為科研檔案工作經費。把農業(yè)科研檔案工作與科研考評、績效掛鉤。

2.4 分設專職檔案員和兼職檔案員

專職檔案員負責制定實施細則和管理制度；及時提出對科研檔案的管理要求；指導和監(jiān)督單位的兼職檔案員做好科研檔案形成文件的歸檔立卷工作；負責本單位科研檔案的接收、整理、保管、組織鑒定、統(tǒng)計、開發(fā)利用等項業(yè)務工作；按有關規(guī)定做好科研檔案移交工作等。《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》要求實行由科研課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制，由科研人員負責文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作。在各科研部門、課題組設立兼職檔案員，協(xié)助課題負責人完成檔案的立卷歸檔工作。

3 新形勢下建設數(shù)字信息化農業(yè)科研檔案的措施

隨著信息化水平的不斷進步，農業(yè)科研資源的不斷積累，新形勢下農業(yè)科研院所對于檔案工作質量與效率的要求日益提高。農業(yè)科研檔案數(shù)字信息化的出現(xiàn)，一方面可以增加實體檔案的保管時長，對于原始載體的檔案起到保護作用。另一方面從空間和時間的角度為科研人員的借閱提供了方便。通過網絡信息平臺進行管理有利于避免查閱、歸還過程的錯漏，而且在查閱過程中后臺管理也可提供時時統(tǒng)計，一定程度上為檔案員的工作提供便捷。科研檔案信息化是順應時代潮流的必然趨勢。

3.1 農業(yè)科研檔案的數(shù)字化建設措施

3.1.1 建立各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，使數(shù)字信息化檔案的管理有章可循 科研院所在建立數(shù)字信息化建設時要結合本單位的實際工作情況，制定一套完善的制度體系和技術規(guī)范。

3.1.2 配備基礎設施 農業(yè)科研檔案的數(shù)字信息化建設需要配備硬件設施和軟件設施。計算機、掃描儀、刻錄機、空調、加濕器、防磁柜、檔案管理軟件、縮微復印技術、OCR軟件等。

3.1.3 選擇管理系統(tǒng) 完成實體檔案的數(shù)字化轉化，根據(jù)本單位的實際情況選擇或研發(fā)一款管理軟件對農業(yè)科研檔案進行現(xiàn)代化保存、管理與統(tǒng)計、利用。

3.1.4 搭建兩個平臺 數(shù)字信息化檔案具有開放性服務的特點，可修改，易復制，能刪除給檔案信息安全帶來了挑戰(zhàn)。原始檔案需要妥善保存，所以在建立數(shù)字信息網絡化平臺的同時，需要一個脫機保存平臺。使農業(yè)科研檔案可恢復，真實性、完整性不受到威脅。

3.1.5 建設兩個數(shù)據(jù)庫 分別建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫與檔案全文數(shù)據(jù)庫。根據(jù)查閱權限來設置可查閱內容。即可以達到農業(yè)科研檔案的知識共享又可以保護農業(yè)科研檔案中知識產權不受到侵犯。

3.2 農業(yè)科研檔案的數(shù)字信息化建設方案

完整的檔案數(shù)字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數(shù)字校對、數(shù)字質檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

4 結語

目前，部分檔案管理基本上只是處于保管和利用狀態(tài)，沒有實現(xiàn)檔案信息化的合理配置和科學管理。所以，農業(yè)科研檔案沒有充分發(fā)揮出應有的作用，沒有完成社會發(fā)展要求的農業(yè)科研檔案管理的根本變革。檔案信息化建設勢在必行。農業(yè)科研檔案信息化要求加強檔案管理人員的基礎理論培訓，加強服務競爭意識，加快農業(yè)科研信息傳播，促進科研發(fā)展。

農業(yè)科研檔案記載了農業(yè)科研單位的歷史沿革、科技創(chuàng)新和科研成果。它具有查考價值、法律效應和憑證作用。農業(yè)科研檔案是農業(yè)科研單位價值的體現(xiàn)。在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)在，農業(yè)科研檔案正處于由傳統(tǒng)實體管理向數(shù)字信息化管理的進程中，數(shù)字信息化建設是必然，網絡化管理利用是方向。作為新形勢下的檔案管理人員需要秉承大膽創(chuàng)新勇于改革的精神，主動適應信息技術的發(fā)展，為科研院所提供更方便優(yōu)質的服務，為農業(yè)的發(fā)展貢獻一己之力。

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作者介紹：杜優(yōu)穎，碩士，黑龍江省農科院草業(yè)研究所，助理研究員，研究方向：作物。