王中玫

（孝義市機(jī)構(gòu)編制委員會(huì) 辦公室，山西 孝義 032300）

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

王中玫

（孝義市機(jī)構(gòu)編制委員會(huì) 辦公室，山西 孝義 032300）

當(dāng)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正高速發(fā)展著，信息化建設(shè)在各個(gè)行業(yè)都得到廣泛應(yīng)用，并日益普及。而各個(gè)事業(yè)單位都有大量的、以紙質(zhì)媒介保存的檔案信息。日益增多的檔案信息給存儲(chǔ)和管理帶來(lái)很大壓力。所以各個(gè)事業(yè)單位都迫切需要利用現(xiàn)代電子信息設(shè)備，對(duì)自身存儲(chǔ)的各類檔案進(jìn)行信息化管理，這不但可以提高工作效率，增強(qiáng)公共信息資源的共享性，也是社會(huì)信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。筆者對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究與探討，并提出相關(guān)策略以供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

電子信息技術(shù)是近年才興起的高新技術(shù)，怎樣搞好傳統(tǒng)檔案管理的信息化，是眾多事業(yè)單位所面臨的一大難題。筆者以分析事業(yè)單位的檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)開(kāi)始，對(duì)這個(gè)課題進(jìn)行仔細(xì)研究，并提出了自己的想法和建議，希望對(duì)眾多事業(yè)單位檔案管理信息化工作會(huì)有所幫助。

1　檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)

幾千年來(lái)，傳統(tǒng)的檔案信息都是以紙為媒體，進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案有一個(gè)有很大的缺點(diǎn)，紙張容易變舊變薄，破碎、毀壞、丟失，這給信息存儲(chǔ)、攜帶、運(yùn)輸、管理等工作都帶來(lái)很大的不便，也增加了人工成本。電子信息以數(shù)據(jù)的方式存儲(chǔ)在電腦硬盤等現(xiàn)代化電子設(shè)備上，電子錄入、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等現(xiàn)代化管理、錄入方式給檔案信息的管理帶來(lái)很大方便。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，需從管理方式和途徑入手。首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)媒介所存在的弊端，改變存儲(chǔ)方式，而電子信息存儲(chǔ)比紙質(zhì)的信息存儲(chǔ)環(huán)境要求更低，占據(jù)空間也小，有利于降低成本。

1.2檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)

檔案信息的收錄和存儲(chǔ)是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，如何強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，是這些單位實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)、運(yùn)用、保管，并提高其共享性的基礎(chǔ)，這些都是檔案信息化建設(shè)中所要解決的重要問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因?yàn)榧垙埨匣?、破損等問(wèn)題，不管是查詢還是保管都不方便，而且有時(shí)候流程還很復(fù)雜。所以，檔案在使用和查詢方面，信息化檔案管理，對(duì)于簡(jiǎn)化檔案的使用流程，提高檔案利用率，都有很大的作用。

2　提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1引起領(lǐng)導(dǎo)層重視

在檔案信息化管理工作上，單位領(lǐng)導(dǎo)首先要明白它的重要性，將其當(dāng)作日常工作的重要內(nèi)容來(lái)抓。在檔案信息由傳統(tǒng)向電子化轉(zhuǎn)變過(guò)程中，首先，應(yīng)該做好信息檔案的保密性。在辦公室的建設(shè)上，應(yīng)該選擇一個(gè)相對(duì)安全、隱蔽的地方，做好門窗的加固工作，并派專人對(duì)辦公室進(jìn)行看管，要選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，還能做好培訓(xùn)管理工作的人員。對(duì)于內(nèi)外部前來(lái)借閱、查詢檔案的人員，須嚴(yán)格登記，以保證檔案信息不會(huì)丟失和泄密。只有從多方面入手，才能保證電子檔案信息的安全性。

2.2傳統(tǒng)檔案和信息化檔案雙項(xiàng)結(jié)合

我國(guó)諸多事業(yè)單位都是采用傳統(tǒng)方法對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，所以短時(shí)間內(nèi)，不可能將這么多的檔案信息全部實(shí)現(xiàn)信息化。如今信息技術(shù)日新月異，管理技術(shù)和手段也在不斷演變，檔案的管理方法也變得復(fù)雜化、多樣化。想要將現(xiàn)有的檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化，就要對(duì)現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案的保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能及時(shí)掌握新的電子設(shè)備，如電腦、硬盤的使用和維護(hù)知識(shí)，掌握電子信息的錄入、管理、查詢方法。并督促他們將現(xiàn)在的信息化檔案和傳統(tǒng)的信息檔案進(jìn)行有力結(jié)合，保證檔案信息的完整性和可操作性。雖然信息技術(shù)的發(fā)展迅速，管理技術(shù)與日俱增，檔案管理也隨之向多樣化和復(fù)雜化發(fā)展。但還是會(huì)有很多事業(yè)單位不能及時(shí)把檔案的管理手段擴(kuò)展和更新。所以，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使傳統(tǒng)的檔案管理人員了解與信息檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施（如電腦）的使用及維護(hù)知識(shí)，掌握檔案管理信息化的方法，并努力使檔案管理人員能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理與檔案管理信息化進(jìn)行結(jié)合，逐步向信息化過(guò)渡。

2.3建立完善的檔案管理制度

檔案管理信息化的順利進(jìn)行，離不開(kāi)制度的保障。所以，對(duì)于事業(yè)單位而言，建立合理科學(xué)的管理制度是很重要的。各個(gè)單位應(yīng)該從自身的實(shí)際情況出發(fā)，制訂出一套適合自己?jiǎn)挝恍再|(zhì)的檔案信息管理制度，并將其落實(shí)到個(gè)人，作為他們獎(jiǎng)勵(lì)、追責(zé)、評(píng)定職稱的必備條件。只有如此，才可以調(diào)動(dòng)大家的積極性和工作熱情，使他們能夠耐心、認(rèn)真地對(duì)待檔案信息化管理這個(gè)艱巨任務(wù)，將其圓滿完成。

2.4加快基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)

想要建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施，首先應(yīng)該先建立一個(gè)數(shù)字化的檔案館。檔案館的建設(shè)包括館藏、庫(kù)房、檢索工具以及管理人員培訓(xùn)、檔案服務(wù)等一整套系統(tǒng)，并在這些工作中逐步推廣計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代電子信息設(shè)備的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化。對(duì)于龐大的檔案信息，主管部門應(yīng)制定一個(gè)完美的管理辦法，將現(xiàn)有的文字、視頻、音頻等檔案信息先進(jìn)行數(shù)字化，再分類整理、存儲(chǔ)。這也是檔案信息化建設(shè)的必要條件?？偟膩?lái)說(shuō)，單位檔案信息的管理方式和質(zhì)量，不但體現(xiàn)著管理者的領(lǐng)導(dǎo)水平，對(duì)單位每個(gè)人的工作考核都有一定的影響。所以只有搞好檔案管理信息化的建設(shè)，才能為國(guó)家創(chuàng)造更大的財(cái)富，為群眾提供方便，使事業(yè)單位得到更大利益。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.127

G270.7

A

1673-0194（2015）06-0204-01

2015-02-04