高校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

陳 婷

（寧波大紅鷹學(xué)院，浙江 寧波 315175）

高校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

陳 婷

（寧波大紅鷹學(xué)院，浙江 寧波 315175）

檔案作為對(duì)真實(shí)信息的有效記錄，是高校建設(shè)的重要組成部分。雖然目前我國(guó)高校對(duì)檔案以及檔案管理工作非常重視，但我國(guó)高校檔案管理工作還存有一定缺陷。本文從實(shí)際出發(fā)，分析了目前我國(guó)高校檔案管理工作存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策建議。

高校；檔案管理；對(duì)策研究

檔案可以真實(shí)的記錄學(xué)校在工作以及其他活動(dòng)中的成敗，因此，檔案管理工作是高校日常管理工作的重要一部分。從目前我國(guó)高校檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)高校的檔案管理工作存在很多缺陷。只有不斷的改善高校檔案的管理工作，才能進(jìn)一步提升學(xué)校的教學(xué)以及管理水平，發(fā)展高校教育事業(yè)。

1　我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀

雖然目前我國(guó)高校對(duì)檔案的管理有嚴(yán)格的要求，但依然存在很大的缺陷，具體主要表現(xiàn)在如下幾方面。

1.1缺少必要的檔案管理制度

從目前我國(guó)高校檔案管理工作來(lái)看，很大一部分高校的檔案管理工作缺少必要的制度，尤其在對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不一的情形下，缺少必要的檔案管理統(tǒng)一的制度，導(dǎo)致高校檔案管理人員在檔案管理工作中將檔案隨意放在一起。同時(shí)，這種隨意性導(dǎo)致檔案沒(méi)有按照要求進(jìn)行分類(lèi)，當(dāng)高校以及其他部門(mén)將要使用這些檔案時(shí)，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)檔，給高校工作帶來(lái)不便。另外，目前，我國(guó)高校檔案大部分為手寫(xiě)形式，因此，這種手寫(xiě)檔案在保存過(guò)程中需要進(jìn)行裝訂，而裝訂檔案是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，很多情況下，有關(guān)人員只會(huì)將檔案放在一起，而不進(jìn)行裝訂，影響檔案的美觀性。

1.2高校對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)，高校工作人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，很多人認(rèn)為，檔案只不過(guò)是幾張紙、幾個(gè)文檔而已，既在高校中沒(méi)有什么經(jīng)濟(jì)地位，也沒(méi)有什么重要社會(huì)地位，因此認(rèn)為，檔案管理工作以及檔案管理部門(mén)只是一個(gè)可有可無(wú)的部門(mén)，檔案管理無(wú)非是整理以及保管一些具有歷史意義的東西而已，是簡(jiǎn)單的勞動(dòng)，沒(méi)有什么意義。尤其是學(xué)生檔案，因?qū)W生們對(duì)社會(huì)的基礎(chǔ)并不深刻，對(duì)檔案的重要程度了解不深，因此，不注重自己的檔案，而這種認(rèn)識(shí)容易使檔案管理工作人員形成檔案管理錯(cuò)誤思想，這種錯(cuò)誤思想嚴(yán)重制約著我國(guó)高校檔案管理工作的進(jìn)步，并具有普遍性。

1.3缺乏必要的檔案管理投入

在如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)背景下，任何勞動(dòng)都需要資金以及人員基礎(chǔ)，高校檔案管理工作也不例外。在大部分高校檔案管理工作中，大部分高校過(guò)度強(qiáng)調(diào)對(duì)科研的建設(shè)，使科研經(jīng)費(fèi)的投入占據(jù)大部分比例。這種資金投入過(guò)度集中的現(xiàn)象造成分配到其他項(xiàng)目的資金過(guò)少，尤其是檔案管理工作需要的資金，甚至一些高校并沒(méi)有將檔案管理工作納入到高校經(jīng)費(fèi)使用規(guī)劃之中，即使列入其中，相應(yīng)資金也只占據(jù)很小一部分。

同時(shí)，高校對(duì)檔案管理工作投入的人員相對(duì)較少，人員素質(zhì)相對(duì)較低。目前，我國(guó)高校檔案管理人員通常都是由其他工作能力強(qiáng)的人員兼任，或者通過(guò)高校內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)整而上崗。對(duì)檔案管理人員也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)以及素質(zhì)培訓(xùn)，更不用說(shuō)進(jìn)行正規(guī)的培訓(xùn)。這種非專(zhuān)業(yè)人員上崗的行為制約著我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展。

2　改善高校檔案管理工作的對(duì)策

2.1出臺(tái)高校檔案管理制度

要想改善高校檔案管理現(xiàn)狀，出臺(tái)一套完善的檔案管理制度是非常有必要的。高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)結(jié)合高校實(shí)際情況，出臺(tái)一套符合高校自身的檔案管理制度。具體可分為以下幾點(diǎn)。

首先，出臺(tái)一套科學(xué)完善的檔案管理工作機(jī)制，并將相應(yīng)機(jī)制形成檔案文件，在檔案管理工作中做到有章可循。同時(shí)，出臺(tái)檔案收集、整理等相關(guān)條例，使高校檔案管理工作進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)正規(guī)化、科學(xué)化。

其次，落實(shí)檔案管理責(zé)任制。在檔案收集以及整理過(guò)程中要確保落實(shí)，并且要明確檔案管理責(zé)任人，明確檔案管理工作人員的職責(zé)。

再次，高校內(nèi)部應(yīng)當(dāng)在出臺(tái)相關(guān)制度后，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，確保檔案管理的正常、有序進(jìn)行。

2.2提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)

在一定程度上，檔案管理工作的好壞與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有關(guān)，因此，要提升高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性后，才能在高校內(nèi)形成正確的檔案意識(shí)，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。另外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)在學(xué)生中大力宣傳檔案的重要性，提升學(xué)生們對(duì)檔案的重視程度，確保自己檔案萬(wàn)無(wú)一失。

2.3加大對(duì)檔案管理工作的投入

高校應(yīng)當(dāng)針對(duì)當(dāng)今檔案管理工作進(jìn)行必要的硬件以及軟件投入。硬件主要指計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備。在信息化社會(huì)中，計(jì)算機(jī)已成為必不可少的辦公用品，而檔案也將逐步向電子化發(fā)展，因此，檔案管理工作需要硬件設(shè)備的支持。軟件投入主要指人員。高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)是具有專(zhuān)業(yè)水平的人員，具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及檔案業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓相關(guān)人員跟上時(shí)代的步伐。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.130

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1673-0194（2015）06-0208-01

2015-02-05