淺談如何提高事業(yè)單位的檔案管理水平

王 賢

(共青團(tuán)哈爾濱市團(tuán)校 黑龍江 哈爾濱 150010)

前言:檔案管理是衡量一個(gè)單位主要業(yè)績(jī)與管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)科學(xué)規(guī)范的檔案管理還可方便單位領(lǐng)導(dǎo)的查閱，并依據(jù)所記錄的檔案來(lái)全面掌握單位的主要情況，并及時(shí)制定相關(guān)策略以及調(diào)整，另外，也可為社會(huì)各界對(duì)單位業(yè)績(jī)與整體情況進(jìn)行分析提供重要依據(jù)，從而選擇出適合進(jìn)行合作的機(jī)關(guān)，然而隨著現(xiàn)在社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，只有不斷的創(chuàng)新與改革才能更好的進(jìn)行檔案管理，雖然檔案工作已經(jīng)在不斷的完善，但是目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在著許多的問(wèn)題，本文作者針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入研究，并最終探討出提高單位檔案管理水平的有效策略。

1．我國(guó)事業(yè)單位檔案管理方面存在的問(wèn)題

1．1 對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)方面存在著嚴(yán)重的不足

有的事業(yè)單位或是其中某個(gè)部門(mén)將檔案管理認(rèn)作是簡(jiǎn)單的保管與抄寫(xiě)的工作，又不能為事業(yè)單位創(chuàng)造收益，對(duì)事業(yè)單位無(wú)關(guān)緊要，缺乏一定的管理意識(shí)，根本不能完全理解寶貴的歷史文化流傳下來(lái)的檔案管理工作的重要意義，也正是由于對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致事業(yè)單位在這方面投入的資金嚴(yán)重不足，這就讓檔案相關(guān)管理部門(mén)缺乏一些基礎(chǔ)的設(shè)施，尤其是在現(xiàn)今計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，若是仍然一味采用傳統(tǒng)中人工收集并保存檔案的方法，將嚴(yán)重影響到檔案管理的效率。

1．2 檔案管理的相關(guān)制度不夠完善

在目前許多事業(yè)單位中，都沒(méi)有一套完完整整的檔案管理制度，有的事業(yè)單位就算建立了檔案管理制度，但是在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中卻不能依相關(guān)制度辦理，很多事業(yè)單位在檔案的收集、整理以及保管、借閱等方面的制度還不夠完整，再加之管理工作者的一些不負(fù)責(zé)任的行為，使檔案過(guò)分堆積，有的檔案被借走卻沒(méi)有及時(shí)登記，以至于一段時(shí)間后發(fā)生檔案丟失的現(xiàn)象。

1．3 檔案管理的相關(guān)人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)事業(yè)單位檔案管理要求的提高，同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，然而，目前有許多檔案管理人員都未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不但文化程度較低，而且還缺少學(xué)習(xí)新鮮事物的積極性。

2．提高事業(yè)單位檔案管理水平的有效策略

2．1 強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

首先，檔案管理的相關(guān)人員必須要強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位中檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，充分重視起檔案管理的重要作用，加強(qiáng)自身管理工作的使命感與責(zé)任感，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視更是有著十分重要的意義。

2．2 建立規(guī)范的檔案管理制度

要做好檔案管理工作，就必須建立起規(guī)范合理的檔案管理體系，完善相應(yīng)的檔案管理制度，明確各個(gè)部門(mén)各自的職責(zé)所在，并將各部門(mén)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，將各部門(mén)的檔案管理與其工作考核與發(fā)展科學(xué)的聯(lián)系起來(lái)，強(qiáng)化相關(guān)管理制度的建設(shè)。

2．3 利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作也應(yīng)隨著時(shí)代而發(fā)展，首先檔案的管理人員不但要有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)與全面的理論知識(shí)，還要具備良好的職業(yè)道德與盡職盡責(zé)的工作態(tài)度，并且能夠利用科學(xué)先進(jìn)技術(shù)作為管理檔案的主要手段與技能，只有這樣才能適應(yīng)新的檔案管理工作需求;再者由于檔案是用于記錄豐富的信息，傳播著重要的信息資源，但是由于這項(xiàng)工作過(guò)于繁雜，因此我們需要學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)等科技化的設(shè)備來(lái)幫助我們完成檔案管理，像是傳統(tǒng)的人工立卷，因?yàn)槊總€(gè)人的理解能力有所不同，因此對(duì)同一個(gè)文件可能有著不一樣的理解，這樣就會(huì)有可能發(fā)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，給實(shí)際工作帶來(lái)很大不便，如果能適當(dāng)?shù)睦糜?jì)算機(jī)進(jìn)行模擬立卷，可以將屬于條目類(lèi)別的內(nèi)容打印出來(lái)，以此為檢索工具，既可降低人為因素產(chǎn)生的文件歸檔不準(zhǔn)的現(xiàn)象，同時(shí)又減少了人員工作量并有效提高了檔案管理工作的效率。

2．4 強(qiáng)化檔案管理職員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

由于目前事業(yè)單位各部門(mén)的工作人員都在減少，而工作量卻是有增無(wú)減，這給檔案管理工作添加了更大的壓力，所以應(yīng)當(dāng)重新調(diào)整檔案人員以及其所在職務(wù)，檔案管理人員應(yīng)該具有一定的創(chuàng)新精神，及時(shí)更新自身的管理理念，一改傳統(tǒng)老舊的管理模式，從實(shí)際工作中找出更加科學(xué)方便的工作捷徑。當(dāng)然，作為檔案管理人員必須擁有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，這是從事這一工作的根本基礎(chǔ)，只有具備堅(jiān)實(shí)的專(zhuān)業(yè)功底，同時(shí)擁有較強(qiáng)的管理能力與服務(wù)意識(shí)，才能更好的適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作。另外，也正是由于時(shí)代的不斷進(jìn)步，人們生活的模式也在發(fā)生著變化，因此人們對(duì)檔案的需求變得更加多樣化，面對(duì)這樣的形勢(shì)，相關(guān)人員必須針對(duì)客戶的不同需求進(jìn)行資源信息的采集，并不斷更新、優(yōu)化這些檔案資源，提高自身服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)客戶，保證為客戶提供信息服務(wù)的高質(zhì)量，更加高效的提供服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ):

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中對(duì)檔案的管理工作提出了更高的要求，在這樣的新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作不單要符合事業(yè)單位運(yùn)行的特點(diǎn)與發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)還要兼顧到良好的可拓展性，這就要求事業(yè)單位以及內(nèi)部檔案管理相關(guān)人員充分重視檔案管理工作的重要性，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段，為事業(yè)單位在市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中能夠更好的立足與發(fā)展提供有力保障。