淺析環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的創(chuàng)新

王 林

(鶴崗市興山區(qū)環(huán)衛(wèi)站 黑龍江 鶴崗 154100)

環(huán)衛(wèi)檔案作為環(huán)衛(wèi)管理工作的重要組成部分，其是對環(huán)境衛(wèi)生工作的真實(shí)記錄。特別是在當(dāng)前我國城市化建設(shè)進(jìn)程不斷加快的新形勢下，城市環(huán)衛(wèi)工作內(nèi)容和工作量都不斷的增加，這就導(dǎo)致環(huán)衛(wèi)檔案的數(shù)量呈持續(xù)增長的勢頭，給環(huán)衛(wèi)檔案管理工作帶來了較大的難度。傳統(tǒng)的環(huán)衛(wèi)檔案管理方式已越來越無法適應(yīng)當(dāng)前環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展的需要，所以通過對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，完善環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，這對于環(huán)衛(wèi)服務(wù)水平的提升及環(huán)衛(wèi)事業(yè)健康的發(fā)展都具有極為重要的意義。

一、環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程的優(yōu)化

(一)環(huán)衛(wèi)檔案原始資料的收集

在環(huán)衛(wèi)工作中，無論是進(jìn)行市政道路清潔、垃圾中轉(zhuǎn)及處理，還是公共衛(wèi)生廁所的保潔及河道的清理等工作時(shí)都會形成一系統(tǒng)的檔案資料，所以需要對這引起環(huán)衛(wèi)原始資料進(jìn)行收集，這就需要環(huán)衛(wèi)檔案管理人員需要對收集工作中所涉及的各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，取得各部門的配合，這樣才能確保全面、及時(shí)、準(zhǔn)確和完整的實(shí)現(xiàn)對原始資料的收集。

(二)環(huán)衛(wèi)檔案資料的整理工作

所收集上來的原始資料不僅數(shù)量龐大，而且內(nèi)容較為繁雜，所以需要做好原始檔案資料的整理工作。需要對所收集上來的原始資料進(jìn)行篩選和分類，按照工作內(nèi)容和工作開展時(shí)間來對各種檔案資料信息進(jìn)行歸類，將其劃分到各個(gè)不同的子項(xiàng)目中來，從而初步形成環(huán)衛(wèi)檔案資料，為建檔奠定一定的基礎(chǔ)。

(三)環(huán)衛(wèi)檔案的歸檔保存工作

整理完的環(huán)衛(wèi)檔案資料需要做好審核和復(fù)查工作，在審核過程中需要確保檔案資料內(nèi)容、形式及時(shí)間上都要做到完整及準(zhǔn)確性，確保檔案資料能夠與實(shí)際工作狀況相符。在檔案資料審核合格后，則需要進(jìn)行建檔保存，當(dāng)前環(huán)衛(wèi)檔案盡量建立電子檔案，同時(shí)按統(tǒng)一的形式進(jìn)行保存，表格和文本形式也要一致，這樣可以更便于后期的查閱。建檔完成后需要妥善保存檔案原始資料，為后期的核對提供必要的依據(jù)。

(四)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的監(jiān)督

環(huán)衛(wèi)檔案作為環(huán)衛(wèi)工作的真實(shí)記錄，對檔案的準(zhǔn)確度和真實(shí)度具有較高的要求，但環(huán)衛(wèi)檔案資料不僅數(shù)量較多，而且較為繁雜，在收集、整理及歸檔過程中極易出現(xiàn)各種遺漏，從而導(dǎo)致檔案無法達(dá)到完整性。所以需要在環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，定期對環(huán)衛(wèi)檔案技術(shù)資料進(jìn)行全面清查，同時(shí)還要不定期進(jìn)行抽查，通過定期排查和不定期抽查兩種形式的有效結(jié)合，可以有效的確保環(huán)衛(wèi)檔案資料的真實(shí)性和完整性。

二、環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的完善措施

(一)提高對于環(huán)衛(wèi)檔案資料管理的重視程度

部分環(huán)衛(wèi)管理部門認(rèn)為環(huán)衛(wèi)部門的職責(zé)在于維護(hù)城市的市容市貌以及環(huán)境衛(wèi)生，認(rèn)為檔案資料屬于可有可無的內(nèi)容。因此，完善環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，首要任務(wù)便是轉(zhuǎn)變管理部門的觀念，使其充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理工作所需要的資金、人力以及物力方面增加投入，確保環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的順利開展。

(二)推進(jìn)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的成熟，檔案管理工作早已步入信息化階段。對于環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，同樣應(yīng)該注重信息化體系的建設(shè)。不單是借助于信息化技術(shù)開展檔案資料的收集、整理以及歸檔保存工作，同時(shí)更應(yīng)該注重利用信息化技術(shù)建立檔案資料信息化服務(wù)體系。將檔案資料管理的資料收集、資料整理、建檔保存以及檢所使用等整個(gè)工作流程信息化，以提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的準(zhǔn)確性與工作效率。

(三)完善環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的制度建設(shè)

工作制度是環(huán)衛(wèi)檔案管理工作開展的基礎(chǔ)依據(jù)，因此為了確保環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的順利開展，必須完善各項(xiàng)規(guī)章制度的制定。規(guī)章制度應(yīng)該涵蓋環(huán)衛(wèi)檔案管理辦法、環(huán)衛(wèi)檔案整理范圍、內(nèi)容的分類，檔案資料的借閱制度、檔案資料庫房管理制度、保密管理規(guī)定以及不同崗位的責(zé)任管理制度。通過全面的檔案管理責(zé)任制度，確保各項(xiàng)工作能夠按照管理制度得到切實(shí)有效的落實(shí)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與制度化。

(四)提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員的能力水平

環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到環(huán)衛(wèi)檔案管理工作質(zhì)量，因此現(xiàn)階段環(huán)衛(wèi)檔案管理工作開展的關(guān)鍵便是建立專業(yè)能力高、信息技術(shù)運(yùn)用能力強(qiáng)的檔案管理工作隊(duì)伍。通過人才的擇優(yōu)使用，對檔案管理工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

(五)強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)意識

首先在檔案資料的收集整理上，應(yīng)該重點(diǎn)性有針對性，能夠?yàn)楹笃诃h(huán)衛(wèi)部門公益設(shè)施的建設(shè)以及環(huán)衛(wèi)設(shè)備的維修改造升級提供準(zhǔn)確的參考。其次在檔案資料的查閱使用渠道上應(yīng)該暢通，除了有保密需要的檔案資料上，對于其他的環(huán)衛(wèi)檔案資料應(yīng)該建立便捷的資料檢索其以及使用渠道。

三、結(jié)束語

環(huán)衛(wèi)檔案管理工作是為了有效的實(shí)現(xiàn)檔案的利用，所以作為檔案管理人員不斷強(qiáng)化自身的服務(wù)意識，加快推動檔案資料的開發(fā)和利用，將環(huán)衛(wèi)檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益更好的體現(xiàn)出來。強(qiáng)化環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，對檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，這不僅有利于提高環(huán)衛(wèi)檔案管理的水平，同時(shí)對于加快現(xiàn)代化城市的發(fā)展也具有極為重要的意義。

［1］莫招玲．淺議新時(shí)期如何提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作［J］．城市建設(shè)理論研究(電子版)，2012年11 期

［2］王黎黎．環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中的常見問題與對策分析［J］．現(xiàn)代交際，2014年9 期