胡娟　徐華健

摘 要：通過(guò)探索醫(yī)療設(shè)備合同的內(nèi)容管理和合同編碼管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同的規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化管理，有效降低醫(yī)療設(shè)備管理風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：合同管理；醫(yī)療設(shè)備

中圖分類號(hào)：D9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198（2015）14-0197-02

醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)是醫(yī)院設(shè)備管理部門工作的起始點(diǎn)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同在整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中起著至關(guān)重要的作用，它是交易雙方對(duì)最終形成的交易模式的真實(shí)記載。采購(gòu)合同不僅能體現(xiàn)出雙方基本交易的條件，而且是整個(gè)談判的最終思想產(chǎn)物。依照合同辦事，不僅有效平衡了供需雙方關(guān)系，提高設(shè)備管理工作效率，并且保障了醫(yī)院設(shè)備相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

1 醫(yī)療設(shè)備合同管理的目的

合同管理是促使合同雙方當(dāng)事人為達(dá)成項(xiàng)目采購(gòu)目的，履行所簽訂的采購(gòu)合同，保護(hù)好自己的合法利益和雙方當(dāng)事人之間的關(guān)系，而進(jìn)行的管理工作。

合同管理首要目的是要促進(jìn)買賣雙方認(rèn)真履行各自的合同義務(wù)；其次是要充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為，交易雙方建立起一種伙伴型關(guān)系，同時(shí)要通過(guò)嚴(yán)格的過(guò)程控制使合同實(shí)施結(jié)果達(dá)到項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)期的效果。

2 醫(yī)療設(shè)備合同管理重點(diǎn)

2.1 醫(yī)療設(shè)備合同的主要內(nèi)容

（1）合同的名稱：一般內(nèi)貿(mào)合同稱為醫(yī)療設(shè)備購(gòu)銷合同。外貿(mào)合同稱為醫(yī)療設(shè)備購(gòu)銷協(xié)議書。合同中產(chǎn)品名稱、數(shù)量、品牌、規(guī)格型號(hào)、原產(chǎn)地、單價(jià)、總價(jià)等必須清楚明晰。

（2）合同的買賣雙方：需方（買方）指設(shè)備的最終用戶，一般是醫(yī)院。供方（賣方）指為本合同提供貨物或服務(wù)的公司。

（3）合同的價(jià)格：在合同中，價(jià)格除金額以外還要特別關(guān)注價(jià)格后綴條件，外貿(mào)合同中常有兩種報(bào)價(jià)，一種是CIF（到岸價(jià)）：合同價(jià)中已包含賣方從運(yùn)出口岸至到達(dá)口岸的運(yùn)費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)用，但不包含國(guó)內(nèi)運(yùn)費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)。另一種是CIP（到院價(jià)）：合同價(jià)中已包含賣方從運(yùn)出口岸至用戶目的地的全部運(yùn)費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)用。而內(nèi)貿(mào)合同中價(jià)格：指貨物到用戶目的地的價(jià)格。

（4）合同的付款方式：一般情況是設(shè)備到貨安裝驗(yàn)收合格后支付80%～90%，余款在設(shè)備運(yùn)行滿一年后支付。但由部分外貿(mào)合同會(huì)在設(shè)備到達(dá)口岸時(shí)支付80%，設(shè)備安裝驗(yàn)收合格時(shí)支付10%，最后余款在設(shè)備運(yùn)行滿一年支付。

（5）產(chǎn)品的交貨期及包裝與運(yùn)輸：交貨期由買賣雙方相互約定。賣方應(yīng)按照合同規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)交貨和提供服務(wù)。

（6）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)符合賣方所承諾的技術(shù)和性能指標(biāo)。驗(yàn)收：指買方對(duì)貨物應(yīng)達(dá)到的技術(shù)規(guī)格中規(guī)定的指標(biāo)進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量的查驗(yàn)、驗(yàn)收。在儀器送達(dá)交貨地點(diǎn)后，在雙方人員同時(shí)在場(chǎng)的條件下進(jìn)行驗(yàn)收。

2.2 醫(yī)療設(shè)備合同編碼管理

醫(yī)療設(shè)備合同是醫(yī)療設(shè)備檔案管理中最為關(guān)鍵的部分，合同是成交雙方達(dá)成一致意見(jiàn)的最終體現(xiàn)，醫(yī)療設(shè)備的售后服務(wù)及維修等都與合同的內(nèi)容息息相關(guān)。因此，合同的檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理對(duì)于醫(yī)院引進(jìn)設(shè)備的后續(xù)工作開(kāi)展起著重要作用。

信息化與自動(dòng)化的快速發(fā)展促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式的革新。從設(shè)備的出入庫(kù)管理、文件的電子化到設(shè)備維修維護(hù)的動(dòng)態(tài)化管理，都可以通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。醫(yī)療設(shè)備檔案建檔歸檔及檔案查閱也正逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化。

要實(shí)現(xiàn)信息化的管理，首先要對(duì)醫(yī)院采購(gòu)的所有醫(yī)療設(shè)備合同進(jìn)行整理編碼，按照一定的邏輯理順這些合同。一般的三級(jí)醫(yī)院都有大大小小上萬(wàn)種醫(yī)療設(shè)備，而金額上萬(wàn)元的設(shè)備都須簽訂采購(gòu)合同。從醫(yī)院開(kāi)業(yè)之初到平穩(wěn)運(yùn)行，醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)合同成千上萬(wàn)。如何將這些散亂的合同按照一定的規(guī)律排列起來(lái)，方便整理和查閱，成為解決問(wèn)題的關(guān)鍵。于是我院提出對(duì)合同進(jìn)行編碼管理。

合同編碼要體現(xiàn)出幾個(gè)重要信息：（1）采購(gòu)方式：現(xiàn)行醫(yī)療設(shè)備的主要采購(gòu)方式有國(guó)際招投標(biāo)（機(jī)電產(chǎn)品）、政府集中采購(gòu)和招標(biāo)代理公司組織的公開(kāi)招標(biāo)，以及醫(yī)院自行組織的院內(nèi)詢價(jià)采購(gòu)。（2）采購(gòu)時(shí)間：采購(gòu)的年度和招標(biāo)的月份，以此可以獲知設(shè)備大致的啟用時(shí)間。因此采用字母縮寫加數(shù)字的14位編碼方式進(jìn)行合同的編碼管理是非常方便實(shí)用的。前四位字母表示是采購(gòu)方式，中間的六位數(shù)字表示招標(biāo)采購(gòu)的年月，緊接著的3位數(shù)字是流水號(hào)，最后一位字母表示是公開(kāi)招標(biāo)還是詢價(jià)采購(gòu)。例如ZFCG201509001G，表示是2015年9月政府集中采購(gòu)并且通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式采購(gòu)的設(shè)備。通過(guò)編碼將雜亂無(wú)序的上千種設(shè)備的采購(gòu)合同排列成有序的隊(duì)列，通過(guò)技術(shù)手段，在信息系統(tǒng)中將固定資產(chǎn)管理與合同編碼一一對(duì)應(yīng)，方便使用科室和管理職能部門查閱檢索。只要知道設(shè)備的招標(biāo)方式和大致的采購(gòu)時(shí)間，就能很迅速的檢索出該設(shè)備的相關(guān)信息。同時(shí)也為醫(yī)療設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)管理提供了非常有利的線索。

2.3 醫(yī)療設(shè)備合同的審核管理

為確保設(shè)備合同信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，應(yīng)建立健全合同的審查制度，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)糾正。我院實(shí)行的是合同會(huì)簽制度。首先由設(shè)備科根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和前期的廠家介紹、科室考察的總結(jié)草擬出合同的初稿，交由設(shè)備科負(fù)責(zé)人全面初審，使用科室負(fù)責(zé)人審查設(shè)備配置、型號(hào)、產(chǎn)地、數(shù)量等，財(cái)務(wù)科主要負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審核，最后由招標(biāo)管理辦公室終審，確認(rèn)無(wú)誤后，才按照一式多份打印，提交分管院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字、蓋章。層層把關(guān)，確保信息的準(zhǔn)確，減少醫(yī)院不必要的損失和承擔(dān)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 合同執(zhí)行管理

合同的管理最終是為了促使雙方按照合同嚴(yán)格執(zhí)行。將紙質(zhì)的合同信息電子化管理之后，如何監(jiān)管合同的執(zhí)行力度，也是一項(xiàng)重要任務(wù)。廣州軍區(qū)總院設(shè)備提出的基于WEB服務(wù)器的系統(tǒng)管理平臺(tái)中，其合同執(zhí)行監(jiān)控管理模塊是有效執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)的預(yù)警監(jiān)控模塊，負(fù)責(zé)根據(jù)事先定義的預(yù)警機(jī)制，為設(shè)備監(jiān)管部門有效防范設(shè)備采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)提供相關(guān)報(bào)警數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)管理平臺(tái)有效的調(diào)動(dòng)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管合同的執(zhí)行情況，是目前比較先進(jìn)的管理手段，我院的管理系統(tǒng)也正在逐步建立類似的管理機(jī)制。通過(guò)記錄和追蹤合同執(zhí)行過(guò)程中主要負(fù)責(zé)人員的活動(dòng)和監(jiān)管人員的監(jiān)督活動(dòng)，以確保合同條款被嚴(yán)格執(zhí)行。

3 展望

通過(guò)對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同的規(guī)范化、信息化管理，有效提高醫(yī)療設(shè)備檔案信息的資源共享，同時(shí)為確保醫(yī)院的利益、醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理提供便利。全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同的全生命周期管理，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，提高醫(yī)院管理水平有重大意義。

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