王佰明

(哈爾濱市呼蘭區(qū)孟家鄉(xiāng)衛(wèi)生院 黑龍江 哈爾濱 150500)

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，檔案工作是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，進(jìn)行歷史研究，開展各項工作的必要條件。檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工程，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作妥善地保管好檔案尤為重要，怎樣才能使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路呢?本人結(jié)合多年檔案工作實踐，就檔案管理工作闡述一下自己的看法。

一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為檔案電子信息化提供保障的同時，也促使檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，認(rèn)為當(dāng)前檔案管理工作可有可無。對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏責(zé)任感和認(rèn)真的工作態(tài)度，加之缺乏現(xiàn)代化的信息管理知識，造成檔案管理工作發(fā)展緩慢，甚至造成管理的混亂局面。另外檔案管理工作中存在的這種失位現(xiàn)象，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠等現(xiàn)象，使檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個社會信息管理系統(tǒng)。不利于形成社會信息管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個社會信息管理系統(tǒng)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。

二、檔案管理工作中存在的主要問題

(一)重視程度不夠，開發(fā)利用率低

由于檔案系統(tǒng)長期形成的半封閉環(huán)境和傳統(tǒng)管理模式的影響，部分檔案工作人員仍然停留在舊的思維觀念上，工作積極性不高，檔案收集管理了，卻忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。同時，社會對檔案工作的認(rèn)知程度普遍低下，認(rèn)為檔案可有可無，這樣也就忽視了檔案工作在社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中重要的作用。

(二)檔案管理手段原始，制約檔案管理科學(xué)化進(jìn)程

在信息化普及的今天，雖然已經(jīng)開展了檔案數(shù)字化工作，但由于這樣和那樣的原因，手工檢索仍在普遍使用，致使檔案管理人員每日仍然往返于檔案庫房和利用場所之間，極大影響了檔案的利用效率。

(三)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平不高，跟不上時代發(fā)展的步伐

現(xiàn)在雖然已進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)的時代，但由于受地域差異、軟硬件投入、保密等各種因素的限制和制約，現(xiàn)代化管理水平不高，跨地域、跨時間、跨行業(yè)、跨部門實現(xiàn)檔案信息共享存在一定的難度。

(四)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，制約檔案工作科學(xué)有效的開展

檔案專業(yè)出身的人員極少，且存在知識老化、知識面窄、思想觀念和管理水平相對滯后，新方法、新手段就用水平不高，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)新形勢、新任務(wù)對檔案管理工作的要求。

三、現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的對策與建議

(一)推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變

檔案工作的基本要求是建好、管好檔案，保障檔案實體和檔案信息安全，但管理的目的在于利用，其價值的體現(xiàn)也在于利用，如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，改變檔案利用方法和利用內(nèi)容單一的現(xiàn)狀，廣泛收集和征集具有特色的、與百姓生活和民生密切相關(guān)的檔案，認(rèn)真組織檔案管理人員收集檔案資料，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，是新時期檔案工作的重要任務(wù)。加強(qiáng)開展檔案編輯和史料研究工作，舉辦面向社會各界的檔案主題展覽，將館藏檔案中蘊(yùn)藏的有價值的信息通過多種方式挖掘出來，積極拓寬檔案利用渠道，為社會提供有價值的檔案資料。

(二)推動檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要手段和強(qiáng)大動力。當(dāng)今的檔案工作已從傳統(tǒng)的面對面服務(wù)為主變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為主，檔案工作的科學(xué)化、信息化水平越來越高。應(yīng)加大數(shù)字檔案館資金的投入，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，注重體現(xiàn)館藏資源的專業(yè)化和特色化，充分利用現(xiàn)代化通訊技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，建立網(wǎng)絡(luò)宣傳、信息上網(wǎng)發(fā)布、等多層次的檔案信息服務(wù)方式。并且建立一個科學(xué)的、系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)合理的、相互配套的檔案信息檢索體系，全面揭示館藏檔案的成分和內(nèi)容，建立網(wǎng)上咨詢系統(tǒng)，利用現(xiàn)代科技完善自的工作與服務(wù)，提高參考咨詢服務(wù)效率，為用戶提供多樣化服務(wù)。

(三)推動檔案服務(wù)渠道拓展和延伸，實現(xiàn)資源共享

信息是未來重要的國家經(jīng)濟(jì)資源，作為重要信息部門的檔案機(jī)構(gòu)，要使檔案發(fā)揮其信息作用，最重要的就是掌握信息應(yīng)用技術(shù)，使檔案信息更廣泛地服務(wù)大局、服務(wù)民生。隨著計算機(jī)的應(yīng)用和現(xiàn)代化的管理水平的提高，實現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)上查詢服務(wù)已成為一種發(fā)展趨勢。因此，各級檔案管理機(jī)構(gòu)必須更新檔案信息服務(wù)觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，了解社會需求，開發(fā)適銷對路的檔案信息產(chǎn)品，滿足社會利用需求，促進(jìn)檔案價值的體現(xiàn)。應(yīng)用現(xiàn)代化手段，整合各類檔案資源，完善檔案信息服務(wù)機(jī)制，提高檔案信息服務(wù)能力建立檔案信息公共服務(wù)系統(tǒng)平臺，開展全方位，多領(lǐng)域的檔案信息服務(wù)，提高服務(wù)效率，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享。

(四)提高隊伍的整體素質(zhì)

新的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案工作人員既要熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，又要掌握一定的計算機(jī)基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機(jī)結(jié)合，熟練地運用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。也就是檔案工作人員除了忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案保管工作之外，還應(yīng)該采取多種形式，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，鼓勵其鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，使其具有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平。同時要強(qiáng)化隊伍建設(shè)，嚴(yán)格要求，嚴(yán)格管理，努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的人才保障。