李洪艷

【摘 要】分析了當前高職院校檔案收集工作中存在的問題，并針對這些問題對更高效地進行檔案收集工作提出了若干建議。

【關鍵詞】檔案收集；建議

檔案收集是將分散在教職工與學生手中、各部門手中的相關資料集中起來，是檔案管理工作的第一步。檔案材料是學院處理問題、制定政策的依據(jù)，檔案收集的數(shù)量、質量以及整齊程度等等影響著檔案管理水平的高低，只有規(guī)范地做好檔案收集工作，下面的工作才可能順利展開，所以，檔案收集對整個檔案管理工作的重要性不言而喻。

1 目前高職院校中檔案收集工作現(xiàn)狀

1.1 缺乏及時性

一所學院產生和需要收集的檔案遍及學院的各個機構和個人，隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，學院中產生的檔案資料也快速增加，檔案資料的頻繁變動，在一定程度上造成了檔案資料收集的不及時性。

1.2 缺乏完整性

在我們進行檔案資料整理時，經常會發(fā)現(xiàn)有些檔案材料存在或多或少的缺漏情況，比如教師的人事檔案，有學歷復印件，沒有學位復印件；學生的成績檔案，缺少某一學期或某幾學期；會議檔案，有會議通知沒有會議紀要或會議總結，等等。這說明檔案提交人員工作不細致，少數(shù)人覺得有些資料沒有必要送交檔案管理部門存檔，自己保存好就可以。殊不知檔案資料的不完整會影響檔案作用的發(fā)揮，不能客觀反映學院發(fā)展狀況，影響檔案的系統(tǒng)性，另外，資料散落在個人手中也會造成資料的遺失或毀壞，給后期檔案的收集帶來新的困難。

1.3 缺乏規(guī)范性

學院的檔案材料來自不同部門、不同人員，他們提供材料的不規(guī)范已經成為一種較為普遍的現(xiàn)象，首先，來自各方面的資料紙張大小不一，多數(shù)采用A4紙，也有采用B5、B4等其他紙張類型的情況。頁邊距和裝訂位置也不盡相同，給檔案的整理制作帶來了不小的麻煩和比較大的工作量，在檔案的完整性和美觀性上也無法保證。其次，部分檔案在歸檔時，手續(xù)不完善或不規(guī)范，缺少部門負責人簽字、缺少日期、缺少印章等情況時有發(fā)生，影響到檔案的真實性，這樣的檔案需要返工，一定程度上又增加了檔案管理人員的工作。

總體來說，出現(xiàn)上述問題的原因還在于高職院校中多數(shù)人員對檔案重要性的認識不足，缺乏對檔案知識的了解，檔案意識淡薄。從管理層面來說，對檔案工作重視不足，宣傳不到位，很少培養(yǎng)專門的檔案管理人員，檔案收集制度也存在不健全甚至沒有檔案管理制度的現(xiàn)象。這些都會對檔案收集工作的順利進行造成影響。

2 高職院校檔案收集建議

2.1 關于檔案收集及時性的建議

在長期的檔案管理工作中，檔案管理人員對檔案形成的規(guī)律和特點應有所了解，對一些階段性的檔案資料，比如學期性或者學年性有一定時間特點的檔案可采取定期采集的方式，對一些隨時產生的檔案資料宜采用隨時采集的方式。對于會議文件，本校召開的應在會議結束一定時間內及時收取，本校參加其他學?；蛏霞墮C關組織的會議材料，會議參加者應主動提交，未提交或不及時提交的，記入個人檔案。

2.2 關于檔案收集完整性的建議

在整理檔案材料時，如有發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整的情況，應及時通知相關部門或人員，督促其盡快完善相關材料；對于一些有一定過程的事件材料，可采用跟蹤收取的方式來保證整個事件資料的完整性；對于一些更新比較快的材料，要反復多次收集，確保檔案的及時更新。

2.3 關于檔案收集規(guī)范性的建議

檔案材料的不規(guī)范，會給檔案整理增加難度，檔案管理人員的工作量隨之增加。因此，為保證檔案收集的質量，最大程度上避免二次返工，應在全院范圍內指定制度、規(guī)定等，給全院所有人員明確檔案歸檔的規(guī)格、要求、手續(xù)，比如，檔案材料所有紙張大小統(tǒng)一規(guī)定為A4，左側留2cm的裝訂位置；部門的檔案資料歸檔前必須有部門負責人簽字和部門簽章；等等。

2.4 其他建議

檔案收集工作的順利進行還需學院管理者重視檔案管理工作，制定一系列規(guī)章制度，還可在每個部門安排一個兼職負責檔案收集的人員，將檔案收集工作責任到人，保證檔案收集工作乃至整個檔案管理工作的順利進行，使檔案在學院發(fā)展進程中發(fā)揮其應有的作用。

【參考文獻】

[1]高蕓蕓.高職院校檔案管理收集環(huán)節(jié)之路徑方法探微[J].才智，2014，11.

[2]曾紅.高職院校人事檔案材料收集現(xiàn)狀及對策[J].常州信息職業(yè)技術學院學報，2013，12.

[責任編輯：湯靜]